Quản lý hóa đơn chứng từ hiệu quả hơn với phần mềm Einvoice

Việc quản lý hóa đơn giấy theo phương thức truyền thống hiện đang bộc lộ nhiều điểm yếu. Chính vì thế, trong thời gian tới đây, các doanh nghiệp sẽ phải thay đổi phương thức quản lý với phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối cơ sở dữ liệu đến Cơ quan Thuế.

1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn

Hoá đơn được hiểu là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Hóa đơn giấy đã được sử dụng trong nền kinh tế trong một thời gian dài. Vì thế, để thay đổi thói quen sử dụng hóa đơn giấy hiện đã không còn thực sự phù hợp và bộc lộ nhiều nhược điểm vẫn là một vấn đề phức tạp.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong những năm vừa qua, lượng hóa đơn giấy được in mỗi năm tăng lên nhanh chóng theo số giao dịch kinh tế hàng ngày. Mỗi năm, các doanh nghiệp phải sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn.

Sự phát triển này cũng đem lại nhiều bất lợi cho doanh nghiệp như:

  • Bảo quản lượng lớn hóa đơn trong thời gian dài cũng tốn kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
  • Rủi ro mất mát, hỏng và thất lạc hóa đơn là rất lớn.
  • Tốn thời gian tra cứu, kiểm kê, lập báo cáo hàng tháng, quý, năm.

Bên cạnh đó việc sử dụng một lượng lớn tài nguyên để làm giấy in hóa đơn cũng gây hao phí tài nguyên thiên nhiên rất lớn.

Đối với cơ quan Thuế, hóa đơn giấy khó kiểm soát dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp mua bán, khai khống số lượng sử dụng hóa đơn nhằm mục đích chuyển giá, trốn thuế, né thuế hay các hoạt động rửa tiền rất khó kiểm soát và gây thất thoát cho ngân sách nhà nước.

Chính vì vậy, với sự ủng hộ của đông đảo doanh nghiệp và sự nỗ lực trong nhiều năm của Cơ quan Thuế, trong năm 2020, tất cả các doanh nghiệp sẽ buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được quản lý trên phần mềm có kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế.

2. Phần mềm Einvoice là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được phát triển bởi Công ty Thái Sơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được phát triển bởi Công ty Thái Sơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…..

Doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử từ phần mềm E-Invoice của Thái Sơn còn được hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế và các tiện ích khác khi lập hóa đơn.
E-Invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN..

3. Những tính năng của Einvoice

3.1. Tính năng cơ bản

  • Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
  • Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
  • Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
  • Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
  • Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

3.2. Tính năng nâng cao

  • Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
  • Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý
  • Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7
  • Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức
  • Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
  • Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

Như vậy, có thể thấy quản lý hóa đơn với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Kết luận

Quý độc giả có nhu cầu được tư vấn hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/