Doanh nghiệp cần lưu ý gì về ký hiệu trên hóa đơn điện tử được quy định theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết được thực hiện bởi quanlytailieu, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Doanh nghiệp sẽ bị phạt bao nhiêu nếu mất hóa đơn?
1. Ký hiệu hóa đơn được quy định thế nào?
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
- Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
- Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
- Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
>> Tham khảo: Tổng hợp các ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
- “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
- “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
- “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
- “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.
>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
2. Những điểm mới khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
2.1. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Đối với doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh do số lượng hóa đơn xuất ra nhiều và liên tục, để thuận lợi trong việc lập hóa đơn thì người nộp thuế được lựa chọn sử dụng máy tính tiền để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2.2. Sử dụng biên lai, chứng từ của cơ quan thuế
Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 sử dụng để thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Sử dụng cho các trường hợp thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.
- Các địa bàn sử dụng biên lai thuế phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Không có điểm thu;
- Chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế;
- Thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan
Đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin thành lập hợp pháp và các dịch vụ về hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
- Tổ chức phải có tối thiểu 05 nhân sự trình độ đại học về công nghệ thông tin.
- Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức được thành lập hợp pháp, có tối thiểu 05 năm hoạt động và các thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử phải được đăng trên trang thông tin của tổ chức.
- Có quỹ và có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hợp pháp tại Việt Nam và quỹ không dưới 05 tỷ đồng.
- Tổ chức có tối thiểu 20 nhân sự có trình độ đại học về lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tổ chức có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/