Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhu cầu ký kết hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp, chuyên gia tư vấn, đơn vị đối tác hoặc cộng tác viên làm việc theo dự án. Nếu vẫn sử dụng hợp đồng giấy, quá trình soạn thảo, gửi nhận, ký kết và lưu trữ có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt khi các bên không làm việc tại cùng một địa điểm.
Năm 2026, cùng với xu hướng chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp, chữ ký số đang trở thành công cụ hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình giao kết hợp đồng. Thông qua nền tảng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng, xác thực chủ thể, thực hiện ký kết từ xa và lưu trữ hồ sơ trên môi trường số.
Vậy chữ ký số được ứng dụng như thế nào trong hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên? Những vấn đề pháp lý nào cần lưu ý khi triển khai? Hãy cùng Quản lý tài liệu tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Tổng quan về hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên
Trước khi tìm hiểu cách ứng dụng chữ ký số, cần phân biệt hai loại hợp đồng này để lựa chọn phương thức giao kết phù hợp.
1.1. Hợp đồng dịch vụ là gì?
Theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ.
Một số loại hợp đồng dịch vụ phổ biến gồm:
- Hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý, kế toán, kiểm toán.
- Hợp đồng dịch vụ thiết kế website, marketing và truyền thông.
- Hợp đồng dịch vụ bảo trì, sửa chữa thiết bị.
- Hợp đồng dịch vụ vận chuyển, logistics.
- Hợp đồng dịch vụ công nghệ thông tin.
1.2. Hợp đồng cộng tác viên là gì?
Hợp đồng cộng tác viên là tên gọi thường dùng để chỉ thỏa thuận giữa doanh nghiệp và cá nhân về việc thực hiện một hoặc một số công việc nhất định, thường theo dự án, sản phẩm hoặc thời gian thỏa thuận.
Trên thực tế, hợp đồng cộng tác viên có thể được xác lập dưới hình thức hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động, tùy thuộc vào bản chất quan hệ giữa các bên.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi hợp đồng để xác định quyền và nghĩa vụ. Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, nếu thỏa thuận có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được xác định là hợp đồng lao động dù mang tên gọi khác.
2. Ứng dụng chữ ký số trong hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên
Chữ ký số giúp các bên thực hiện việc xác nhận nội dung hợp đồng trên môi trường điện tử mà không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp. Khi kết hợp với phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể số hóa nhiều công đoạn trong quá trình giao kết.
2.1. Ký hợp đồng dịch vụ với đối tác từ xa
Đối với doanh nghiệp thường xuyên thuê ngoài dịch vụ như tư vấn, thiết kế, quảng cáo hoặc công nghệ thông tin, việc ký hợp đồng từ xa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch.
Quy trình có thể triển khai như sau:
- Doanh nghiệp tạo hợp đồng dịch vụ trên phần mềm hợp đồng điện tử.
- Gửi bản hợp đồng cho đơn vị cung cấp dịch vụ để kiểm tra nội dung.
- Các bên xác nhận thông tin, điều khoản và quyền, nghĩa vụ đã thỏa thuận.
- Người có thẩm quyền của mỗi bên thực hiện ký bằng phương thức chữ ký điện tử phù hợp, trong đó có chữ ký số.
- Hệ thống ghi nhận trạng thái giao kết và lưu trữ hợp đồng hoàn chỉnh.
Ví dụ: Một doanh nghiệp tại Hà Nội thuê đơn vị thiết kế website tại TP.HCM. Thay vì gửi hợp đồng giấy qua chuyển phát, hai bên có thể hoàn tất việc ký kết trực tuyến bằng chữ ký số.
2.2. Ký hợp đồng cộng tác viên không cần gặp mặt trực tiếp
Doanh nghiệp có đội ngũ cộng tác viên làm việc tại nhiều tỉnh thành thường gặp khó khăn khi gửi hợp đồng giấy để ký và nhận lại.
Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình giao kết trực tuyến, giúp cộng tác viên xác nhận thỏa thuận nhanh chóng hơn.
Một số trường hợp ứng dụng phổ biến:
- Ký hợp đồng với cộng tác viên viết bài, biên tập nội dung.
- Ký hợp đồng với cộng tác viên bán hàng, tiếp thị liên kết.
- Ký hợp đồng với chuyên gia tư vấn theo dự án.
- Ký hợp đồng với cộng tác viên thiết kế, lập trình.
- Ký hợp đồng với nhân sự làm việc tự do theo sản phẩm.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp ký số từ xa để hỗ trợ người ký thực hiện giao dịch trên thiết bị di động nếu nhà cung cấp và phương thức ký đáp ứng yêu cầu pháp lý, kỹ thuật.
2.3. Ký phụ lục hợp đồng và điều chỉnh thỏa thuận dịch vụ
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể phát sinh nhu cầu thay đổi giá trị dịch vụ, thời gian hoàn thành, phạm vi công việc hoặc phương thức thanh toán.
Thay vì in lại toàn bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể lập phụ lục hợp đồng điện tử và gửi các bên ký xác nhận.
Ví dụ:
- Gia hạn thời gian cung cấp dịch vụ.
- Điều chỉnh chi phí thuê dịch vụ.
- Bổ sung hạng mục công việc.
- Thay đổi thời hạn thanh toán.
- Điều chỉnh mức thù lao của cộng tác viên.
Việc ký phụ lục bằng chữ ký số giúp các bên xác nhận nội dung điều chỉnh và thuận tiện lưu trữ cùng hợp đồng chính. Cần bảo đảm phụ lục được lập đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định áp dụng.
2.4. Ký số hợp đồng hàng loạt với nhiều cộng tác viên
Đây là ứng dụng đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có đội ngũ cộng tác viên lớn hoặc thường xuyên tuyển cộng tác viên theo chiến dịch.
Thay vì xử lý từng bộ hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử để:
- Tạo hợp đồng theo mẫu thống nhất.
- Tự động điền thông tin từng cộng tác viên.
- Gửi hợp đồng đến từng người để kiểm tra và ký.
- Theo dõi danh sách người đã ký, chưa ký hoặc cần bổ sung thông tin.
- Lưu trữ hợp đồng theo từng cá nhân hoặc dự án.
Tuy nhiên, cần phân biệt việc tạo và gửi nhiều hợp đồng tự động với việc sử dụng một chữ ký số để ký thay cho nhiều cá nhân. Mỗi chủ thể phải thực hiện ký đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm đối với chữ ký của mình.
3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số trong hai loại hợp đồng
| Tiêu chí | Hợp đồng dịch vụ | Hợp đồng cộng tác viên |
|---|---|---|
| Tốc độ ký kết | Rút ngắn thời gian làm việc với đối tác | Nhanh chóng hoàn tất hồ sơ cộng tác viên |
| Địa điểm ký | Ký kết từ xa giữa các doanh nghiệp | Ký trực tuyến với cộng tác viên ở nhiều tỉnh thành |
| Quản lý hồ sơ | Lưu trữ hợp đồng theo đối tác, dự án | Quản lý hợp đồng theo từng cộng tác viên |
| Điều chỉnh thỏa thuận | Thuận tiện ký phụ lục | Dễ dàng gia hạn hoặc điều chỉnh thù lao |
| Kiểm soát giao dịch | Có dữ liệu xác minh chữ ký và lịch sử giao dịch | Hạn chế thất lạc hồ sơ, dễ tra cứu |
Một số lợi ích nổi bật khác:
- Tiết kiệm chi phí hành chính: Giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy.
- Tăng tính linh hoạt: Các bên có thể ký hợp đồng mà không cần sắp xếp gặp mặt trực tiếp.
- Nâng cao hiệu quả quản trị: Bộ phận nhân sự, kế toán và quản lý có thể phối hợp xử lý hồ sơ trên cùng hệ thống.
- Hỗ trợ kiểm soát tính toàn vẹn: Chữ ký số giúp phát hiện những thay đổi đối với nội dung thông điệp dữ liệu sau khi ký.
4. Điều kiện pháp lý khi ký hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên bằng chữ ký số
Để hợp đồng được giao kết đúng quy định, doanh nghiệp cần quan tâm đến các căn cứ pháp lý sau:
Thứ nhất, Luật Giao dịch điện tử 2023.
Theo Điều 8 và Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử; chữ ký số đáp ứng điều kiện luật định có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Điều 35 và Điều 36 cũng quy định nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử.
Thứ hai, Bộ luật Dân sự 2015.
Điều 119 quy định giao dịch dân sự được thực hiện thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản. Tuy nhiên, nếu pháp luật yêu cầu giao dịch phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì vẫn phải tuân thủ yêu cầu tương ứng.
Thứ ba, Bộ luật Lao động 2019.
Đối với hợp đồng cộng tác viên, doanh nghiệp cần đánh giá bản chất quan hệ làm việc. Nếu thỏa thuận có nội dung về công việc được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì có thể được xác định là hợp đồng lao động theo Điều 13, bất kể tên gọi là hợp đồng cộng tác viên.
5. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trong hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp nên chú ý một số vấn đề sau:
a. Xác định đúng chủ thể ký hợp đồng
Người ký cần có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ. Với cá nhân cộng tác viên, cần xác minh thông tin chủ thể trước khi gửi hợp đồng ký.
b. Kiểm tra hiệu lực chứng thư số
Trước khi ký, cần kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, thông tin chủ thể và khả năng xác minh chữ ký.
c. Kiểm soát nội dung trước khi ký
Các điều khoản về phạm vi công việc, thời hạn thực hiện, chi phí dịch vụ, thù lao, nghiệm thu và trách nhiệm của các bên cần được thống nhất trước khi ký.
d. Lưu trữ hợp đồng và dữ liệu giao dịch
Không chỉ lưu bản PDF cuối cùng, doanh nghiệp nên bảo quản dữ liệu chữ ký, thông tin xác minh, dấu thời gian nếu có và lịch sử giao dịch để phục vụ tra cứu khi cần.
Ứng dụng chữ ký số trong hợp đồng dịch vụ và hợp đồng cộng tác viên là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giao kết, tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả quản lý. Đặc biệt, với những đơn vị thường xuyên làm việc với đối tác ở xa hoặc quản lý số lượng lớn cộng tác viên, việc chuyển sang hợp đồng điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích trong dài hạn.
Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp chữ ký số và phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp, đồng thời rà soát tính chất pháp lý của từng loại hợp đồng để bảo đảm quá trình giao kết được thực hiện an toàn, minh bạch và đúng quy định.