Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, thay thế toàn diện Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi trước đó, đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ sang hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Bên cạnh các quy định về thời điểm lập hóa đơn, đối tượng sử dụng và nội dung bắt buộc, một nội dung chuyển tiếp quan trọng được quy định tại Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liên quan đến biên lai giấy. Theo đó, từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo đúng trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Đây không chỉ là quy định kỹ thuật về xử lý chứng từ tồn kho mà còn là bước cuối cùng trong lộ trình loại bỏ hoàn toàn chứng từ giấy, thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong quản lý thuế, phí, lệ phí.
1. Cơ sở pháp lý và nội dung cụ thể của quy định
Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ về xử lý chuyển tiếp như sau:
Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026. Từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Đồng thời, tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.
Quy định này áp dụng đối với các tổ chức thu phí, lệ phí, cơ quan nhà nước và các đơn vị liên quan còn tồn kho biên lai giấy. Đây là lộ trình linh hoạt hơn so với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế – loại hóa đơn này đã hết giá trị sử dụng ngay từ ngày 01/7/2026 và phải tiêu hủy theo quy định ngay sau khi Nghị định có hiệu lực.
Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục tiêu hủy. Sau khi thực hiện tiêu hủy, tổ chức, đơn vị phải gửi Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn, biên lai giấy (theo mẫu quy định) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, đồng thời lưu hồ sơ theo quy định. Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và ứng dụng định danh quốc gia.
2. Mục đích và ý nghĩa của quy định
Quy định tiêu hủy biên lai giấy từ 01/01/2027 nhằm hoàn tất quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực chứng từ thu phí, lệ phí. Trong nhiều năm qua, biên lai giấy (tự in hoặc đặt in) vẫn được sử dụng song song với hình thức điện tử, tạo ra sự không đồng bộ trong quản lý dữ liệu, tăng chi phí in ấn, lưu trữ và tiềm ẩn rủi ro về thất thoát, làm giả chứng từ.
Việc bắt buộc tiêu hủy và chuyển sang biên lai điện tử mang lại nhiều lợi ích:
- Minh bạch và chống thất thu: Dữ liệu biên lai điện tử được truyền nhận trực tiếp với cơ quan thuế theo định dạng chuẩn (thường là XML), giúp cơ quan quản lý theo dõi real-time, giảm gian lận.
- Giảm chi phí hành chính: Doanh nghiệp và tổ chức không còn phải in, bảo quản, vận chuyển biên lai giấy; tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn và kho bãi.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Tích hợp với hệ thống quản lý thuế hiện đại, hỗ trợ đối soát tự động, giảm sai sót thủ công.
- Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia: Góp phần thực hiện Đề án 06 và các mục tiêu số hóa dịch vụ công của Chính phủ.
Đối với các tổ chức thu phí, lệ phí (như đơn vị thu phí cầu đường, phí môi trường, lệ phí trước bạ…), đây là thời điểm buộc phải hoàn thiện hệ thống biên lai điện tử nếu chưa chuyển đổi đầy đủ.
3. Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai giấy
Theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và các quy định liên quan, quy trình tiêu hủy biên lai giấy cơ bản gồm các bước:
- Kiểm kê và lập danh mục: Tổ chức rà soát toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng (theo số seri, loại biên lai), lập biên bản kiểm kê chi tiết.
- Thông báo với cơ quan thuế (nếu cần theo quy định cụ thể): Một số trường hợp phải thông báo trước khi tiêu hủy.
- Thực hiện tiêu hủy: Áp dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức khác đảm bảo biên lai không thể sử dụng lại được thông tin, số liệu trên đó. Việc tiêu hủy phải có sự chứng kiến của hội đồng hoặc người có thẩm quyền theo quy định nội bộ và pháp luật.
- Lập biên bản tiêu hủy: Ghi rõ thời gian, địa điểm, phương pháp, số lượng, loại biên lai đã tiêu hủy, thành phần tham gia.
- Gửi thông báo kết quả: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiêu hủy, gửi Thông báo kết quả tiêu hủy đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu quy định. Đồng thời lưu trữ hồ sơ (biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy, thông báo…) theo quy định của pháp luật về kế toán và lưu trữ.
Lưu ý: Biên lai đã lập (đã sử dụng) được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán khi hết thời hạn lưu trữ. Biên lai là vật chứng của vụ án thì không được tiêu hủy mà xử lý theo quy định tố tụng.
4. Khuyến nghị cho tổ chức, đơn vị liên quan
Để chuẩn bị tốt cho mốc 01/01/2027, các tổ chức sử dụng biên lai giấy cần thực hiện ngay các công việc sau:
- Rà soát tồn kho: Kiểm kê chính xác số lượng biên lai giấy còn lại, phân loại theo loại và số seri để lập kế hoạch sử dụng hết trước ngày 31/12/2026 nếu có thể.
- Chuyển đổi sang biên lai điện tử: Đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 254 và Thông tư 91; lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ uy tín, đảm bảo định dạng chuẩn dữ liệu và kết nối với hệ thống của cơ quan thuế.
- Xây dựng quy trình nội bộ: Ban hành quy chế về kiểm kê, tiêu hủy và lưu trữ hồ sơ liên quan để tránh sai sót khi thực hiện.
- Đào tạo nhân sự: Tập huấn cho bộ phận kế toán, thu ngân về quy trình mới và trách nhiệm pháp lý.
- Theo dõi hướng dẫn chi tiết: Thường xuyên cập nhật các công văn hướng dẫn của Cục Thuế và Bộ Tài chính về mẫu biểu, thủ tục cụ thể.
Việc chậm trễ hoặc không thực hiện tiêu hủy đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính theo Nghị định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, chứng từ. Ngoài ra, việc tiếp tục sử dụng biên lai giấy sau ngày 31/12/2026 sẽ không còn giá trị pháp lý.
Kết luận
Quy định “Từ 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy” tại Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là dấu mốc quan trọng khẳng định quyết tâm của Nhà nước trong việc hoàn thiện hệ thống chứng từ điện tử. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn là cơ hội để các tổ chức nâng cao hiệu quả quản trị, giảm chi phí và hội nhập sâu hơn vào nền quản lý số hiện đại.
Các đơn vị liên quan cần chủ động chuẩn bị từ sớm, tận dụng giai đoạn chuyển tiếp còn lại của năm 2026 để hoàn tất việc sử dụng biên lai giấy tồn kho và chuyển đổi sang hình thức điện tử. Chỉ khi thực hiện đúng và đầy đủ, tổ chức mới đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tận dụng tối đa lợi ích từ công cuộc chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế và chứng từ.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/