Chuyển đổi hóa đơn điện tử để đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Hóa đơn điện tử góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ngày nay, trải nghiệm khách hàng là công cụ hàng đầu để xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, cho cá nhân và tổ chức. Chính vì thế, các doanh nghiệp không ngừng chạy đua để tối ưu trải nghiệm khách hàng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí mà còn là công cụ nâng cao trải nghiệm khách hàng khi có thể nhận hóa đơn và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi.

1. Dễ dàng gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức gửi hóa đơn cho khách hàng: gửi trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức trung gian.

Với các gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn ngay tại phần mềm đến địa chỉ Email của khách hàng. Về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên từ trước. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký của cả 2 bên lại cho bên bán. Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử cũng phải được thỏa thuận trước giữa hai bên.

Tổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hàng hoặc kế toán chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của donh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán thì cần phải ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có đầy đủ chữ ký. Căn cứ theo quy định, người bán có trách nhiệm gửi thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua.

2. Tiết kiệm chi phí quản lý hóa đơn

Hàng năm, Việt Nam sử dụng đến hơn 4 tỷ hóa đơn và sẽ còn tiếp tục gia tăng cùng sự phát triển của nền kinh tế. Chính vì thế, hóa đơn giấy gây lãng phí rất nhiều tài nguyên để sản xuất giấy, bảo quản, thay thế, cũng như các chi phí ẩn khác. Theo Tổng cục Thuế, hiện nay xu hướng ở nhiều quốc gia trên thế giới phát triển mô hình hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng 2 mục tiêu:

  • Thứ nhất, hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như: Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.
  • Thứ hai, tiết giảm thủ tục hành chính Thuế thông qua việc rút gọn các thủ tục đăng ký phát hành, báo cáo tình hình sử dụng, lập bảng kê hóa đơn; ngăn chặn và kiểm soát việc sử dụng hóa đơn giả để trốn thuế.

Từ năm 2011, để chuẩn bị cho việc thực hiện thí điểm hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã đầu tư máy móc, trang thiết bị, nâng cấp hệ thống đường truyền internet, hợp tác chặt chẽ với các hãng cung cấp giải pháp phần mềm để hoàn thiện ứng dụng; đồng thời xây dựng quy trình thủ tục hướng dẫn doanh nghiệp và cơ quan Thuế tham gia truyền, nhập dữ liệu; xuất, hủy hóa đơn và lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Áp dụng hóa đơn điện tử

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn thu hồi hóa đơn điện tử có sai sót.

Tính đến thời điểm hiện nay đã có trên 200 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực: Hàng không, Ngân hàng, Điện lực, Viễn thông… sử dụng hóa đơn điện tử và bước đầu đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Theo tính toán của Trung tâm Tín dụng quốc gia thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, hàng tháng Trung tâm ước tính phải mất 200 đến 300gram giấy để in ấn hóa đơn, phí chuyển phát hóa đơn hàng tháng cũng rất lớn, có những hóa đơn giá trị nhỏ, chỉ hơn 20.000đ nhưng phí chuyển phát cũng xấp xỉ giá trị của hóa đơn (khoảng 17.000 đồng/lần chuyển).

Nói cách khác, hóa đơn điện tử sẽ giảm đáng kể chi phí xã hội và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Việt.

3. Tra cứu hóa đơn bất cứ lúc nào

Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện ở hai địa chỉ:

  • Website tra cứu được cung cấp bởi Tổng Cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
  • Tra cứu thông tin trên cổng thông tin của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trước kia, việc tìm kiếm hóa đơn, kiểm toán doanh nghiệp rất mất thời gian và dễ sai sót. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông tin bất cứ lúc nào.

Một ví dụ cụ thể là hóa đơn điện tử áp dụng trong lĩnh vực cung cấp điện lực. Tại PC Vĩnh Phúc hiện nay đang quản lý bán điện cho hơn 205 nghìn khách hàng, trong đó hơn 18 nghìn khách hàng kinh tế và gần 188 nghìn khách hàng dân sự. Chính vì vậy, PC Vĩnh Phúc đã đẩy mạnh ứng dụng CNTT, triển khai thành công lộ trình phát triển lưới điện thông minh để nâng cao độ tin cậy cung cấp điện phục vụ phát triển KT-XH và đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh. Những chủ trương này của công ty đã được lãnh đạo ngành, tỉnh Vĩnh Phúc và khách hàng ghi nhận, đánh giá cao. Điều này đã giúp nâng cao hiệu quả quản lý cũng như trải nghiệm khách hàng.

Kết luận

Ngoài ra, Quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và cách đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/