Với hóa đơn giấy truyền thống, những rủi ro mất mát hóa đơn chứng từ trong quá trình lưu trữ và vận chuyển đến cho khách hàng xảy ra phổ biến. Để giảm những rủi ro kể trên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để lưu trữ và quản lý hóa đơn an toàn và hiệu quả hơn nhiều. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý khi để mất hóa đơn, chứng từ kế toán.
1. Vì sao doanh nghiệp không nên để mất hóa đơn?
Mức phạt cảnh cáo sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong những hành vi vi phạm sau:
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (ngoại trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập HĐ khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
>> Có thể bạn quan tâm: Tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng
Mức phạt này sẽ áp dụng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (là liên hóa đơn giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý rằng, trong trường hợp này, bên mua nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.
Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối
Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong các hành vi sau đây:
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý, trong trường hợp này, nếu bên mua làm mất, mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cũng sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.
>> Tham khảo: Quy định sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử.
Phạt tiền lên đến 10 triệu đồng
Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.
Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1.1, 1.2, 1.3 đã nêu ở bên trên.
Ngoài ra, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng HĐ do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Cách xử lý khi doanh nghiệp để mất hóa đơn
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, cách thức xử lý hóa đơn đã mất sẽ được áp dụng như sau:
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:
– Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất HĐ số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng HĐ.
Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng HĐ theo mẫu báo cáo BC21/AC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu vào liên 2 thì kế toán doanh nghiệp có thể tiến hành cách xử lý như sau:
– Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hay cháy hỏng HĐ đầu vào liên 2. Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
– Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
– Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/