Cần lưu ý gì khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập khi hóa đơn đã gửi cho người mua; đã giao hàng hóa/dịch vụ, xảy ra sai sót; người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng lại phát hiện ra hóa đơn có sai sót.

1. Khái niệm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một loại chứng từ mà các kế toán sẽ cần đến khi phát hiện có lỗi sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử, cần phải tiến hành điều chỉnh.

2. Nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các biên bản điều chỉnh, thì loại biên bản này cũng cần phải đáp ứng đúng các yêu cầu cơ bản về nội dung theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể:

  • Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có ngày trùng khớp ngày với trên hóa đơn điều chỉnh.
  • Nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải thể hiện chi tiết: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; và nội dung điều chỉnh.
  • Biên bản điều chỉnh hóa đơn cần phải có ký điện tử của hai bên bán và mua phải lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Với những trường hợp bên mua không có chữ ký số thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận bằng giấy rồi ghi rõ sai sót, hai bên cũng cần ký sống vào văn bản này.

>> Tham khảo: Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử.

3. Những trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Với những trường hợp hóa đơn đã lập sai sót và cần phải điều chỉnh thì Bộ Tài chính đã quy định rõ tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

  • Hai bên bán và mua cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập thỏa thuận bằng phương thức văn bản có ghi rõ lỗi sai sót.
  • Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và cần ghi rõ các sai sót mắc phải, chẳng hạn như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…

Cuối cùng, sau khi đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh, hai bên mua và bán sẽ tiến hành kê khai hóa đơn đã điều chỉnh theo đúng pháp luật.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Hiện nay, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được áp dụng cho mọi loại hóa đơn như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,… khi các hóa đơn này xảy ra sai sót và cần phải điều chỉnh. Cụ thể hơn, nó sẽ áp dụng cho các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua; hoặc đã giao hàng hóa, đã cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

  • Những trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa kê khai thì kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật là xong.
  • Thông thường, với các trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót cần phải lập biên bản điều chỉnh thì phải lập luôn cả hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu là sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên bán và mua chỉ phải lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Ngoài ra, căn cứ vào biên bản điều chỉnh hóa đơn thì cả hai bên bán và sẽ sẽ phải kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, đồng thời các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/