Doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử cần tuân thủ nguyên tắc nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Kê khai thuế GTGT cần tuân thủ nguyên tắc nào?
1. Nguyên tắc lập và quản lý hóa đơn chứng từ
Căn cứ theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, gồm cả các trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hay để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp hàng hóa sử dụng luân chuyển nội bộ để tiếp tục cho quá trình sản xuất, xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
– Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm lập cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn ủy nhiệm cần đảm bảo:
+ Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
+ Việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản, thể hiện đầy đủ các nội dung hóa đơn ủy nhiệm: Thời gian ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn.
2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Tuy nhiên, theo Nghị định mới nhất về hóa đơn chứng từ, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được lùi sang ngày 01/07/2020. Theo đó, nội dung chính của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP xoay quanh những quy định sau:
- Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử;
- Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời hạn quy định.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong Nghị định mới ban hành này, Chính Phủ cũng cũng khẳng định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ chính thức chấm dứt hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Sau đó, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ sẽ được tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hiện nay, app E-invoice được hỗ trợ trên cả hai nền tảng hệ điều hành thông dụng, thịnh hành nhất, đó chính là Android và IOS.
Do đó, người dùng chỉ cần phải mở chợ ứng dụng CH Play (nền tảng Android) hoặc App Store (nền tảng IOS) trên điện thoại của mình; gõ từ khóa “Einvoice” hoặc “Einvoice – Hóa đơn điện tử” trên thanh công cụ để tìm kiếm; nhấn vào app E-invoice rồi chọn tải về, rất đơn giản.
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành phương thức hóa đơn phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp.
Lý do không chỉ bởi quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử của pháp luật hiện hành mà còn bởi khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích lớn hơn hẳn như khi dùng hóa đơn giấy:
– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian lập, xuất hóa đơn mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh.
– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí hóa đơn: Giấy, in ấn,…
>> Tham khảo: Cách tính thuế thu nhập cá nhân xe ôm công nghệ.
– Quy trình lập, xuất hóa đơn điện tử cũng được rút gọn hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.
– Các rủi ro về hóa đơn sẽ được xóa bỏ: cháy, mất, hỏng, thất lạc hóa đơn,… như khi sử dụng hóa đơn giấy.
– Hạn chế tối đa rủi ro khi xuất hóa đơn điện tử nhờ hệ thống đồng bộ dữ liệu thông minh trên phần mềm hóa đơn điện tử.
– Tăng tính bảo mật cho dữ liệu hóa đơn doanh nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp áp dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có áp dụng công nghệ bảo mật hàng đầu Blockchain như E-invoice của ThaisonSoft.
Thông minh, tiện ích là vậy song việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:
– Người dùng chỉ có thể tạo lập, truy cập kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khi có máy tính hoặc laptop.
– Ngoài thời gian đăng nhập, người dùng nhiều khi phải chờ đợi máy tính, laptop khởi động, có trường hợp khá mất thời gian.
– Trường hợp kế toán doanh nghiệp nghỉ phép đột xuất hay công tác xa, rất dễ dẫn tới gián đoạn trong tạo lập hóa đơn của DN.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.
– Các nhà quản lý, lãnh đạo bắt buộc phải luôn mang theo laptop thì mới có thể xem hóa đơn, kiểm tra hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
Nhằm khắc phục những tồn tại trên, gia tăng tối đa trải nghiệm tiện ích cho người dùng, ThaisonSoft đã không ngừng nghiên cứu và trở thành một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên tạo ra ứng dụng hóa đơn điện tử phiên bản di động.
Theo đó, người dùng khi tải app E-invoice sẽ có thể dễ dàng lập, xuất hay kiểm tra hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi, ngay trên thiết bị điện thoại di động có kết nối mạng Internet của mình.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/