Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm rút ngắn thời gian giao dịch, giảm chi phí và tăng tính thuận tiện khi ký kết. Tuy nhiên, giao dịch điện tử xuyên biên giới có thể phát sinh nhiều vấn đề pháp lý liên quan đến giá trị của chữ ký điện tử, xác định danh tính người ký, pháp luật áp dụng, lưu trữ dữ liệu và giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp cần đánh giá các rủi ro này trước khi ký để bảo đảm quyền lợi và khả năng thực thi hợp đồng. Cùng Quản lý tài liệu tìm hiểu thông tin ngay bài viết dưới đây nhé.
Hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới.
1. Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử có hợp pháp không?
Về nguyên tắc, hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
Cụ thể, theo Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2023 nêu rõ hợp đồng điện tử được công nhận giá trị pháp lý:
| Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng |
Tuy nhiên, đối với giao dịch có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần xem xét pháp luật Việt Nam mà còn phải xác định pháp luật của quốc gia đối tác và điều ước quốc tế có liên quan. Đây là yếu tố quan trọng quyết định hợp đồng và chữ ký điện tử có được công nhận, thực thi tại nước đối tác hay không.
2. Những rủi ro pháp lý khi ký hợp đồng điện tử xuyên biên giới
Trên thực tế, việc ký hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới có thể gặp nhiều rủi ro nếu không được kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ đúng các quy định về giao dịch điện tử. Một trong những rủi ro thường gặp nhất đó là rủi ro về chữ ký điện tử.
2.1. Rủi ro về xác thực chữ ký điện tử
Không phải mọi loại chữ ký điện tử đều có mức độ công nhận giống nhau tại các quốc gia. Khi ký hợp đồng thương mại điện tử với các đối tác nước ngoài, chữ ký điện tử và chứng thư chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài đảm bảo giá trị pháp lý và được công nhận tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Ai là người trực tiếp ký hợp đồng? Người ký có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp cho hay không?
- Chữ ký điện tử được cấp bởi tổ chức nào? Chữ ký có thể kiểm tra, xác thực hay không?
- Chữ ký có đáp ứng yêu cầu của pháp luật Việt Nam khi giao kết hợp đồng?
Nếu không xác định được chủ thể ký hoặc thẩm quyền ký, hợp đồng có thể gặp khó khăn khi sử dụng làm căn cứ pháp lý nếu tranh chấp.
2.2. Các rủi ro thường gặp khác
Rủi ro về bảo mật dữ liệu.
Các rủi ro phổ biến khác có thể gặp bao gồm rủi ro về pháp luật, rủi ro về bảo mật dữ liệu hay rủi ro về tính toàn vẹn của hợp đồng.
- Rủi ro về pháp luật áp dụng
Hợp đồng xuyên biên giới thường liên quan đến ít nhất hai hệ thống pháp luật. Nếu hợp đồng không quy định rõ luật điều chỉnh, các bên có thể tranh chấp về việc áp dụng pháp luật Việt Nam hay pháp luật nước ngoài.
Do đó, hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới nên xác định rõ các vấn đề về luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng được ưu tiên (thông thường hợp đồng sẽ sử dụng song ngữ), quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Ngoài ra, các nội dung liên quan đến điều kiện sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng hay các rủi ro về vận chuyển, địa điểm và thời điểm giao kết cũng cần quy định rõ.
- Rủi ro về bảo mật dữ liệu
Hợp đồng thương mại thường chứa thông tin về giá, khách hàng, sản phẩm, tài khoản và điều khoản kinh doanh. Trong trường hợp lộ thông tin kinh doanh có thể dẫn đến các thiệt hại về kinh tế, uy tín cho doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng nền tảng điện tử không bảo đảm an toàn có thể làm phát sinh nguy cơ mất dữ liệu hoặc truy cập trái phép.
- Rủi ro về tính toàn vẹn của hợp đồng
Sau khi ký, nội dung hợp đồng cần được bảo đảm không bị sửa đổi trái phép. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu bản PDF mà không có dữ liệu xác thực chữ ký hoặc lịch sử giao dịch, việc chứng minh tài liệu có bị thay đổi hay không sẽ khó khăn hơn.
Giải pháp ký điện tử cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng, phát hiện thay đổi dữ liệu sau khi ký, đồng thời có thể xác thực chữ ký. Các yếu tố khác như ghi nhận thời gian ký, lưu vết giao dịch hay lưu trữ hợp đồng an toàn cũng cần được đảm bảo.
Ngoài ra, các vấn đề về bảo mật tài khoản, phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu, lưu trữ và kiểm soát quyền truy cập cũng cần được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3. Giải pháp hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng xuyên biên giới?
Giải pháp hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát trước khi ký, trong đó tập trung vào 5 vấn đề:
- Một là, xác minh đối tác và người ký: Kiểm tra tư cách pháp nhân, người đại diện và thẩm quyền ký kết.
- Hai là, xác định rõ văn bản pháp lý áp dụng: Thỏa thuận rõ luật điều chỉnh và cơ chế giải quyết tranh chấp.
- Ba là, sử dụng chữ ký số an toàn: Ưu tiên chữ ký điện tử có khả năng xác thực, bảo đảm tính toàn vẹn và được công nhận theo pháp luật liên quan.
- Bốn là, lưu lại hợp đồng và dấu thời gian: Doanh nghiệp không chỉ lưu hợp đồng mà cần lưu cả dữ liệu xác thực chữ ký, lịch sử giao dịch và các phiên bản liên quan.
- Năm là, quy định rõ phương thức giải quyết tranh chấp: Có thể lựa chọn tòa án hoặc trọng tài và xác định rõ địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng nếu cần thiết.
Giao dịch xuyên biên giới có thể gặp rất nhiều các vấn đề phát sinh. Hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới cần chú ý và quy định rõ các trường hợp bất khả kháng đến từ tình hình chính trị, kinh tế-xã hội, pháp luật, hay thiên tai, hỏa hoạn.
Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao hơn liên quan đến xác thực dữ liệu, pháp luật áp dụng, bảo mật và chứng cứ điện tử. Để hạn chế rủi ro và tranh chấp, doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách người ký, lựa chọn phương thức ký phù hợp, quy định rõ luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp, đồng thời lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch. Việc chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng điện tử ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính an toàn pháp lý, bảo vệ quyền lợi và nâng cao khả năng chứng minh, thực thi hợp đồng khi giao dịch với đối tác nước ngoài.