Tiến trình quản lý tài liệu trong văn phòng

Tiến trình quản lý tài liệu trong văn phòng
Chúng ta đã bao giờ tìm kiếm tài liệu mà mất hàng giờ đồng hồ? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm taì liệu của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta không biết tài liệu của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả.

Quản lý tài liệu giấy
Nên lập một danh mục tất cả các loại tài liệu giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục tài liệu của mỗi nhân viên và danh mục tài liệu của chúng ta chính là tài liệu toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, khi nhân viên lập xong danh mục tài liệu,  và ký tên duyệt danh mục này.
Mỗi tháng 1-2 lần hãy tổ chức yêu cầu nhân viên cập nhật tài liệu vào danh mục.

Quản lý tài liệu máy, CD…
Lập theo các cấp folder khác nhau là cách quản lý tài liệu thông thường.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Có quy định hướng dẫn chung cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input, Output, Quy định backup dữ liệu, Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ, Quy định quét virus định kỳ, Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

Một số lỗi thường gặp trong quản lý tài liệu trên máy tính:

Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
Lưu tài liệu trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).
Lưu tài liệu lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
Phần mềm phục hồi tài liệu:
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Quyền truy cập thông tin, tài liệu trên máy tính.
Ai được quyền xem thông tin?
Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?
Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: Nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa.

Rate this post