Vì định dạng hóa đơn điện tử là XML – định dạng chủ yếu để truyền dữ liệu nên không thể đọc bằng cách thông thường. Trường hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể đọc trực tiếp trên hệ thống của E-invoice:
Bước 1: Truy cập http://hddt.einvoice.vn/.
E-invoice được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn, trong đó có nhiều doanh nghiệp tên tuổi như: Coca Cola, AEON MALL, Big C, Golden Gate, KFC,… bởi các tính năng vượt trội:
- Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi với 3 phiên bản ưu việt: Desktop, Website, Mobile,…
- Phê duyệt hóa đơn: có khả năng gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định khi quyết toán thuế TNCN.
- Tạo lập – điều chỉnh – thay thế – xóa bỏ hóa đơn dễ dàng, thuận tiện.
- Gửi thông tin hóa đơn qua email, SMS…
- Hỗ trợ phát hành & lập báo cáo hóa đơn.
- Chức năng cổng ký tiện dụng.
- Tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Tùy chọn mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu có sẵn.
Đặc biệt, E-invoice được áp dụng công nghệ bảo mật Blockchain hiện đại, vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sử dụng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nhấn “Chọn File” để tải file hóa đơn điện tử cần đọc
Điện tử hóa các giao dịch kinh tế hiện đang là xu hướng tất yếu trong cuộc cách mạnh công nghiệp 4.0 nhưng đây cũng là thách thức lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Từ chi phí, cơ sở hạ tầng cho đến nguồn nhân lực mỗi doanh nghiệp sẽ phải tính toán và đưa ra lời giải hợp lý.
Đặc biệt, trong thời buổi công nghệ hiện đại thì việc các doanh nghiệp phải thay đổi theo xu hướng là điều dễ hiểu. Với thực tế hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn nhanh chóng. Triệt tiêu rủi ro và các khoản phạt liên quan đến hóa đơn.
- Giảm chi phí in hóa đơn cũng như chi phí bưu điện, lưu trữ hóa đơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Thuận lợi cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu với quá trình xử lý thông tin nhanh chóng từ hệ thống kế toán, hệ thống thanh toán… dịch vụ sẽ được liên kết, đồng bộ hóa vào phần mềm hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn không gửi tới khách hàng qua các đường chuyển phát tốt kém, tốn nhiều thời gian mà được gửi qua các thiết bị công nghệ, điện tử thông minh như SMS, Email…
Như vậy, hóa đơn điện tử là bước tiến lớn trong việc tối ưu hóa các thủ tục về hóa đơn cũng như quản lý tình hình hóa đơn dành cho mỗi doanh nghiệp để theo kịp xu thế và hòa mình vào thời đại công nghệ cao.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Nhập mã kiểm tra và thực hiện kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, để ký số, bạn cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết bao gồm: Chữ ký số và máy tính của bạn phải đảm bảo đã cài đặt chương trình để ký số.
Các đối tượng được quy định rõ tại Điều 12 của Nghị định này, trong đó các đối tượng buộc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng thực hiện sổ sách kế toán, có doanh thu lớn theo quy định Pháp luật không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có yêu cầu và thực hiện sổ sách kế toán thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
>> Tham khảo: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài.
- Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ở địa điểm thuận lợi được chọn làm thí điểm.
- Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn có mã của cơ quan thuế để giao cho khách hàng theo quy định và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Nếu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ gia đình không thuộc các đối tượng được quy định tại Điều 12 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.
Kết luận
Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện nhằm phục vụ cho các công việc liên quan. Mọi thắc mắc về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/