
Doanh nghiệp khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần chú ý những quy định gì? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào?
Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫ n cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).
- File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Đối với thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo ngay các quy định về lưu trữ hóa đơn trong Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.
Theo quy định thì hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài ra, từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử. Để thuận tiện cho việc truy cập văn bản pháp luật áp dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tham khảo danh sách các Thông tư, Nghị định sau:
– Các Thông tư mới nhất về hóa đơn do Bộ Tài Chính ban hành:
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, hướng dẫn cụ thể về lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022.
– Các Nghị định mới nhất do Chính Phủ ban hành:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
– Các Luật do Quốc hội ban hành:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định việc quản lý các loại thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
>> Tham khảo: Nhiệm vụ của kế toán thuế trong doanh nghiệp.
– Một số Quyết định, Công văn:
- Quyết định 206/QĐ-BTC về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Quyết định số 1421/QĐ-BTC Công bố Danh mục báo cáo định kỳ trong lĩnh vực thuế thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính.
- Công văn số 5113/TCT-CS ngày 27/12/2021 hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử.
- Công văn số 2054/TCHQ-GSQL ngày 03/6/2022: Thời điểm phát hành hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu.
2. Quy định điều kiện lưu trữ hóa đơn
Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32, Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Để việc lưu trữ được hiệu quả, tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất dữ liệu hóa đơn, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt đến từ các nhà cung cấp uy tín.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng.
Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/