Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được sử dụng phổ biến nhất hiện nay có điểm gì độc đáo? Bài viết hướng dẫn thực hiện xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice đơn giản nhất.
1. Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
EInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.
Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.
Các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Với trên 17 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.
>> Tham khảo: Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn trên Einvoice
Để đảm việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, người xuất hóa đơn cần phải hoàn tất mọi thủ tục thông báo phát hành cho hóa đơn điện tử và được sự chấp nhận của cơ quan thuế. Sau đó, bạn thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử theo hướng dẫn sau:
Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.
Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.
Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền đầy đủ 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.
Bước 3: Điền thông tin hóa đơn
Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền đầy đủ thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.
Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền đầy đủ tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.
Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.
Sau khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.
>> Tham khảo: Những điều cần biết về kiểm toán giá vốn hàng bán.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.
Thêm một ưu điểm nữa khi sử dụng hóa đơn phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice, ngay sau khi bạn nhấn xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cho khách hàng của doanh nghiệp theo phương thức Email hoặc SMS, tùy doanh nghiệp cài đặt.
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/