Trường hợp hóa đơn đã được người bán lập theo đúng quy định nhưng người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì cần xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc
Biên bản sự việc cần thể hiện rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu.
Hóa đơn đỏ, hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Đây được hiểu là loại chứng từ có giá trị pháp lý nhằm thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
>> Tham khảo: Các bước để kê khai thuế TNDN.
Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC, có thể làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp.
Phần mềm HTKK có nghĩa là HỖ TRỢ KÊ KHAI, là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế dành cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế. Đây là phần mềm do Tổng cục thuế phát triển mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kê khai thuế miễn phí đồng thời có thể in ra các tờ khai có mã vạch đính kèm khi cần thiết. Phần mềm HTKK đem đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
– Tối giản các thủ tục kê khai và nộp thuế
Theo quy trình đóng thuế trước đây, kế toán sẽ phải đến cơ quan thuế nhà nước có địa điểm tại địa phương để làm các thủ tục kê khai chứng từ và nộp thuế. Quy trình cũ này làm mất nhiều thời gian của kế toán doanh nghiệp bởi thời gian chờ và hoàn thiện thủ tục pháp lý. Từ khi có sự tham gia của phần mềm HTKK, kế toán có thể bỏ qua quy trình trên và hoàn thiện các công đoạn một cách đơn giản hơn rất nhiều.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Giảm thiểu chi phí in ấn
Với các thủ tục kê khai thuế cũ, các chứng từ hóa đơn đều phải in ra giấy trình ký, và nộp lưu trữ giấy tờ. Với phần mềm HTKK, việc khai báo thuế online không yêu cầu bản cứng của tờ khai nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí in ấn cũng như giấy tờ.
– Tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và cán bộ thuế nhà nước
Việc khai báo online qua mạng giúp các tổ chức giảm thiểu được thời gian di chuyển, chờ đợi, điền viết tay các giấy tờ. Các cán bộ thuế giảm thời gian giải quyết vấn đề nhờ mọi dữ liệu đã rõ ràng.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm.
Bước 3: Gửi bản sao hóa đơn cho người mua
Người bán sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký, đóng dấu trên bản sao và gửi cho người mua. Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn đỏ này kèm với biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kiểm toán và kê khai thuế.
Lưu ý: Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn:
Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:
- Khai báo quá thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Không khai báo hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/