Từ tháng 10/2026, Cục Thuế chính thức mở rộng phạm vi xác thực sinh trắc học đối với mọi yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là một trong những nội dung quan trọng thuộc Giai đoạn 2 của kế hoạch nâng cấp hệ thống theo Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026, nhằm tăng cường bảo mật, chống giả mạo và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn điện tử trong bối cảnh triển khai Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1. Bối cảnh và sự thay đổi so với trước đây
Trước tháng 10/2026, xác thực sinh trắc học (nhận diện khuôn mặt) chủ yếu được áp dụng trong hai trường hợp chính:
- Đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật (họ tên, số CCCD/định danh cá nhân, ngày sinh).
Đối với các thay đổi thông tin khác (địa chỉ, email, số điện thoại, chứng thư số, tổ chức cung cấp dịch vụ, phương thức chuyển dữ liệu, thông tin ủy nhiệm…), hệ thống chỉ yêu cầu xác thực bằng mã OTP gửi về email hoặc số điện thoại đã đăng ký.
Từ tháng 10/2026, theo lộ trình nâng cấp hệ thống, mọi yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đều phải thực hiện xác thực sinh trắc học bằng khuôn mặt hoặc OTP trên ứng dụng eTax Mobile. Việc mở rộng này áp dụng cho cả nội dung liên quan đến ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
Mục tiêu của quy định mới là đảm bảo mọi thay đổi đều được xác nhận bởi đúng người đại diện có thẩm quyền, hạn chế tối đa tình trạng bị chiếm đoạt tài khoản, giả mạo hồ sơ hoặc thay đổi thông tin trái phép gây rủi ro cho người nộp thuế và cơ quan thuế.
2. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Xác thực sinh trắc học áp dụng đối với:
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp.
- Chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Chủ doanh nghiệp tư nhân.
Khi gửi tờ khai thay đổi thông tin (dù là thay đổi địa chỉ trụ sở, email liên hệ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, thông tin ủy nhiệm hay bất kỳ nội dung nào khác trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT), hệ thống sẽ yêu cầu xác thực trước khi tiếp tục xử lý hồ sơ.
3. Điều kiện để thực hiện xác thực sinh trắc học
Để hoàn tất xác thực thành công, người đại diện cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên ứng dụng VNeID.
- Đã cài đặt và đăng nhập thành công ứng dụng eTax Mobile của Cục Thuế (có thể đăng nhập bằng VNeID mức 2 hoặc mã số thuế + mật khẩu do cơ quan thuế cấp).
- Thông tin cá nhân tại dữ liệu đăng ký thuế phải khớp đúng với thông tin định danh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh, ảnh khuôn mặt…).
Nếu thông tin không khớp, hệ thống sẽ từ chối xác thực và yêu cầu người nộp thuế cập nhật dữ liệu trước khi thực hiện lại.
4. Quy trình thực hiện xác thực sinh trắc học
Bước 1: Gửi tờ khai thay đổi thông tin
Người nộp thuế lập và gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hệ thống tiếp nhận và gửi thông báo yêu cầu xác thực đến người đại diện qua eTax Mobile (và email đã đăng ký).
Bước 2: Đăng nhập eTax Mobile
Người đại diện đăng nhập ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản VNeID mức 2 hoặc tài khoản thuế.
Bước 3: Truy cập tờ khai chờ xác thực
Tại giao diện chính, chọn mục “Hóa đơn điện tử” → “Tờ khai chờ xác thực”. Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần xác thực. Nếu còn trong thời hạn, sẽ xuất hiện nút “Sinh trắc học” (hoặc “Xác thực OTP” tùy trường hợp).
Bước 4: Thực hiện xác thực khuôn mặt
- Nhấn “Sinh trắc học”.
- Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận mục đích, quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu. Người dùng tích chọn đồng ý.
- Đưa khuôn mặt vào khung hình để hệ thống nhận diện và đối chiếu với dữ liệu sinh trắc học trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Nếu khớp, hệ thống thông báo “Xác thực sinh trắc học thành công”.
Bước 5: Gửi tờ khai
Sau khi xác thực thành công, nhấn “Gửi tờ khai”. Hệ thống tiếp tục xử lý và gửi Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận thay đổi thông tin theo quy trình quản lý hóa đơn điện tử.
Thời hạn xác thực: Thường phải hoàn thành trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận thông báo. Quá hạn, hồ sơ có thể bị hủy hoặc phải thực hiện lại từ đầu.
Ý nghĩa của việc mở rộng xác thực sinh trắc học:
- Tăng cường bảo mật và chống gian lận: Ngăn chặn hành vi giả mạo chữ ký số, chiếm đoạt tài khoản hoặc thay đổi thông tin trái phép để lập hóa đơn khống, trốn thuế.
- Đảm bảo tính chính chủ: Mọi thay đổi đều phải được xác nhận trực tiếp bởi người đại diện có thẩm quyền thông qua dữ liệu sinh học không thể giả mạo dễ dàng.
- Đồng bộ với chuyển đổi số quốc gia: Kết nối chặt chẽ giữa hệ thống thuế, VNeID và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo nền tảng quản lý thuế hiện đại, minh bạch.
- Bảo vệ quyền lợi người nộp thuế: Giảm rủi ro bị lợi dụng thông tin đăng ký hóa đơn điện tử, đồng thời tạo niềm tin cho đối tác khi giao dịch.
5. Lưu ý và khuyến nghị thực hiện
- Chuẩn bị trước: Người đại diện nên kiểm tra và cập nhật thông tin trên VNeID đạt mức 2, cài đặt eTax Mobile và đảm bảo thông tin đăng ký thuế khớp với dữ liệu dân cư trước khi có nhu cầu thay đổi.
- Thiết bị và môi trường: Sử dụng điện thoại có camera tốt, ánh sáng đầy đủ khi thực hiện nhận diện khuôn mặt. Tránh đeo khẩu trang, kính râm hoặc để tóc che mặt.
- Trường hợp gặp sự cố: Nếu xác thực thất bại do thông tin không khớp, cần liên hệ cơ quan thuế hoặc cập nhật dữ liệu dân cư trước. Đối với người nước ngoài chưa có VNeID mức 2, thực hiện theo hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền.
- Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ: Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần cập nhật hệ thống để hỗ trợ khách hàng thực hiện xác thực sinh trắc học khi gửi tờ khai thay đổi thông tin.
- Thời gian phản hồi: Theo dõi email và ứng dụng eTax Mobile thường xuyên để không bỏ lỡ thông báo yêu cầu xác thực.
Kết luận
Việc mở rộng xác thực sinh trắc học khi thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 10/2026 là bước đi quan trọng trong lộ trình hoàn thiện hệ thống quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 254 và Thông tư 91. Quy định mới nâng cao đáng kể mức độ bảo mật, giảm thiểu rủi ro gian lận và góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần chủ động nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ điều kiện kỹ thuật và thực hiện đúng hướng dẫn để thủ tục thay đổi thông tin diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Trong thời gian tới, khi hệ thống tiếp tục được nâng cấp ở các giai đoạn tiếp theo, yêu cầu xác thực sẽ ngày càng chặt chẽ hơn, đòi hỏi người nộp thuế phải thích ứng và tuân thủ nghiêm túc để đảm bảo hoạt động xuất hóa đơn liên tục, ổn định.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/