Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng phần mềm Einvoice để lập quyết định phát hành hóa đơn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1. Quyết định phát hành hóa đơn là gì?
Tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC về khởi tạo hóa đơn điện tử có quy định: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Đồng thời, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử là một trong các giấy tờ phải có khi làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Cũng theo quy định tại Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung cần có của Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
– Phương tiện điện tử;
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
>> Tham khảo: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai được quy định thế nào?
2. Các bước lập quyết định trên phần mềm Einvoice
Theo quy định pháp luật hiện hành, kể từ ngày 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Soạn thảo Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Quyết định phát hành hóa đơn điện tử là giấy tờ quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Mẫu Quyết định phát hành hóa đơn điện tử sẽ do Bộ Tài chính ban hành. Sau đó doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế để tiếp nhận và xử lý.
Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm một số giấy tờ sau:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ở bước 1.
- Mẫu hóa đơn điện tử: Do đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp tự chuẩn bị.
- Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Bộ tài chính.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mẫu
Doanh nghiệp thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử theo mẫu, gửi mẫu hóa đơn điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
3. Một số tính năng nổi bật của app Einvoice
Theo đó, khi muốn xem báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp ngay trên điện thoại, kế toán doanh nghiệp chỉ cần mở app E-invoice và truy cập vào mục Thống kê.
Tại giao diện chính của chức năng này, tất cả các thông số về hóa đơn phát hành, tình hình sử dụng hóa đơn và trạng thái hóa đơn sẽ được hiển thị đầy đủ, vừa bao quát lại vừa vô cùng chi tiết thông qua các biểu đồ rất trực quan.
– Hóa đơn đã phát hành
Đây là mục sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất các thông số: Số hóa đơn đã phát hành trong năm, Số hóa đơn còn được sử dụng, Tổng tiền thuế trong năm và Giá trị hóa đơn phát hành trong năm của DN, tính tới thời điểm đang xem.
Không chỉ thể hiện qua con số rõ ràng mà biểu đồ biểu thị cũng rất trực quan, giúp bất kể ai khi nhìn vào đều có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin.
>> Tham khảo: Quy định mới về thuế TNCN.
– Tình hình sử dụng hóa đơn
Thông qua biểu đồ đường và các số liệu cụ thể, người dùng có thể dễ dàng nắm được tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp và dễ dàng so sánh sự biến động về số lượng hóa đơn sử dụng giữa các tháng trong năm với nhau.
Tại mục này, người dùng có thể nhấn chọn xem tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm hay 6 tháng cuối năm tùy muốn. Sau đó, hệ thống sẽ tự cập nhật dữ liệu từ trung bình, cao nhất và thấp rất rồi thực hiện vẽ biểu đồ cho người dùng dễ quan sát nhất.
– Trạng thái
Đây là mục sẽ tổng hợp tới người dùng tổng số liệu: Hóa đơn chưa phát hành, Hóa đơn thay thế, Hóa đơn xóa bỏ và Hóa đơn điều chỉnh của doanh nghiệp trong năm, tính đến thời điểm xem.
Dựa vào đây, kế toán doanh nghiệp có thể lên kế hoạch xúc tiến các hóa đơn phát hành và rà soát lại các lỗi xảy ra khi lập, xuất hóa đơn nhằm rút kinh nghiệm cho những lần sau.
>> Tham khảo: Hướng dẫn kế toán hạch toán truy thu thuế GTGT.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/