Hóa đơn điện tử xác thực đang ngày càng trở nên phổ biến và dần thay thế hóa đơn giấy trong nền kinh tế. Vậy doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì khi chuyển từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực?
1. Một số khái niệm cơ bản
Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp được cơ quan Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực
Đối với loại hóa đơn này, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử.
2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực
Doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định trước khi sử dụng loại hóa đơn này gồm có:
- Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
- Có chứng thư số (chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp) theo quy định của pháp luật và còn hiệu lực.
- Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
- Có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định với cơ quan Thuế.
3. Lợi ích đối với doanh nghiệp khi sử dụng
3.1. Giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả
Hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều loại chi phí như:
- In ấn.
- Vận chuyển.
- Bảo quản.
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn.
Những doanh nghiệp phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ hình thức quản lý với hóa đơn điện tử. Từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.
Hóa đơn xác thực được tạo lập, phát hành, thông báo, sử dụng theo quy định như hóa đơn giấy, được Tổng cục Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực, do vậy có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy do doanh nghiệp tự in hoặc do cơ quan Thuế in.
3.2. Tiết kiệm thời gian tra cứu hóa đơn
Thông qua mã xác thực trên hóa đơn, doanh nghiệp (khách hàng) có thể tra cứu, kiểm tra được thông tin của hóa đơn. Số hóa đơn xác thực là số định danh duy nhất, không bị trùng lặp.
3.3. Tránh làm giả hóa đơn
Giải pháp quản lý chứng từ kế toán này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng kẻ xấu làm giả hóa đơn của doanh nghiệp vì để lập được hóa đơn, cần phải có chữ ký điện tử ký trên hóa đơn.
Chữ ký điện tử này lại do các tổ chức có uy tín và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam cung cấp cho doanh nghiệp.
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/