Bài viết tổng hợp quy định về gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay, cách gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng nhanh chóng, chính xác nhất 2020 chính là doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đủ hồ sơ thông báo phát hành và nộp đúng cách.
Một bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đầy đủ sẽ bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở ở định dạng XML.
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ( Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).
>> Tham khảo: Tổng hợp những lưu ý cần biết về hóa đơn đầu vào.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
– Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
- Chữ ký số để ký điện tử (Token).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và thực hiện các bước sau:
- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
Chọn “Kết xuất XML”
Điền các thông tin theo mẫu hóa đơn điện tửn”.
Bước 2. Nộp File thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML
Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục “Tài khoản”. Chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.
- Đăng ký thêm tờ khai
- Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn File thông báo định dạng XML.
>> Tham khảo: Các loại hóa đơn được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word
Sau khi đã tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện “Tra cứu” tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.
Chọn File Word (File gộp cả bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn mục “Gửi phụ lục” để đính kèm File Word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra tình trạng phát hành. Truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ các thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp với Cơ quan Thuế.
Nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì kể từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm Thông báo phát hành hóa đơn. Cần lưu ý, doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất Thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Trường hợp các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần qua bước này.
2. Một số lưu ý khác
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định, lập thông báo phát hành hóa đơn và gửi đến hóa đơn và gửi đến chi cục thuế quản lý trực tiếp.
Việc thu hồi hóa đơn chưa thông báo phát hành áp dụng như sau:
- Nếu chưa khai thuế: Doanh nghiệp thu hồi lại số hóa đơn đã lập sau đó xuất hóa đơn mới cho khách hàng (sau 5 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn) sau đó thực hiện kê khai theo hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế: Doanh nghiệp lập công văn gửi cơ cơ quan thuế và nộp các khoản phạt theo quy định ở trên.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Đối với người mua, theo Khoản 2, Điều 1, Thông tư 10/2014/TT-BTC, trường hợp người bán chưa thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng, nếu hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã chấp hành quyết định xử phạt thì người mua được phép sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ và tính vào chi phí theo quy định.
Lưu ý: Khi nhận hóa đơn đầu vào, bên mua cần kiểm tra hóa đơn đã được bên phát thông báo phát hành hay chưa và có đúng là của bên bán không. Nếu kết quả không đúng thông tin của bên bán thì bên mua cần liên hệ lại bên bán để kiểm tra.
Đối với hành vi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể về mức phạt:
Phạt tiền từ 500.000 đồng – 1 triệu đồng: Khi sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
Phạt tiền từ 6 triệu đồng – 18 triệu đồng với các hành vi sau:
- Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực hiện khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ khai, nộp thuế.
- Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định: Áp dụng mức xử phạt theo Điều 28, Nghị định này hoặc Điều 16 và Điều 17 của Chương II Nghị định này.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn trước ngày nghiệm thu có bị coi là vi phạm không?
Cụ thể, theo Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng – 50 triệu đồng.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/