Nhiều thủ tục hành chính hiện có thể thực hiện trực tuyến, giúp người dân giảm thời gian đi lại và chuẩn bị hồ sơ giấy. Trong quá trình này, chữ ký số cá nhân có thể được sử dụng để ký đơn, tờ khai hoặc tài liệu điện tử đối với những thủ tục có hỗ trợ. Vậy chữ ký số có thể dùng trong những thủ tục nào? Cùng quản lý tài liệu tìm hiểu thông tin dưới đây nhé.
1. Chữ ký số được sử dụng như thế nào khi làm thủ tục hành chính?
Khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, người dân có thể phải kê khai biểu mẫu, tải tài liệu và xác nhận thông tin trước khi gửi hồ sơ. Với những thành phần hồ sơ cần chữ ký và hệ thống hỗ trợ ký số, người dân có thể ký trực tiếp trên tài liệu điện tử bằng chữ ký số cá nhân.
Quy trình 5 bước sử dụng chữ ký số.
Tuy nhiên, cần lưu ý: không phải mọi thủ tục hành chính trực tuyến đều bắt buộc đăng ký chữ ký số. Yêu cầu ký và phương thức xác thực phụ thuộc vào từng thủ tục cụ thể.
2. Những thủ tục hành chính người dân có thể thực hiện bằng chữ ký số
Chữ ký số có thể được sử dụng trong nhiều nhóm thủ tục hành chính có hỗ trợ nộp và ký hồ sơ điện tử. Một số nhóm đáng chú ý gồm:
2.1. Thủ tục về đất đai, đo đạc
Đất đai là lĩnh vực có số lượng thủ tục hành chính lớn và đang được đẩy mạnh thực hiện trên môi trường điện tử.
Tùy từng thủ tục, người dân có thể thực hiện các bước như kê khai thông tin, gửi yêu cầu, tải tài liệu và ký số đối với thành phần hồ sơ điện tử khi hệ thống hỗ trợ.
Ví dụ, trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia có các thủ tục về cung cấp thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ cho phép thực hiện trực tuyến và có hướng dẫn đối với hồ sơ điện tử được ký số.
Điều này không đồng nghĩa mọi thủ tục đất đai đều có thể hoàn thành chỉ bằng chữ ký số. Với những hồ sơ liên quan đến giấy tờ gốc, xác minh thực địa hoặc những bước nghiệp vụ khác, người dân vẫn phải thực hiện theo yêu cầu của cơ quan giải quyết.
2.2. Thủ tục hộ tịch và dịch vụ công dành cho cá nhân
Khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân và nhiều thủ tục hộ tịch khác ngày càng được cung cấp trên môi trường điện tử.
Khi thực hiện, người dân có thể kê khai biểu mẫu, cung cấp dữ liệu và gửi hồ sơ trực tuyến. Đối với trường hợp thành phần hồ sơ cần chữ ký và hệ thống cho phép ký số, chữ ký số cá nhân có thể được sử dụng theo hướng dẫn.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa thực hiện thủ tục trực tuyến và sử dụng chữ ký số. Một thủ tục được cung cấp trực tuyến không có nghĩa người dân bắt buộc phải có chữ ký số mới thực hiện được. Hệ thống có thể áp dụng những phương thức xác thực hoặc ký điện tử khác tùy từng trường hợp.
2.3. Thủ tục về lao động, việc làm và an sinh xã hội
Chữ ký số cá nhân thực hiện các thủ tục về an sinh xã hội dễ dàng.
Người dân có thể gặp những trường hợp cần nộp đơn đề nghị, biểu mẫu hoặc tài liệu điện tử. Nếu thủ tục hỗ trợ ký số, người thực hiện có thể sử dụng chữ ký số để ký thành phần hồ sơ trước khi gửi trực tuyến.
Việc ký ngay trên hồ sơ điện tử đặc biệt hữu ích với người dân thực hiện thủ tục từ xa, bởi có thể giảm bớt các bước in tài liệu, ký tay, scan rồi tải lại lên hệ thống.
2.4. Thủ tục về xây dựng, nhà ở
Nhiều địa phương đã triển khai dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục thuộc lĩnh vực xây dựng và nhà ở. Tùy đối tượng thực hiện và từng loại hồ sơ, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để ký đơn, biểu mẫu hoặc tài liệu điện tử khi thủ tục cho phép.
2.5. Các thủ tục trực tuyến khác
Ngoài những nhóm trên, chữ ký số còn có thể xuất hiện trong nhiều dịch vụ công thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác.
3. Cách sử dụng chữ ký số khi làm thủ tục hành chính
Trước khi thực hiện, người dân cần có chữ ký số cá nhân với chứng thư chữ ký số còn hiệu lực. Sau đó có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính tương ứng.
Bước 2: Tìm thủ tục cần thực hiện và kiểm tra thành phần hồ sơ.
Bước 3: Kê khai thông tin, tải tài liệu theo yêu cầu.
Bước 4: Ký số đối với đơn, tờ khai hoặc tài liệu cần ký.
Bước 5: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả trực tuyến.
Chữ ký số ECA của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là giải pháp phục vụ nhu cầu ký số trong các giao dịch điện tử của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Khi thực hiện dịch vụ công, người dân có thể sử dụng chữ ký số ECA đối với những thủ tục và hệ thống hỗ trợ hình thức ký này. Việc sử dụng chữ ký số giúp quá trình xử lý hồ sơ điện tử thuận tiện hơn, giảm phụ thuộc vào giấy tờ và chữ ký tay.