Sự phát triển mạnh của thương mại điện tử trong những năm gần đây đã làm thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tiếp cận khách hàng. Từ Shopee, Lazada, TikTok Shop cho đến Facebook và website bán hàng riêng, hoạt động mua bán online ngày càng phổ biến và chuyên nghiệp hơn. Song song với đó, cơ quan thuế cũng siết chặt việc quản lý doanh thu online thông qua hệ thống hóa đơn điện tử. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm đến khái niệm hóa đơn thương mại điện tử và quy định xuất hóa đơn trong môi trường kinh doanh số. Vậy hóa đơn thương mại điện tử là gì? Ai bắt buộc phải sử dụng? Cách xuất hóa đơn đúng quy định ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn diện.
1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?
Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động:
- Mua bán hàng hóa online
- Cung cấp dịch vụ trên nền tảng số
- Kinh doanh qua sàn thương mại điện tử
- Giao dịch trực tuyến
Đây là loại hóa đơn được:
- Khởi tạo điện tử
- Ký số điện tử
- Gửi và lưu trữ trên môi trường số
Hóa đơn thương mại điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn điện tử thông thường nếu đáp ứng đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử thế nào?
2. Các hình thức kinh doanh thương mại điện tử phổ biến hiện nay
2.1. Bán hàng trên sàn thương mại điện tử
Bao gồm:
- Shopee
- Lazada
- Tiki
- Sendo
- TikTok Shop
Đây là nhóm đang được cơ quan thuế quản lý rất chặt về doanh thu và nghĩa vụ hóa đơn.
2.2. Bán hàng qua mạng xã hội
Nhiều cá nhân và doanh nghiệp hiện kinh doanh qua:
- Zalo
- Livestream bán hàng
Các giao dịch này cũng thuộc diện quản lý thuế theo quy định hiện hành.
2.3. Website thương mại điện tử riêng
Doanh nghiệp sở hữu:
- Website bán hàng
- App bán hàng
- Hệ thống đặt hàng online
Cần thực hiện:
- Xuất hóa đơn điện tử
- Kê khai doanh thu
- Lưu trữ dữ liệu giao dịch
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Quy định về hóa đơn thương mại điện tử mới nhất 2026
Hiện nay, quy định liên quan được áp dụng theo:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Luật Quản lý thuế
- Các quy định quản lý thương mại điện tử mới nhất
Theo đó:
- Hoạt động bán hàng online phát sinh doanh thu phải lập hóa đơn
- Hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc trong phần lớn trường hợp
- Doanh thu online được đối chiếu thông qua dữ liệu sàn TMĐT và ngân hàng
>> Tham khảo: Doanh thu bán hàng online bao nhiêu phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ năm 2026?
4. Ai phải xuất hóa đơn thương mại điện tử?
4.1. Doanh nghiệp bán hàng online
Bao gồm:
- Công ty bán hàng trên website
- Thương hiệu bán trên sàn TMĐT
- Doanh nghiệp bán đa kênh
Đây là nhóm gần như bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
4.2. Hộ kinh doanh và cá nhân bán online
Nếu doanh thu thuộc diện chịu thuế:
- Phải kê khai thuế
- Xuất hóa đơn theo quy định
Đặc biệt từ năm 2026, nhiều hoạt động bán hàng online được quản lý chặt hơn thông qua dữ liệu điện tử.
4.3. Người bán livestream doanh số lớn
Các cá nhân:
- Livestream bán hàng
- Kinh doanh qua TikTok
- Bán hàng Facebook số lượng lớn
Cũng thuộc diện theo dõi doanh thu và quản lý hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lợi ích của hóa đơn thương mại điện tử
5.1. Quản lý doanh thu minh bạch
Hệ thống hóa đơn điện tử giúp:
- Theo dõi đơn hàng
- Đồng bộ doanh thu
- Quản lý giao dịch tập trung
Đặc biệt hiệu quả với mô hình bán đa kênh.
5.2. Tăng tính chuyên nghiệp
Khách hàng hiện nay có xu hướng ưu tiên:
- Đơn vị có hóa đơn rõ ràng
- Thương hiệu minh bạch
- Quy trình bán hàng chuyên nghiệp
5.3. Giảm sai sót thủ công
Việc tự động hóa giúp:
- Hạn chế nhập liệu thủ công
- Giảm nhầm lẫn thông tin
- Đồng bộ đơn hàng và kế toán
5.4. Hỗ trợ kê khai thuế thuận tiện
Dữ liệu hóa đơn được:
- Lưu trữ điện tử
- Kết nối cơ quan thuế
- Dễ đối soát doanh thu
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Hướng dẫn lập đúng quy định 2026.
6. Quy trình xuất hóa đơn thương mại điện tử
Bước 1: Khách hàng đặt hàng
Đơn hàng có thể đến từ:
- Website
- Shopee
- TikTok Shop
Bước 2: Hệ thống ghi nhận thanh toán
Sau khi:
- Xác nhận đơn
- Thanh toán thành công
Hệ thống sẽ:
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng
- Chuẩn bị xuất hóa đơn
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Phần mềm sẽ:
- Tạo hóa đơn
- Ký số điện tử
- Gửi cơ quan thuế nếu cần
Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Thông thường qua:
- SMS
- Link tra cứu
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
7. Những sai sót thường gặp
7.1. Không xuất hóa đơn khi bán online
Đây là lỗi phổ biến dễ bị:
- Truy thu thuế
- Xử phạt hành chính
7.2. Sai thông tin khách hàng
Ví dụ:
- Sai email
- Sai mã số thuế
- Sai tên công ty
7.3. Không đồng bộ doanh thu đa kênh
Nhiều đơn vị:
- Bán Facebook
- Bán Shopee
- Bán website
Nhưng quản lý rời rạc khiến:
- Sai lệch doanh thu
- Khó kê khai thuế
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
8. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn thương mại điện tử
8.1. Kết nối đa nền tảng
Nên hỗ trợ:
- Shopee
- TikTok Shop
- Website
- POS bán hàng
8.2. Tự động hóa cao
Phần mềm tốt nên:
- Tự động xuất hóa đơn
- Đồng bộ đơn hàng
- Tự động gửi khách
8.3. Bảo mật dữ liệu
Đây là yếu tố rất quan trọng với:
- Thông tin khách hàng
- Doanh thu
- Dữ liệu kế toán
8.4. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh
Doanh nghiệp nên ưu tiên:
- Hỗ trợ 24/7
- Có đội kỹ thuật chuyên môn
- Xử lý lỗi nhanh
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
9. Xu hướng quản lý thuế thương mại điện tử năm 2026
Cơ quan thuế hiện tăng cường:
- Kết nối dữ liệu sàn TMĐT
- Đối soát ngân hàng
- Kiểm tra livestream bán hàng
- Quản lý hóa đơn điện tử theo thời gian thực
Điều này khiến:
- Doanh thu online ngày càng minh bạch
- Việc kê khai thuế trở nên bắt buộc hơn trước
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/