Một số lưu ý khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu

Mặc dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thể thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc của kế toán khiến cho việc tạo lập, lưu trữ, gửi và hủy hóa đơn trở nên đơn giản, nhanh chóng và hoàn toàn được số hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần phải chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy, những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình chuyển đổi là gì để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hãy cùng quanlytailieu.vn tìm hiểu thông qua bài viết sau.

hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu
Ảnh minh họa

1. Cơ sở pháp lý

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn và có ký hiệu riêng gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

2. Lưu ý khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhiều trang

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang, tại Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục Thuế có nêu rõ: “phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

3. Có cần đóng dấu khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?

Về vấn đề hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có cần đóng dấu treo không, Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời doanh nghiệp như sau:

“Nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.”

Giải đáp này của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi cần thiết, tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy. Đồng thời hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Kết luận

Tóm lại, bài viết hôm nay của quanlytailieu.vn đã đi qua 3 ý chính gồm có:

1. Cơ sở pháp lý của việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Một số lưu ý khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhiều trang

3. Có cần đóng dấu khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?

Hy vọng rằng bài viết của đội ngũ phát triển nội dung chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả. Để được tư vấn thêm cũng như tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, các bạn vui lòng bình luận bên dưới bài viết.