Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến hơn trong xã hội nhờ những lợi ích tuyệt vời mà hình thức quản lý này đem lại cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý thuế và người tiêu dùng. Chính vì vậy, gần đây chúng tôi đã nhận được rất nhiều thắc mắc đến từ độc giả trong cả nước về thủ tục hủy hóa đơn điện tử như thế nào. Bài viết hôm nay của quanlytailieu sẽ tổng hợp tất cả những thông tin mà bạn cần biết về hủy hóa đơn điện tử.
1. Quy định về hủy hóa đơn điện tử
Một trong những quy định quan trọng nhất về hóa đơn điện tử trong đó có những quy định về hủy hóa đơn điện tử như thế nào là Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể, thủ tục tiến hành với các trường hợp hủy hóa đơn đã được quy định rất rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
2. Khi nào được hủy hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây phải tiến hành hủy hóa đơn:
- Các hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Tổ chức, hộ, cá nhân đã được quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế). Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Ngoài ra, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.
Lưu ý rằng, các hóa đơn dù được quy định trong trường hợp phải hủy nhưng nếu là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Còn đối với hóa đơn viết sai:
- Nếu hóa đơn chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai và không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
- Nếu hóa đơn đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.
3. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Cũng theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại các diễn biến sự việc đã xảy ra trong toàn bộ quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện việc hủy, đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng in, phát hành hóa đơn gặp sai sót khi in ấn, khởi tạo và không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ.
Cần phân biệt giữa biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn vì đây là 2 loại biên bản hoàn toàn khác nhau. Biên bản thu hồi hóa đơn sử dụng khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần phải lập hóa đơn và phát hiện sai sót. Và sau khi đã kết thúc giao dịch, họ sẽ cùng nhau tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc để bên bán nhận lại hóa đơn sai và lập một hóa đơn khác thay thế.
4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Hiện nay, mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2019 dành cho các trường hợp hủy hóa đơn được đính kèm trong phần Phụ lục của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Bạn có thể tham khảo mẫu sau đây:
5. Quy trình để hủy hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Trước tiên, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn
Các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Riêng các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót xảy ra.
Theo đó, hồ sơ hủy hóa đơn đối với các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
- Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy; phương pháp hủy.
Theo quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Kết luận
Tóm lại, bài viết của quanlytailieu hôm nay đã trình bày những nội dung chính gồm:
- Quy định về hủy hóa đơn điện tử
- Khi nào được hủy hóa đơn điện tử
- Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
- Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
- Quy trình để hủy hóa đơn điện tử
Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến cho quý độc giả những thông tin giá trị. Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử cũng như đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/