Hướng dẫn ký số trên hóa đơn điện tử

Hướng dẫn ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số là một trong những tiêu thức trên hóa đơn điện tử. Để ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước được mô tả trong bài viết sau.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số tương tự như chữ ký truyền thống, đều có vai trò xác nhận cam kết của tổ chức hay cá nhân nào đó. Người kí xác nhận phải chịu trách nhiệm trong văn bản đã ký và không chối bỏ được. Tuy nhiên, chữ ký số được thể hiện dưới hình thức khác, bằng cách dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi cá nhân, tổ chức sẽ có một cặp khóa (key pair) bao gồm một khóa công khai gọi là Public Key và một khóa bí mật gọi là Private Key.

  • Public key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
  • Private key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng được dùng để tạo chữ ký số.
  • Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

2. Quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán cũng được Bộ Tài chính quy định trong điểm đ, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Cụ thể:

  • Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; còn nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
  • Với người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
  • Với những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán và người mua thì sẽ được áp dụng theo quy định tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Các bước sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, một số trường hợp không cần tiêu thức chữ ký số gồm có:

  • Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
  • Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ.
  • Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc chữ ký số.
  • Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.
  • Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức chữ ký số cũng không bắt buộc.

3. Các bước ký số trên hóa đơn

Để ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị usb có chữ ký số

Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.

Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

  • Chữ ký số phải còn hiệu lực.
  • Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
  • Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.

>> Tham khảo: Kê khai thuế GTGT hàng hóa nhập khẩu.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.

Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.

Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.

Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).

Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.

Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.

Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.

Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.

Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.

Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/