Quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Bài viết giải đáp thắc mắc của quý độc giả về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn như sau:

1. Về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, để phản ánh loại hóa đơn điện tử:

• Số 1: phản ánh loại hóa điện tử giá trị gia tăng
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Về ký hiệu hóa đơn điện tử:

Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C – dùng cho hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc K – dùng cho hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
  • Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
  • Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
  • Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
  • Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
  • Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
  • Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
  • Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
  • Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Lưu ý: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

>> Tham khảo: Mẫu vé điện tử xe khách mới nhất dành cho doanh nghiệp vận tải.

3. Một số trường hợp không cần đầy đủ tiêu thức trên hóa đơn

Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài).

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thỏa thuận.

Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:

• Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
• Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.

>> Tham khảo: Cách viết hóa đơn GTGT với hàng hóa không chịu thuế.

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Số thứ tự hóa đơn,
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
• Mã số thuế, địa chỉ người mua,
• Chữ ký số,
• Chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.

Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Tên địa chỉ,
• Mã số thuế của người mua,
• Chữ ký điện tử của người mua,
• Đơn vị tính,
• Số lượng,
• Đơn giá.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cuối cùng, trường hợp với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, những tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;
• Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Trên đây là toàn bộ những trường hợp và tiêu thức không bắt buộc mà bạn có thể có hoặc không có trên hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/