Hướng dẫn sử dụng một số tính năng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice

Einvoice là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Vì thế, nhiều doanh có nhiều thắc mắc về tính năng của phần mềm này trước hạn chuyển đổi bắt buộc tới đây. Bài viết sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp sử dụng một số tính năng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice.

1. Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice

2. Quản lý người sử dụng

– Để thực hiện chức năng Quản lý người sử dụng, bạn vào menu Hệ thống chọn 6. Quản lý người sử dụng

– Bạn nhấn vào nút Quản lý nhóm để thực hiện phân quyền nhóm. Chương trình hỗ trợ người quản trị thiết lập tài khoản người sử dụng và phân quyền sử dụng theo 3 nhóm chính có sẵn:
Nhóm Quản trị (quyền quản trị toàn bộ hệ thống), Nhóm Xuất hóa đơn (quyền được xuất và in
hóa đơn), Nhóm Xem hóa đơn (chỉ được xem thông tin).

– Nếu bạn muốn lập nhóm mới theo nhu cầu của doanh nghiệp mình, bạn có thể nhấn vào nút
Thêm mới, để thêm nhóm mới:

– Bạn nhập tên nhóm và tích vào ô Hiển thị. (Trường hợp bạn muốn giữ nhóm mình lập cố định, ko thể bị xóa đi, bạn tích vào ô Hệ thống, nhóm bạn vừa lập sẽ sử dụng trên toàn hệ thống và bạn không thể xóa được nữa.) Sau đó bạn nhấn nút Ghi để lưu lại nhóm bạn vừa lập.

– Tiếp đó bạn trỏ chuột vào nhóm cần phân quyền và nhấn nút Phân quyền nhóm, chương trình sẽ hiển thị danh sách tất cả các quyền cụ thể và chi tiết:

– Bạn chỉ cần trỏ chuột vào quyền mà bạn muốn phân cho nhóm đó, sau đó ấn nút để đưa từng quyền sang danh sách quyền, ấn để đưa tất cả danh sách quyền, ấn để trả về quyền không muốn phân nữa, ấn để trả lại tất cả các quyền, sau đó, bạn tích chọn các thao tác mà bạn muốn cho phép nhóm đó sử dụng theo từng quyền.

Ví dụ: Bạn phân quyền cho nhóm đó được lập hóa đơn giá trị gia tăng, nhưng bạn chỉ muốn nhóm đó lập mới hóa đơn mà không được xuất hóa đơn. Bạn tích chọn vào các ô Thêm, Sửa, Xóa và bỏ tích chọn ở ô Xuất hóa đơn. Sau khi đã thiết lập xong hết các quyền cần thiết, bạn nhấn nút

Ghi để lưu lại thông tin.

– Trên giao diện Quản lý ngƣời dùng, bạn nhấn nút Thêm mới để thêm người dùng mới:

– Bạn nhập vào các thông tin cần thiết, hoặc chọn thông tin từ combo xổ xuống, sau đó nhấn nút Ghi để lưu lại:

– Người quản trị có thể tạo tài khoản mới, đổi mật khẩu, xóa các tài khoản sử dụng đã tồn tại, phân lại các quyền sử dụng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Nhật ký người dùng

Để xem lại nhật ký người dùng, bạn vào menu Hệ thống, chọn “7. Nhật ký ngƣời dùng”.

Bạn có thể chọn xem nhật ký theo dạng cây hoặc dạng bảng.

4. Đổi mật khẩu truy nhập

Để đổi mật khẩu cho tài khoản của mình, bạn vào menu Hệ thống và chọn “2. Đổi mật khẩu truy
nhập”Sau đó, bạn nhập thông tin mật khẩu cũ và nhập mật khẩu mới 2 lần, sau đó nhấn nút Thực hiện để
lưu lại mật khẩu.

5. Thiết lập tham số dữ liệu

Để thiết lập tham số dữ liệu cho phần mềm, bạn vào menu Hệ thống và chọn “5. Thiết lập tham số
dữ liệu”.

Sau đó, bạn tích chọn các thông tin bạn muốn thiết lập.

Chọn xong các thông tin cần thiết, bạn nhấn nút Ghi để lưu lại.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/