Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ tài chính quan trọng của mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế. Với sự chuyển đổi số mạnh mẽ, việc kê khai và nộp thuế TNCN hiện nay chủ yếu thực hiện trực tuyến qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn). Năm 2026 đánh dấu kỳ tính thuế đầu tiên áp dụng một phần Luật Thuế TNCN mới số 109/2025/QH15 (áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 cho thu nhập tiền lương, tiền công và kinh doanh), nhưng thủ tục kê khai, quyết toán vẫn dựa trên các quy định hiện hành từ Thông tư 80/2021/TT-BTC, Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cho đến khi có văn bản hướng dẫn mới. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách kê khai tạm tính, quyết toán và nộp thuế TNCN, tập trung vào cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập.
1. Các hình thức kê khai và nộp thuế TNCN
Có hai hình thức chính:
- Khấu trừ tại nguồn: Tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập (công ty, doanh nghiệp) khấu trừ thuế trước khi trả cho người lao động, sau đó kê khai và nộp thay.
- Tự kê khai: Áp dụng cho cá nhân kinh doanh, thu nhập từ nước ngoài, chuyển nhượng bất động sản, hoặc cá nhân có nhiều nguồn thu nhập phải tự quyết toán.
Kê khai có thể theo tháng/quý (đối với tổ chức) hoặc từng lần phát sinh. Từ năm 2026, hệ thống eTax hỗ trợ tự động hóa nhiều hơn, bao gồm tờ khai gợi ý.
>> Tham khảo: Thời hạn nộp thuế được quy định như thế nào?
2. Kê khai tạm tính thuế TNCN (hàng tháng/quý)
Tổ chức chi trả thu nhập chịu trách nhiệm chính:
- Theo tháng: Nếu số thuế khấu trừ từ 50 triệu đồng/tháng trở lên.
- Theo quý: Các trường hợp còn lại.
- Thời hạn: Tháng chậm nhất ngày 20 tháng sau; quý chậm nhất ngày 30 quý sau.
Cách thực hiện qua eTax web (thuedientu.gdt.gov.vn):
- Đăng nhập tài khoản tổ chức.
- Chọn “Khai thuế” → Tờ khai 05/TNCN (quyết toán thay) hoặc tương ứng.
- Điền thông tin thu nhập, khấu trừ, giảm trừ.
- Nộp tờ khai và nộp thuế qua ngân hàng liên kết.
Đối với cá nhân tự khai (ví dụ: thu nhập vãng lai): Sử dụng tờ khai 01/TNCN hoặc tương đương, nộp trước khi nhận thu nhập hoặc theo quý.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Quyết toán thuế TNCN hàng năm
Quyết toán là bước tổng hợp thu nhập cả năm, tính lại thuế chính xác, nộp thêm hoặc hoàn thừa. Kỳ tính thuế năm 2025 quyết toán trong 2026 (áp dụng quy định cũ; từ kỳ 2026 áp dụng luật mới với giảm trừ cao hơn).
Đối tượng quyết toán:
- Tổ chức chi trả: Phải quyết toán thay cho cá nhân ủy quyền (có ký HĐLĐ ≥3 tháng).
- Cá nhân tự quyết toán nếu: Có ≥2 nguồn thu nhập, thu nhập từ nước ngoài, nghỉ việc giữa năm, hoặc muốn hoàn thuế.
Thời hạn quyết toán năm 2025:
- Tổ chức/ủy quyền: Chậm nhất 31/3/2026.
- Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất 30/4/2026 (có thể gia hạn nếu trùng lễ, ví dụ đến 4/5/2026 tùy năm).
Hồ sơ quyết toán:
- Tờ khai 02/QTT-TNCN (cá nhân tự quyết toán).
- Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (bảng kê giảm trừ người phụ thuộc).
- Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có).
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho công ty).
>> Tham khảo: 7 điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP về thuế TNDN.
4. Hướng dẫn quyết toán trực tuyến qua eTax Mobile (dành cho cá nhân)
Ứng dụng eTax Mobile (tải trên App Store/Google Play) là cách tiện lợi nhất cho cá nhân tự quyết toán.
Bước chuẩn bị:
- Đăng ký tài khoản: Sử dụng MST cá nhân hoặc VNeID mức 2.
- Chuẩn bị: CMND/CCCD, thông tin người phụ thuộc, chứng từ thu nhập/khấu trừ.
Các bước chi tiết:
- Mở app eTax Mobile, đăng nhập.
- Chọn “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → “Tra cứu thông tin quyết toán”.
- Hệ thống tự tổng hợp dữ liệu từ các nguồn chi trả → Chọn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”.
- Kiểm tra thông tin tự điền (thu nhập, khấu trừ, giảm trừ gia cảnh hiện hành: 11 triệu/tháng bản thân + 4,4 triệu/người phụ thuộc cho năm 2025).
- Sửa nếu cần (thêm thu nhập khác, người phụ thuộc), giải thích chênh lệch.
- Chọn cơ quan thuế nộp (tự động gợi ý: nơi cư trú hoặc nơi có thu nhập chính).
- Ký điện tử và nộp tờ khai.
- Nếu nộp thừa: Đăng ký hoàn thuế (liên kết tài khoản ngân hàng để nhận tự động).
- Nếu thiếu: Nộp thêm qua ngân hàng liên kết hoặc ví điện tử.
Hệ thống hỗ trợ hoàn thuế tự động nếu hồ sơ hợp lệ (thường 3-10 ngày).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Nộp thuế TNCN
- Trực tuyến: Qua eTax, liên kết ngân hàng.
- Trực tiếp: Tại kho bạc hoặc ngân hàng thu thuế.
- Phạt chậm nộp: 0,03%/ngày trên số thuế chậm.
Đối với hoàn thuế: Cơ quan thuế xử lý trong 40 ngày (kiểm tra trước) hoặc nhanh hơn nếu tự động.
>> Tham khảo: Mức thu nhập tính thuế TNCN được xác định thế nào?
6. Lưu ý quan trọng năm 2026
- Từ kỳ tính thuế 2026: Áp dụng giảm trừ mới (15,5 triệu bản thân + 6,2 triệu/người phụ thuộc), biểu thuế 5 bậc. Thủ tục kê khai có thể cập nhật, nhưng vẫn qua eTax.
- Đăng ký người phụ thuộc kịp thời để hưởng giảm trừ.
- Giữ chứng từ: Hóa đơn từ thiện, đóng bảo hiểm tự nguyện để trừ thuế.
- Trường hợp đặc biệt (thiên tai, bệnh hiểm nghèo): Được giảm/giãn thuế.
- Tra cứu nghĩa vụ thuế: Trên eTax Mobile hoặc website gdt.gov.vn.
Việc kê khai và nộp thuế TNCN trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và dễ dàng nhận hoàn thuế. Nếu gặp khó khăn, liên hệ hotline Tổng cục Thuế 1800-1523 hoặc chi cục thuế địa phương. Tuân thủ đúng hạn giúp tránh phạt và góp phần xây dựng hệ thống thuế minh bạch.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/