Lập bảng kê hóa đơn bán hàng như thế nào?

Hướng dẫn lập bảng kê hóa đơn bán hàng

Bài viết giải đáp doanh nghiệp một số lưu ý và quy định để lập bảng kê hóa đơn bán hàng. Hy vọng rằng bài viết này sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Khái niệm hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là tài liệu chuyển quyền sở hữu hàng hóa từ người này sang người khác. Nó được sử dụng trong các tình huống mà chủ sở hữu cũ vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa.

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

  • Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra
  • Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
  • Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
  • Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;

Lưu ý khi xuất hóa đơn

>> Tham khảo: Hồ sơ khai thuế ban đầu.

Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;

Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư (www.hapi.gov.vn) và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng

Quy định về hóa đơn bán hàng

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế theo đặc điểm, mẫu mã, chủng loại hàng hóa riêng của người bán nhưng cần đảm bảo các nội dung chính như sau:

  • Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế.
  • Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
  • Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì cần có thêm tiêu thức “thuế suất GTGT”, “tiền thuế GTGT”. Tổng số tiền thanh toán chưa có thuế GTGT đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

Lưu ý:

  • Nội dung bảng kê cần phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng… năm” và có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.
  • Nếu bảng kê nhiều hơn 1 trang thì phải được đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Bảng kê cuối cùng phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.
  • Số bảng kê phát hành phải phù hợp với số liên trên hóa đơn và phải được lưu trữ kèm với hóa đơn để phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế khi cần thiết.
  • Người bán và người mua thực hiện quản lý, lưu trữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục thuế hướng dẫn việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang. Theo hướng dẫn, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại lập kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra bản giấy, nếu phần danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn điện tử thì công ty thực hiện tương tự như trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn được thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.

Trong đó, công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn:

  • Có cùng số hóa đơn như trang đầu.
  • Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu.
  • Mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
  • Ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y”. X là số thứ tự các trang và Y là tổng số trang của hóa đơn.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/