Lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ theo pháp luật thuế và kế toán hiện hành. Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ mà còn giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm toán và hỗ trợ tra cứu nhanh chóng khi cần. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, lưu trữ hóa đơn điện tử đang trở thành tiêu chuẩn bắt buộc thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống.
1. Cơ sở pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử được nêu rõ tại:
- Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý thuế 2025.
- Các hướng dẫn kỹ thuật của Tổng cục Thuế.
Theo đó, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo các nguyên tắc: an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn thương mại điện tử.
2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Thời hạn tối thiểu là 10 năm, kể từ ngày lập hóa đơn (hoặc ngày kết thúc kỳ kế toán năm).
Cụ thể:
- Hóa đơn, chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: Ít nhất 10 năm.
- Một số tài liệu kế toán có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế – an ninh: Lưu trữ vĩnh viễn.
- Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, biên bản xác nhận sai sót cũng phải lưu trữ cùng thời hạn với hóa đơn gốc.
Ví dụ: Hóa đơn lập ngày 15/05/2026 phải được lưu trữ ít nhất đến hết ngày 15/05/2036.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Yêu cầu về hình thức và điều kiện lưu trữ
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử gốc (file XML), đồng thời có thể chuyển đổi sang định dạng PDF để dễ tra cứu và in ấn khi cần. Các yêu cầu chính bao gồm:
- Tính toàn vẹn: Dữ liệu không được chỉnh sửa sau khi ký số và truyền cho cơ quan thuế.
- Khả năng tra cứu: Phải dễ dàng tìm kiếm theo số hóa đơn, ngày lập, tên khách hàng, mã số thuế…
- Bảo mật: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu (mã hóa, firewall, backup định kỳ).
- Khả năng in chuyển đổi: Khi cơ quan nhà nước yêu cầu, phải in được hóa đơn với đầy đủ nội dung và chữ ký số.
- Hệ thống lưu trữ: Có thể lưu trên server nội bộ, cloud (đám mây) của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín (E-Invoice Thái Sơn) hoặc kết hợp cả hai.
Doanh nghiệp phải đảm bảo hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất dữ liệu theo định dạng chuẩn XML của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Tài khoản hộ kinh doanh có được chuyển tiền không?
4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và hộ kinh doanh
- Người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh): Chịu trách nhiệm chính về việc lưu trữ đầy đủ, an toàn hóa đơn đã lập.
- Nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT: Hỗ trợ lưu trữ, backup tự động và đảm bảo dữ liệu không bị mất mát.
- Hộ kinh doanh: Dù quy mô nhỏ cũng phải tuân thủ khi thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên từ 01/01/2026).
Khi thanh tra, kiểm toán, doanh nghiệp phải cung cấp kịp thời dữ liệu hóa đơn dưới dạng điện tử hoặc bản in chuyển đổi.
5. Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả
- Lưu trữ tập trung: Sử dụng hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ (cloud storage) để tự động lưu trữ.
- Backup định kỳ: Sao lưu dữ liệu hàng tuần/tháng lên ổ cứng ngoại vi hoặc cloud dự phòng.
- Phân quyền truy cập: Chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập dữ liệu.
- Công cụ tra cứu: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn có chức năng tìm kiếm nhanh.
- Lưu trữ hóa đơn đầu vào: Doanh nghiệp phải lưu trữ cả hóa đơn mua vào để kê khai khấu trừ thuế.
Đối với hộ kinh doanh có nhiều địa điểm: Dữ liệu nên được lưu trữ tập trung theo mã số thuế chung.
>> Tham khảo: Thông tư số 32/2026/TT-BTC – Khung thuế minh bạch cho thị trường tài sản mã hóa.
6. Xử phạt vi phạm quy định lưu trữ
- Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ: Phạt hành chính từ 5 – 20 triệu đồng tùy mức độ.
- Làm mất, hủy hoại dữ liệu hóa đơn: Có thể bị xử phạt nặng hơn, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại nghiêm trọng.
- Không cung cấp được hóa đơn khi thanh tra: Bị coi là vi phạm nghiêm trọng.
7. Lợi ích của việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
- Tiết kiệm chi phí: Không cần kho lưu trữ vật lý, giảm không gian và nhân sự.
- Dễ dàng tra cứu: Tìm kiếm trong vài giây thay vì mất hàng giờ với hóa đơn giấy.
- An toàn dữ liệu: Giảm rủi ro mất mát do hỏa hoạn, ẩm mốc, thiên tai.
- Hỗ trợ quản trị: Dễ dàng phân tích doanh thu, công nợ, báo cáo thuế.
- Tuân thủ pháp luật: Tránh rủi ro phạt và tạo uy tín với đối tác, cơ quan nhà nước.
>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Kết luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận hành hiệu quả trong kỷ nguyên số. Với thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm, việc áp dụng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, an toàn và dễ tra cứu là yêu cầu bắt buộc từ năm 2026.
Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín có hạ tầng lưu trữ mạnh mẽ, đồng thời xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng về bảo quản và backup dữ liệu. Hộ kinh doanh khi đạt ngưỡng doanh thu bắt buộc cũng cần chú trọng khâu này để tránh vi phạm.
Để nắm chi tiết nhất, các tổ chức, cá nhân kinh doanh nên tham khảo trực tiếp Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ như E-Invoice Thái Sơn để được hỗ trợ cụ thể.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/