Doanh nghiệp chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy khi nào?

Hóa đơn giấy hiện không phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện nay khi số lượng giao dịch mỗi ngày là rất lớn. Giải pháp hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống đã nhận được sự hưởng ứng từ đông đảo doanh nghiệp và theo quy định trong thời gian tới sẽ là bắt buộc. Vậy, thời điểm doanh nghiệp phải chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy là khi nào?

1. Hóa đơn là gì? Có mấy loại hóa đơn?

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.

Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

1.1. Phân loại dựa trên loại hình hóa đơn

Dựa trên loại hình hóa đơn, trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng 3 loại hóa đơn:

Trong đó, 2 loại hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in là hóa đơn giấy, trong khi đó, hóa đơn điện tử được khởi tạo bằng phần mềm và tuân thủ theo các quy định của Cơ quan Thuế để đảm bảo tính pháp lý.

Phân biệt các loại hóa đơn
Phân biệt các loại hóa đơn.

1.2. Dựa trên mục đích sử dụng hóa đơn

Nếu dựa trên mục đích sử dụng, hóa đơn được phân loại như sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Mặc dù hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mới so với các loại hình hóa đơn truyền thống, nhưng hóa đơn điện tử có đủ hành lang pháp lý để được sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh và đáp ứng tốt cho các mục đích sử dụng nêu trên.

2. Vì sao hóa đơn giấy không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay

Hóa đơn giấy truyền thống hiện đã không còn phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện nay bởi những bất tiện mà nó gây ra cho doanh nghiệp. Một số vấn đề khi quản lý hóa đơn giấy với số lượng lớn có thể kể đến như:

  • Lãng phí tài nguyên thiên nhiên: Mỗi năm, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây lãng phí tài nguyên rất lớn.
  • Lãng phí nguồn lực doanh nghiệp: Để lưu trữ số lượng hóa đơn khổng lồ đó trong vài năm để phục vụ công tác kiểm toán doanh nghiệp dẫn đến doanh nghiệp phải đầu tư thêm để lưu trữ, bảo quản và bù đắp chi phí nếu để mất hay hỏng hóa đơn.
  • Tốn thời gian: Hóa đơn giấy gây lãng phí nguồn lực xã hội cho những công việc như kiểm tra, tìm kiếm, kiểm kê… Những công việc đó hoàn toàn có thể tự động hóa trong bối cảnh công nghệ phát triển như hiện nay.
  • Khó khăn trong công tác quản lý thuế: Với hóa đơn giấy truyền thống, việc quản lý các hoạt động mua bán hóa đơn tương đối khó khă, tốn kém thời gian và chi phí.

Chính vì thế, để có thể phát triển kinh tế bền vững, các doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần sử dụng một công cụ mạnh mẽ hơn, tiện lợi, và tiết kiệm chi phí hơn. Hóa đơn điện tử ra đời nhằm đáp ứng những nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý tài liệu.

3. Khi nào doanh nghiệp chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy?

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định:

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Nói cách khác, đây là thời điểm thích hợp nhất để các doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử có những ưu thế rõ rệt so với hóa đơn giấy truyền thống. Những lợi ích và hình thức quản lý hóa đơn chứng từ này đem lại có thể kể đến như:

  • Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
  • An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
  • Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
  • Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

Vì vậy, hóa đơn điện tử đã trở thành sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.

5. Một số lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

  • Xây dựng phần mềm hóa điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn của Cơ quan Thuế.
  • Lựa chọn dịch vụ từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để tự xây dựng và duy trì hệ thống riêng, chính vì thế, việc sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba được phần lớn các doanh nghiệp lựa chọn.

Sau đây là một số tiêu chí để đánh giá về một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt để doanh nghiệp có thể tham khảo:

  • Đáp ứng các quy định về nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
  • Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng có chuyên môn tốt và hoạt động 24/7.
  • Có kinh nghiệm triển khai cho nhiều đối tác.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả, để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice hoặc đăng ký dùng thử miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/