Quy định về hóa đơn hợp pháp và cách nhận biết

Quy định về hóa đơn hợp pháp

Doanh nghiệp khi lập hóa đơn cần chú ý những quy định nào để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn? Bài viết được thực hiện bởi quanlytailieu.vn, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp.

1. Thế nào là hóa đơn hợp pháp?

Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

  • Gồm đầy đủ các thông tin:
    • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
    • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
    • Tổng số tiền thanh toán;
    • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
    • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
    • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
    • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
    • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử
    • Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
    • Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
    • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  • Định dạng hóa đơn điện tử: theo quy định của Bộ Tài chính
  • Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn, các đơn vị kinh doanh cũng cần lưu ý thêm rằng:

– Đối với hóa đơn GTGT (tự in, đặt in, điện tử) để đảm bảo tính hợp pháp, bắt buộc phải được thông báo phát hành trước khi sử dụng;

– Đối với hóa đơn bán hàng (hóa đơn mua trực tiếp) để đảm bảo tính hợp pháp, bắt buộc phải mua ở Chi cục thuế, Cục thuế theo như quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn 2 loại thuế suất.

2. Dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp pháp

Thế nào là hóa đơn không hợp pháp?

Theo Điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính có quy định: “Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Tại Khoản 9, 10 của Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp đã được quy định như sau:

– “9. Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

–  “10. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Như vậy, từ các quy định trên, hóa đơn không hợp pháp sẽ bao gồm các trường hợp sau:

– Hóa đơn giả. Các hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành bởi tổ chức cá nhân khác, hoặc in và khởi tạo trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

– Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng. Các hóa đơn sử dụng nhưng chưa được thông báo phát hành hóa đơn.

– Hóa đơn hết giá trị sử dụng. Các hóa đơn sử dụng khi tổ chức, doanh nghiệp đã thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn; hóa đơn bị mất sau khi làm thông báo phát hành và được báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; tổ chức, doanh nghiệp ngừng sử dụng mã số thuế.

– Hóa đơn lập khống, sai thực tế kinh doanh. Các hóa đơn lập khống, không có đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định pháp luật, nội dung các liên không trùng khớp, thông tin trên hóa đơn sai so với thực tế của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: LOI trong xuất nhập khẩu là gì?

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

5/5 - (1 bình chọn)