Quy định xuất hóa đơn với các khoản bồi thường của doanh nghiệp

Hóa đơn với các khoản bồi thường

Hóa đơn đối với các khoản bồi thường của doanh nghiệp được quy định thế nào? Hy vọng rằng bài viết sau đây sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý doanh nghiệp.

1. Hóa đơn là gì? Nội dung hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán đã quá quen thuộc với hoạt động của doanh nghiệp. Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

Cần lưu ý rằng, theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:

Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

  • Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
  • Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
  • Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:

Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Thuế GTGT với sản phẩm phần mềm máy tính.

2. Quy định các khoản bồi thường của doanh nghiệp

Các khoản bồi thường cần xuất hóa đơn

Theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 219/2013/TT-BTC, các trường hợp tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền, tiền lương, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng và một số khoản thu tài chính khác thì xử lý như sau:

  • Cơ sở kinh doanh thu tiền về: Lập các chứng từ thu theo quy định.
  • Cơ sở kinh doanh chi tiền: Căn cứ vào mục đích chi tiền để lập chứng từ chi tiền.
  • Trường hợp bồi thường bằng hiện vật (hàng hóa, dịch vụ): Cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn và kê khai, nộp thuế GTGT tương tự như với bán hàng hóa, dịch vụ thông thường. Bên nhận bồi thường thực hiện kê khai, nộp thuế theo đúng quy định.
  • Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận tiền của tổ chức, cá nhân để thực hiện dịch vụ cho tổ chức, cá nhân như sửa chữa, bảo hành, quảng cáo, khuyến mại thì phải kê khai, nộp thuế theo đúng quy định.

Nếu tiền bồi thường để bảo hành, sửa chữa, quảng cáo, khuyến mại thì phải lập hóa đơn với các khoản bồi thường trên.

Như vậy, theo các quy định trên:

  • Nếu nhận tiền bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thì không cần phải lập hóa đơn, chỉ cần lập phiếu thu, phiếu chi.
  • Nếu khoản tiền doanh nghiệp nhận về để phục vụ cho các mục đích như: Bảo hành, sửa chữa, quảng cáo, khuyến mại thì cần phải lập hóa đơn và kê khai thuế, nộp thuế.
  • Nếu khoản bồi thường được thay thế bằng hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp cũng cần phải lập hóa đơn và kê khai thuế như khi bán hàng.

Ví dụ minh họa: Công ty A và công ty có ký hợp đồng bảo hiểm với hình thức bồi thường bằng tiền. Khi phát sinh rủi ro bảo hiểm, công ty A phải bồi thường cho công ty B bằng tiền theo quy định của pháp luật. Công ty B không phải kê khai, nộp thuế GTGT đối với số tiền bồi thường bảo hiểm nhận được.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Giải pháp quản lý hóa đơn chứng từ trong doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian cho kế toán:

  • Giảm thủ tục hành chính: Thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.

Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:

– Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ

– Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…

– Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.

  • Hóa đơn điện tử  giải quyết hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.
  • Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử giải quyết vấn đề về lưu trữ lâu dài. Khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.

Kết luận

Như vậy, bài viết đã giải đáp thắc mắc về quy định xuất hóa đơn với các khoản bồi thường của doanh nghiệp.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/