Làm thế nào để giảm sai sót khi tạo lập hóa đơn

Việc xử lý hóa đơn lập sai hàng năm gây tốn thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Vậy giải pháp nào cho vấn đề sai sót xảy ra khi tạo lập hóa đơn của doanh nghiệp?

1. Hóa đơn là gì?

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó.

Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền.

Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử Einvoice.

2. Các loại hóa đơn

Hóa đơn có thể phân loại như sau:

  • Hóa đơn tự in
  • Hóa đơn đặt in
  • Hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in, đây là hai loại hóa đơn giấy đã rất quen thuộc với doanh nghiệp trong những năm qua nhưng hóa đơn điện tử hiện đang là hình thức hóa đơn mới.

Trong đó, hóa đơn điện tử có thể được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để khởi tạo:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn giấy sẽ được sử dụng đến bao giờ
Hóa đơn điện tử sẽ thay thế hóa đơn giấy truyền thống.

3. Những lỗi thường gặp khi tạo lập hóa đơn

Khi khởi tạo hóa đơn, một số lỗi thường phát sinh như:

  • Sai địa chỉ doanh nghiệp,
  • Sai mã số thuế.
  • Thiếu nội dung theo quy định về hóa đơn.

Những sai sót này tuy không lớn nhưng cũng gây mất thời gian và tốn kém chi phí để xử lý cho doanh nghiệp.

4. Hóa đơn lập sai thì xử lý thế nào?

Theo như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC , Điều 20 quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập như sau:

  • Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
  • Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
  • Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

5. Giải pháp để giảm thiểu sai sót khi lập hóa đơn

Để giảm thiểu các sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn, các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc quản lý hóa đơn chứng từ kế toán bằng phần mềm còn đem lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

  • Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
  • An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
  • Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
  • Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/