Trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ mạnh mẽ tại Việt Nam, việc lập và quản lý hóa đơn điện tử đối với hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên các sàn như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki… luôn là thách thức lớn. Một trong những điểm nghẽn lớn nhất trước đây chính là việc người bán không nắm được đầy đủ thông tin người mua để xuất hóa đơn đúng quy định. Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, đã chính thức bổ sung quyền của người bán được yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp dữ liệu người mua và thông tin giao dịch. Đây là quy định mang tính bước ngoặt, vừa hỗ trợ người bán tuân thủ nghĩa vụ thuế, vừa nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan thuế.
1. Căn cứ pháp lý và nội dung quy định
Theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền:
“Yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.”
Tương ứng, khoản 2 Điều 19 của Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm bắt buộc của chủ quản sàn, nền tảng số phải cung cấp đầy đủ các thông tin nêu trên khi người bán có yêu cầu.
Các dữ liệu mà sàn phải cung cấp bao gồm:
- Thông tin người mua (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân hoặc thông tin thay thế nếu có).
- Thông tin liên quan đến giao dịch (mã đơn hàng, giá trị, hàng hóa/dịch vụ…).
- Thời điểm giao hàng.
- Xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống.
Quy định này áp dụng cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện qua nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số, không phân biệt người bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh.
2. Lý do ra đời của quy định
Trước ngày 01/7/2026, nhiều người bán trên sàn TMĐT gặp khó khăn nghiêm trọng trong việc xuất hóa đơn. Khách hàng cá nhân thường không cung cấp hoặc từ chối cung cấp thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, CCCD).
Trong khi đó, hệ thống của sàn lại lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch, bao gồm cả thông tin người nhận hàng, thời gian giao nhận. Người bán muốn xuất hóa đơn đúng phải tự thu thập thông tin, dẫn đến tình trạng chậm trễ, thiếu sót hoặc thậm chí không xuất hóa đơn.
Nghị định 254 đã tháo gỡ đúng điểm nghẽn này bằng cách trao cho người bán quyền chủ động yêu cầu dữ liệu từ sàn. Đồng thời, quy định cũng mở ra cơ chế ủy nhiệm: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn điện tử thay mình. Nếu sàn nhận ủy nhiệm thì người bán không phải xuất hóa đơn thêm lần nữa.
3. Ý nghĩa và lợi ích của quy định
Đối với người bán: Đây là công cụ pháp lý quan trọng giúp họ thực hiện đúng nghĩa vụ xuất hóa đơn mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí của khách hàng. Đặc biệt với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ – vốn chiếm tỷ lệ lớn trên các sàn – quy định giúp giảm đáng kể gánh nặng hành chính và rủi ro bị xử phạt do không xuất hóa đơn hoặc xuất sai.
Đối với cơ quan thuế: Việc người bán có đủ dữ liệu để lập hóa đơn điện tử góp phần làm đầy đủ, chính xác hơn cơ sở dữ liệu thuế. Kết hợp với trách nhiệm của sàn phải định kỳ cung cấp dữ liệu giao dịch cho cơ quan thuế, hệ thống quản lý thuế đối với thương mại điện tử ngày càng chặt chẽ, giảm thất thu ngân sách.
Đối với người mua: Quy định gián tiếp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Khi hóa đơn được lập đầy đủ, người mua có cơ sở để khiếu nại, bảo hành, hoặc sử dụng hóa đơn làm chứng từ hợp pháp. Đồng thời, Nghị định cũng cho phép ghi “Bán cho người tiêu dùng” trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin, tạo sự linh hoạt cần thiết cho giao dịch lẻ.
Đối với các sàn thương mại điện tử: Mặc dù phát sinh thêm trách nhiệm cung cấp dữ liệu, quy định lại giúp các sàn khẳng định vai trò trung gian minh bạch, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh số lành mạnh. Nhiều sàn lớn đã chủ động xây dựng hệ thống hỗ trợ người bán tải dữ liệu hoặc tích hợp API để xuất hóa đơn tự động.
4. Thách thức trong thực thi và hướng giải quyết
Dù quy định đã rõ ràng, quá trình triển khai vẫn còn một số thách thức. Thứ nhất là vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc cung cấp thông tin người mua phải tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan, tránh lộ lọt thông tin. Thứ hai là khả năng đáp ứng kỹ thuật của các sàn nhỏ hoặc nền tảng mới. Thứ ba là nhận thức của người bán: nhiều hộ kinh doanh vẫn chưa biết mình có quyền yêu cầu dữ liệu, hoặc không biết cách yêu cầu.
Để khắc phục, cơ quan thuế đang đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn chi tiết qua Công văn 4831/CT-CS và các kênh hỗ trợ trực tuyến. Các sàn lớn cũng cần hoàn thiện quy trình tiếp nhận yêu cầu, thời hạn phản hồi và định dạng dữ liệu chuẩn để người bán dễ dàng sử dụng. Về phía người bán, cần chủ động xây dựng quy trình đối chiếu dữ liệu định kỳ với sàn, lưu trữ bằng chứng yêu cầu/cung cấp thông tin để phòng ngừa tranh chấp.
Kết luận
Quyền yêu cầu sàn thương mại điện tử cung cấp dữ liệu người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ là một quy định kỹ thuật về hóa đơn điện tử mà còn là biểu hiện rõ nét của tư duy quản lý thuế hiện đại: lấy dữ liệu làm trung tâm, lấy sự phối hợp giữa các bên làm nền tảng. Quy định này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người bán tuân thủ pháp luật, vừa tăng cường khả năng kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh trên môi trường số.
Trong bối cảnh kinh tế số ngày càng phát triển, việc thực thi hiệu quả quy định này sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng một hệ sinh thái thương mại điện tử minh bạch, công bằng và bền vững. Người bán, sàn thương mại điện tử và cơ quan thuế cần cùng nhau phối hợp chặt chẽ để biến quy định pháp lý thành công cụ hỗ trợ thực tiễn, phục vụ tốt nhất cho sự phát triển của nền kinh tế số Việt Nam.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/