Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vì từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng.
1. Ký tự trên hóa đơn điện tử
Quy định mới về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;
- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
>> Tham khảo: Kê khai hóa đơn đầu vào cần lưu ý gì?
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Hoá đơn điện tử đã và đang tiếp tục khẳng định sức mạnh tuyệt đối của mình so với hoá đơn truyền thống, tạo bước đột phá mạnh mẽ trong thời đại công nghệ 4.0. Tinh gọn về thủ tục giấy tờ, giúp các doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng giảm thiểu tối đa những công đoạn rườm rà, tránh được mọi rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất.
Hoá đơn điện tử xác thực có nhiều lợi ích, trong số đó không thể không nhắc tới độ an toàn, chính xác gần như tuyệt đối của hoá đơn điện tử xác thực. Đây là loại hoá đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, vì thế hoá đơn này không thể làm giả. Trong khi hoá đơn giấy viết tay thường dễ xảy ra sai sót như: viết sai tên, tuổi, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá….gây ra những phiền toái không đáng có. Việc xử lý những sai sót này cũng rất phức tạp và tốn nhiều thời gian.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Xử lý sai sót ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Vì vậy, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào áp dụng theo quy định mới, kế toán cần lưu ý về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã hợp lệ hay chưa. Đồng thời nếu hóa đơn có sai sót, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu
- Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung
- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
>> Tham khảo: Kiểm toán nội bộ là gì?
Trên đây là một số thông tin cập nhật về hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử. Kế toán có thể căn cứ để xác định hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, cập nhật các quy định mới để đảm bảo sử dụng hóa đơn hợp pháp.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/