Hệ thống các siêu thị hàng ngày phải sử dụng số lượng hóa đơn khổng lồ và đây cũng là một gánh nặng cho công tác quản lý chứng từ kế toán. Bài viết tổng hợp một số ưu điểm của hóa đơn điện tử đối với các siêu thị.
1. Một số lợi ích của hóa đơn điện tử
Hệ thống siêu thị, chuỗi siêu thị luôn cần cung cấp đa dạng các loại hàng hóa để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Mỗi ngày, siêu thị, chuỗi siêu thị có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm mua sắm sử dụng dịch vụ.
Chưa kể, trong các dịp lễ tết, các siêu thị không ngừng tung ra nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn khiến lượng khách mua sắm tại các siêu thị, chuỗi siêu thị lại càng tăng cao.
Phải phục vụ lượng khách hàng lớn và liên tục như vậy, không ít siêu thị phải đối mặt với tình cảnh ùn tắc từng hàng dài trước quầy thanh toán. Khách hàng cảm thấy bất tiện và không hài lòng do phải chờ đợi quá lâu.
Nhiều trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm một bước đến phòng kế toán hay dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin và chờ để nhận hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Cả quy trình đó trong những dịp lễ có thể kéo dài đến hàng tiếng hay thậm chí khách hàng phải chờ một vài ngày mới lấy được hóa đơn.
Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tại các siêu thị càng trở nên đáng quan ngại hơn khi chúng được nhân lên ở quy mô của toàn chuỗi.
Ngoài việc quản lý, giám sát tình hình hóa đơn và kết quả kinh doanh của từng địa điểm, chủ chuỗi siêu thị hay công ty quản lý còn phải kiểm soát tình hình tổng thể của toàn chuỗi.
Việc trao đổi hóa đơn giữa siêu thị với khách hàng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn được thông báo cho khách hàng qua các phương thức điện tử, tiện lợi và chuyên nghiệp như Email, SMS… và khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn của mình nếu cần.
Với hóa đơn điện tử, thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và thông tin những lần mua hàng cũng sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần. Từ những thông tin được lưu trữ, siêu thị, chuỗi siêu thị có thể phân loại được khách hàng thân thiết, khách hàng VIP để từ đó có những chế độ hấp dẫn cũng như dành sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng như dịp sinh nhật, giáng sinh…
Số lượng hàng hóa lớn, xuất nhập nhiều tỉ lệ thuận với lượng hóa đơn gia tăng từng giờ, từng ngày của các siêu thị và chuỗi siêu thị. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, siêu thị và chuỗi siêu thị tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, đem lại hiệu quả trực tiếp cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Nguyên tắc xuất hóa đơn VAT cần tuân thủ.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển dữ liệu của mỗi siêu thị về văn phòng trung tâm để kiểm tra đối soát.
Việc tổng hợp thông tin cũng như báo cáo tài chính thực của mỗi siêu thị được hiển thị trực tiếp trên số liệu hóa đơn gửi lên văn phòng tổng.
Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại không có lý do nào mà các chủ doanh nghiệp của các chuỗi siêu thị lại trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể lựa chọn:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Về hồ sơ, doanh nghiệp đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối.
Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu.
Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.
Muốn tiến hành đúng cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần phải chuẩn bị đầu đủ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử thật đầy đủ, chuẩn chỉnh theo như quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Kiểm toán quốc tế là gì? Nội dung và vai trò của chuẩn mực kiểm toán quốc tế.
Thông thường, một bộ hồ sơ dùng để thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ những yêu cầu sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn mẫu được lấy từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn sử dụng, chẳng hạn như E-invoice.
Lưu ý rằng, cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử chỉ có thể tiến hành thuận lợi khi doanh nghiệp đã có chữ ký số để tiến hành ký điện tử.
Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ cho việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiến hành cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:
- Cách 1: Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
- Cách 2: Doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản giấy gửi thẳng tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cả hai cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đều đúng quy định pháp luật và được chấp thuận.
>> Tham khảo: Tra cứu mã số thuế TNCN như thế nào?
Trường hợp doanh nghiệp chọn chọn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì chỉ việc in ra Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử rồi ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ theo quy định là đã có thể gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tuy nhiên, việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở nên nhanh chóng, đơn giản, ít tốn công sức hơn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/