Hướng dẫn thiết kế mẫu hóa đơn điện tử trên Einvoice

Thiết kế mẫu hóa đơn trên phần mềm Einvoice

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice – giải pháp được sử dụng rộng rãi hiện nay, đặc biệt được các doanh nghiệp FDI ưu tiên lựa chọn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những thông tin hữu ích đối với quý độc giả.

1. Einvoice là gì?

Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:

  • Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
  • Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
  • Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
  • Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
  • Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft còn tạo ra các bước đột phá trong lĩnh vực này và trở thành đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay:

  • Tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain vào hóa đơn điện tử, an toàn, bảo mật tối đa cho dữ liệu hóa đơn doanh nghiệp.
  • Ứng dụng duy nhất có thể tạo và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi chỉ với 01 chiếc smartphone.
  • Phần mềm dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
  • Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 với 07 trung tâm HTKH lớn trải dài từ Bắc tới Nam.

Với tất cả những tính năng đột phá, ưu việt trên, phần mềm HĐĐT E-invoice luôn nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng sử dụng và hiện đang được phổ biến sử dụng nhất trong các doanh nghiệp lớn FDI.

Bên cạnh đó, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – Thaisonsoft đã nhận Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013 từ TÜV NORD, một bước tiến mới nhằm củng cố sức mạnh cho hệ thống quản lý doanh nghiệp nói chung và nâng cấp bảo mật trong phát triển phần mềm HĐĐT E-invoice nói riêng.

>> Tham khảo: Tổng hợp một số quy định về hóa đơn VAT trong xuất khẩu.

2. Mẫu hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Mẫu hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu cần thiết phải có khi tổ chức, doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Mẫu hóa đơn điện tử. Thường thì mẫu hóa đơn điện tử sẽ có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà tổ chức, doanh nghiệp sử dụng, do nhà phân phối cung cấp.

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung cần phải có theo đúng quy định của pháp luật.

Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
  • Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
  • Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

>> Tham khảo: Thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản.

3. Các bước thiết kế mẫu hóa đơn với phần mềm Einvoice

Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice

Để thiết kế mẫu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:

– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;

– Điền tên đăng nhập;

– Nhập mật khẩu;

– Nhấn nút “Đăng nhập”.

Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn

Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu hóa đơn mới.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78. Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:

Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn

– Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.

– Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.

– Cấp số hóa đơn mới.

>> Tham khảo: Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật

Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.

E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn

02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:

– Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.

Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử

Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.

Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:

– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn. Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.

– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.

– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.

Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.

Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.

>> Tham khảo: Hướng dẫn thanh toán thuế thu nhập cá nhân vào ngân sách nhà nước.

Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn

Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu HĐ, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.

  • Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.
  • Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.

Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

5/5 - (1 bình chọn)