
Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Trường hợp làm mất hóa đơn đầu vào liên 2, dù là bên bán hay bên mua làm mất thì hai bên cần xử lý theo các bước sau:
1. Quy trình xử lý khi mất hóa đơn đầu vào đúng quy định
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc
Trong biên bản ghi nhận sự việc cần ghi chú rõ ràng liên 1 của người bán khai và nộp thuế trong tháng nào. Sau đó hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu lên trên biên bản.
>> Tham khảo: Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như thế nào?
Bước 2: Bên bán chụp liên 1 hóa đơn gửi cho người mua
Người bán cần chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận người đại diện pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế.
Bước 3: Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Ở bước này, bên nào làm mất hóa đơn thì bên đó làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn để gửi cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể làm trên phần mềm HTKK bằng cách: Vào phần hóa đơn => Chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC), điền đầy đủ các thông tin, kết xuất file XML sau đó nộp qua mạng như nộp Tờ khai thuế GTGT.
Như vậy, doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào vẫn được khấu trừ thuế nếu đáp ứng điều kiện tại Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC. Đồng thời khi làm mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào áp dụng theo quy định mới, kế toán cần lưu ý về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã hợp lệ hay chưa. Đồng thời nếu hóa đơn có sai sót, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý như sau:
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu
– Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung
– Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
>> Tham khảo: Thủ tục chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice
Căn cứ theo Điều 25. Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt mất hóa đơn trước khi thực hiện thông báo phát hành:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn thời hạn từ 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 1-4 triệu đồng nếu khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm 1-5 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, không có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 4-8 triệu đồng đối với một trong các hành vi:
- Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn 6 ngày trở lên, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.
- Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Kế toán doanh nghiệp cần lưu ý: Đối với bên bán thì liên 2 là liên giao cho khách hàng nhưng đối với bên mua thì liên 2 là hóa đơn đầu vào. Căn cứ theo Khoản 2, Khoản 3 và Khoảng 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Nếu bên bán làm mất hóa đơn liên 2
- Phạt 4-8 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn chưa lập.
- Phạt 3-5 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn đã lập, trong quá trình sử dụng người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, không tình tiết giảm nhẹ.
Nếu bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2
Trường hợp làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 trong quá trình sử dụng:
- Phạt 3-5 triệu đồng nếu bên mua có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 4-8 triệu đồng nếu không có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 5-10 triệu đồng nếu làm mất trong thời gian lưu trữ.
>> Tham khảo: Phương pháp tính thuế TNCN rút gọn đối với thu nhập từ tiền lương tiền công.
Nếu bên thứ ba làm mất hóa đơn đầu vào liên 2
Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với bên bán thì bên bán là đối tượng xử phạt. Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với bên mua thì bên mua là đối tượng xử phạt.
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc. Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/