Hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy nhằm mục đích xác minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng quá khi vận chuyển. Bài viết tổng hợp các quy định về số lần được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy..
1. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy hợp pháp
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Cách đơn giản nhất để tải hóa đơn điện tử mà bạn muốn chuyển đổi về máy tính là bạn cần đăng nhập website einvoice.vn, chọn chức năng “TRA CỨU” trên giao diện trang chủ, tiếp đó tiến hành tra cứu hóa đơn mà bạn đang tìm kiếm để có thể tải xuống nhanh chóng.
Cụ thể, bạn cần nhập mã nhận hóa đơn (được cung cấp từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công), nhập tiếp mã kiểm tra rồi nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hóa đơn bạn cần tìm kiếm sẽ được hệ thống cho hiển thị. Tại đây, bạn chỉ cần kiểm tra để đó chắc chắn là HĐĐT mình cần rồi nhấn tải hóa đơn về ở “Dạng PDF”.
Bước 2: Tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về máy, bạn chỉ cần mở file này ra rồi nhấn lệnh in ra giấy A4 là đã có được ngay bản hóa đơn chuyển đổi mình cần.
>> Nội dung bạn có thể quan tâm: Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, hóa đơn đã in ra muốn đảm bảo tính hợp lệ thì người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử phải tuân thủ hai yếu tố sau:
- Hóa đơn đã in chuyển đổi phải được người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên.
- Hóa đơn đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.
3. Quy định về số lần được chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tuy nhiên chỉ được thực hiện 01 lần. Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Bên cạnh đó, người mua, người bán cũng được phép sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng điều kiện hóa đơn được phép chuyển đổi, điều kiện để hóa đơn có giá trị pháp lý và yêu cầu về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần chú ý lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, ổ cứng…hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/