3 tiêu chí cơ bản mà nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng

Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đang trở thành từ khóa thu hút được rất nhiều sự quan tâm trong thời gian gần đây nhờ sự thành công trong triển khai thực tiễn cũng như sự phù hợp với xu hướng phát triển chung của toàn xã hội. Vậy để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Phần mềm hóa đơn điện tử
Future of internet UI concept of internet of things IOT

1. Những điều cơ bản về hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Cũng tại Điều 3 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ có giải thích thuật ngữ hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định thông qua phương tiện điện tử.

Như vậy tại Nghị định 119, khái niệm Hóa đơn điện tử đã được giải thích cụ thể hơn bao gồm các thao tác khi sử dụng. Kèm theo đó là giải thích cụ thể hơn về trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế đều được cho là hóa đơn điện tử

2. Những tiêu chí cơ bản mà đơn vị cung cấp dịch vụ cần đáp ứng

Các tổ chức, doanh nghiệp muốn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng nhiều tiêu chí được Tổng cục Thuế đưa ra. Trong đó, có 3 tiêu chí cực kì quan trọng mà doanh nghiệp cần phải lưu ý.

2.1. Tính pháp lý của doanh nghiệp

Để có thể được cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

2.2. Công nghệ được áp dụng trong hệ thống hóa đơn điện tử

Đây là tiêu chí quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể được chấp thuận cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho các đơn vị kinh doanh khác. Những tiêu chí về kỹ thuật mà đơn vị đó cần phải đáp ứng gồm có:

Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Thời gian bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm; có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua các loại thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của người sử dụng.
Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.

2.3. Những kĩ thuật viên hỗ trợ khách hàng

Bên cạnh tính pháp lý của doanh nghiệp, đội ngũ kỹ thuật viên của đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ cũng cần phải đáp ứng hai điều kiện cơ bản như sau:

Có nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24 giờ trong ngày để duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Kết luận

Như vậy, bài viết của Quanlytailieu.vn đã trình bày xong 3 tiêu chí mà một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng. Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.