Hướng dẫn cách xử lý khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn

Trong thực tế, việc để mất hóa đơn không hiếm. Đây là một nhược điểm nghiêm trọng của phương thức quản lý hóa đơn truyền thống so với hóa đơn điện tử. Trong bài viết ngày hôm nay, quanlytailieu.vn xin gửi đến quý độc giả bài viết hướng dẫn cách thức xử lý khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn, các quy định điều chỉnh cũng như các hình thức xử phạt.

1. Những quy định về việc mất hóa đơn

Ảnh minh họa

1.1. Quy định về mất hóa đơn đầu ra

Khi xảy ra vi phạm cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu ra thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng. Điều này đã được quy định trong Khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP của Chính phủ. 

Cụ thể, mức phạt này sẽ áp dụng với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ (ngoại trừ hóa đơn mất, hỏng do thiên tai bất ngờ).

Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt hoặc có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, vẫn trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Lưu ý rằng, trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán sẽ không bị phạt tiền.

1.2. Quy định về hình thức phạt đối với mất hóa đơn đầu vào liên 2

Cũng theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính phủ quy định trường hợp cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng.

Cụ thể, tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính Phủ quy định phạt tiền từ 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Xử phạt này sẽ ngoại trừ trường hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do thiên tai bất ngờ, bất khả kháng.

Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt còn nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đầu vào liên 2  đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

Xử phạt mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Thông thường, bên thuê bên thứ 3 sẽ là bên phải chịu trách nhiệm và nhận xử phạt khi có vấn đề mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn liên 2 xảy ra. Mức xử phạt cũng giống như khi xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn liên 2, từ 4-8 triệu đồng.

2. Cách xử lý nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn

2.1. Doanh nghiệp cần phải làm gì khi mất hóa đơn đầu ra

Đối với trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu ra thì bạn cần xử lý như sau:

  • Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hóa đơn hay cháy, hỏng hóa đơn.
  • Hoặc khi có vấn đề cháy, hỏng, mất hóa đơn xảy ra, bạn cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kế toán), chọn “Hóa đơn” để báo mất hóa đơn theo mẫu báo cáo BC21/AC.

2.2. Doanh nghiệp cần xử lý thế nào nếu mất hóa đơn đầu vào liên 2

Đối với những trường hợp phát hiện mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì bạn cần xử lý như sau:

  • Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn đầu vào liên 2.
  • Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
  • Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
  • Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.

Kết luận

Tóm lại, bài viết hôm nay của đội ngũ phát triển nội dung của quanlytailieu.vn đã điểm qua những thông tin chính sau đây:

  1. Những quy định về việc mất hóa đơn
  2. Cách xử lý nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn

Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử cũng như đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/