Mã nhận hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự đặc biệt, được gắn liền và duy nhất cho mỗi hóa đơn điện tử, nhằm mục đích tra cứu và xác thực thông tin theo quy định của pháp luật. Mã nhận hóa đơn có thể được in trên hóa đơn hoặc được gửi qua email cho người mua. Quý khách có thể lựa chọn những trang web uy tín để tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua mã nhận hóa đơn.
>> Tham khảo: Khoản thu nhập từ tiền lương thuộc đối tượng chịu thuế TNCN gồm những gì?
1. Tra cứu mã nhận hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế
Để tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã nhận hóa đơn trên trang web của Tổng cục Thuế, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.
- Bước 2: Nhập mã nhận hóa đơn điện tử và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.
Đối với trên cách tra cứu trên website thì bạn nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử (MST người bán; loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn).
Sau đó bạn nhập các thông tin về tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và Mã capcha xác nhận giao dịch vào ô tương ứng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Tra cứu mã nhận hóa đơn trên website nhà cung cấp
Để thực hiện tra cứu trên website nhà cung cấp hóa đơn điện tử, ví dụ như E-invoice. Quý khách thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập website einvoice.vn
- Bước 2: Di chuyển chuột vào nút “Tra cứu” trên website và nhấn vào nút “Tra cứu hóa đơn” và kiểm tra kết quả tra cứu.
- Bước 3: Đối với tra cứu trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn thì bạn nhận mã tra cứu hóa đơn điện tử gồm mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra vào các ô tương ứng.
- Bước 4: Nhận kết quả tra cứu mã nhận hóa đơn
Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin trạng thái xử lý hóa đơn là: Đã cấp mã hóa đơn.
Trong trường hợp thông tin về hóa đơn điện tử không hợp lệ, hệ thống sẽ gửi về thông báo với nội dung: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.
Như vậy, khi đã có mã nhận hóa đơn, quý khách hàng có thể sử dụng mã này để tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng trên các website như hoadondientu.gov.vn hoặc einvoice.vn.
>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn, kê khai thuế theo quy định giảm thuế tại Nghị định 180/2024/NĐ-CP.
3. Định dạng hóa đơn điện tử cần lưu ý
– Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
– Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
– Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
+ Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
– Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
>> Tham khảo: POL (Port of loading) trong xuất nhập khẩu và cách lựa chọn POL phù hợp.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/