Dưới đây, bài viết sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách tra cứu hóa đơn điện tử chỉ với mã nhận hóa đơn trên phần mềm E-invoice – phần mềm hóa đơn điện tử hiện phổ biến nhất trong cách doanh nghiệp FDI.
Bước 1: Truy cập website einvoice.vn
Để truy cập vào trang web của E-invoice, tại trình duyệt đang sử dụng, bạn truy cập vào địa chỉ: https://einvoice.vn/.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.
Những tính năng cơ bản của Einvoice có thể kể đến như:
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan.
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đang được sử dụng cực kì phổ biến trong khối doanh nghiệp Việt Nam và khối doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tại giao diện chính của trang web E-invoice, bận nhấn chọn chức năng “TRA CỨU”.
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn hàng khuyến mại.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Bước 3: Nhập mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra để tra cứu hóa đơn
Ngay sau đó, giao diện “Nhập thông tin tra cứu” sẽ được hiển thị. Tại đây bạn cần điền đầy đủ thông tin của hóa đơn muốn tra cứu vào các ô tương ứng:
+ Nhập mã nhận hóa đơn;
+ Nhập mã kiểm tra được cung cấp bởi hệ thống;
+ Nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để tiến hành tra cứu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngay sau đó, hóa đơn cần tra cứu sẽ được hiển thị. Khi này, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thông tin trên hóa đơn hoặc tải về máy nếu muốn.
Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:
Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…
Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định
Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:
Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
>> Tham khảo: Công ty PTCN Thái Sơn là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn.
Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/