Hóa đơn đầu vào có thể được lưu trữ thế nào? Có mấy cách để lưu trữ? Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.
Sử dụng Excel là phương pháp được nhiều kế toán sử dụng khi lưu trữ hóa đơn đầu vào và nhiều công việc khác. Sau khi nhận hóa đơn, kế toán có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Sử dụng Excel cũng là một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông dụng.
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen làm việc của hầu hết kế toán hiện nay: Sử dụng Excel thường xuyên.
- Có thể thực hiện tra cứu, dễ dàng phân loại theo nhà cung cấp, ngày mua hàng hóa, dịch vụ,…
Hạn chế:
- Nhập tay dữ liệu thường dễ bị sai sót, bị thừa hoặc thiếu hóa đơn.
- Mất nhiều thời gian đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng hóa đơn phát sinh thường xuyên.
- Tốn nhiều công sức khi kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
>> Tham khảo: Phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy.
2. Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu bằng file ảnh
Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.
Hạn chế:
- Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.
- Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện:
- Đảm bảo đầy đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được khi có yêu cầu.
- Nội dung trên hóa đơn điện tử:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán và người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế.
Về nội dung hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn điện tử đầu vào cần đảm bảo các nội dung:
- Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ.
- Người mua hàng, người bán hàng.
- Chữ ký và đóng dấu của người bán.
Lưu ý:
Chữ viết trên hóa đơn điện tử đầu vào: Thể hiện bằng tiếng Việt có dấu. Trường hợp cần sử dụng ngoại ngữ thì chữ nước ngoài phải được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay phía dưới phần chữ tiếng Việt, phải để cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
>> Tham khảo: Thời hạn nộp báo cáo tài chính.
3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc. Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, hiểu rõ được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc áp dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý bảo mật thông tin doanh nghiệp, Ban lãnh đạo THAISONSOFT đã cho triển khai xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
ISO/IEC 27001:2013 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và Ủy ban Điện kỹ thuật Quốc tế (IEC) hợp tác xây dựng trên toàn cầu, giúp kiểm soát tổng thể và hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của các doanh nghiệp, đồng thời ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến với tài sản của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Sau khoảng 2 tháng xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu, vượt qua những vòng kiểm tra, đánh giá gắt gao về tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, THAISONSOFT đã chính thức nhận được Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ Tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD Việt Nam vào ngày 27/2/2020.
Việc đạt được chứng nhận này và vận hành theo đúng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 sẽ góp phần củng cố thêm sức mạnh bảo mật cho loạt giải pháp phần mềm của THAISONSOFT trong lĩnh vực dịch vụ công: Hải quan điện tử Ecus, hóa đơn điện tử E-invoice, kê khai thuế điện tử eTAX, bảo hiểm xã hội điện tử eBH và văn phòng điện tử CloudOffice; đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của các doanh nghiệp khách hàng đã tin tưởng THAISONSOFT trong nhiều năm qua: CocaCola, Toyota, Yamaha, Big C, Aeon Mall, Grab, DHL, Golden Gate, Honda…
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/