Chuyên mục: Quản lý tài liệu

Tài liệu điện tử – Những ưu thế vượt trội và sự thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại

Tài liệu điện tử – Những ưu thế vượt trội và sự thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại

Xã hội loài người đã bước vào thiên niên kỷ thứ III cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ. Cùng với điều đó là những bất ổn về chính trị đang diễn ra ở một số nơi trên thế giới. Nhưng, ngay cả trong bối cảnh như vậy thì thành tựu của khoa học công nghệ cũng thật ấn tượng và có ảnh hưởng ngày càng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở mọi quốc gia. Thật khó có thể hình dung một cơ quan, một công sở hay một xí nghiệp nào hiện nay hoạt động lại thiếu những chiếc máy tính, không kết nối internet, không giao dịch qua hộp thư điện tử… Công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội và không gì có thể dừng bước sự phát triển của nó. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức mới.

1. NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chống, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau:

– Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động.

– Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong môi trường thông tin chung nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống.

2. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con người cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn. Bên cạnh những ưu thế vượt trội khi sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ. Những thách thức đó là:

+ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH

– Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường ảo. Khác với tài liệu giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. Tài liệu điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau. Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ. Thứ nhất – để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính điện tử. Thứ hai – luôn có nguy cơ hủy hoại toàn bộ tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm).

– Tính pháp lý của tài liệu: Tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vần đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nếu đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì vớ tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm. Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập. Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điệnn tử có giá trị như tài liệu giấy. Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng. Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này). Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể được chuyển giao cho người khác…

Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử cũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử. Nếu đối với tài liệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là duy nhất. Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bản chính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị là bản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên. Như vậy, vấn đề chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử. Rõ ràng đây là một thách thức rất lớn khi xét về tính pháp lý của tìa liệu điện tử.

– Tính an toàn thông tin: Văn bản điện tử việc đảm bảo an toàn thông tin là cao hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối vợi dự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tình an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

+ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tấm gương phán ảnh trung thực và toàn diện nhất về sự phát triển của đất nước và xã hội là tài liệu lưu trữ. Mỗi một quốc gia coi đây là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận. Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nói chung và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng.

Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ phòng lưu trữ quốc gia. Để đảm bảo lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, người ta chỉ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu. Vấn đề chỉ là ở chỗ diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng. Tuy nhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Tài liêụ điện tử mang theo mình những giá trị nổi trội hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu này cũng đang đặt trước công tác lưu trữ hiện đại những vấn đề cần giải quyết cấp bách. Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra cho nền hành chính quốc gia cũng là những vấn đề mà công tác lưu trữ đang phải đối mặt. Đó là:

– Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử. Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau. Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ. Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của công nghệ điện tử. Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự không tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con người khi không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước.

– Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Đây là chương trình phần mềm được cấp cho người sử dụng trong một thời hạn nhất định (thường là 3 đến 5 năm). Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử dụng.

– Vấn đề an toàn thông tin: Đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính và công tác lưu trữ. Có thể bảo vệ nguồn thông tin điện tử bằng những chương trình bảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khả năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của hacker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin.
– Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử.

Có thể nói, Diện mạo của hoạt động văn bản trong công tác hành chính đã được thay đổi nhờ sự ra đời của tài liệu điện tử. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế của tài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng – chúng cho tài liệu điện tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội – đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ.

Nguồn (Tài liệu Hội thảo Khoa học Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

Xem thêm các chuyên trang:

quản lý công văn

quản lý công việc

phần mềm quản lý văn bản

quản lý văn thư

quản lý hồ sơ

Quy trình quản lý Tài liệu điện tử hướng tiếp cận từ doanh nghiệp

Quy trình quản lý Tài liệu điện tử hướng tiếp cận từ doanh nghiệp

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và mạng viễn thông cũng như Internet nên xu hướng số hóa, điện tử hóa là tất yếu của tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội. Dù vậy, công nghệ thông tin cũng chỉ là phương tiện mô phỏng lại một cách hiệu quả công việc của người quản lý. Nói một cách khác vẫn là con người quyết định chứ không phải là cái máy nào dù là hoàn hảo nhất. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi muốn nói tiếp cận việc quản lý tài liệu điện tử từ nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

Trên quan điểm như vậy chúng tôi ghi nhận một số vấn đề như sau:

1. Xác định nguồn tư liệu

Tài liệu điện tử theo quan niệm chỉ là những bản giấy có chữ, có ảnh hay những băng, đĩa ghi âm, ghi hình, thư điện tử đã được số hóa. Điều đó dễ hiểu vì là tư liệu đã được số hóa nhưng trước hết vẫn phải ứng xử như là nguồn tư liệu. Tuy nhiên, bằng khen, chứng chỉ, bằng cấp, logo, slogan, các bức ảnh chụp sự kiện, nó cũng ở dạng bảng in nhưng nhiều khi lại không được quản lý như văn bản; Huy chương, huy hiệu, cúp, kỷ niệm chương, cờ thành tính, cờ biểu tượng, quà lưu niệm, mẫu sản phẩm cũng như vậy. Thường mọi người coi nó là hiện vật nên thường quản lý theo kiểu phòng truyền thống, nhà bảo tàng mà không được quản lý như là thông tin của tư liệu. Đồng nghĩa với việc là nó không nằm trong phạm trù số hóa thành thông tin điện tử. Phòng truyền thống, nhà bảo tàng chỉ là cách để tái sử dụng hiện vật mang tin mà thôi.Nó không thể thay thế việc quản lý, lưu trữ thông tin được.Quản lý hiện vật khác quản lý hiện vật khác quản lý thông tin mà hiện vật đó biểu kiến.

Lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quán lý và lưu trừ cũng là một vấn đề. Các tổ chức hiện nay thường chỉ quan tâm đến các văn bản có số, có dấu, có chữ ký. Tuy nhiên, ngoài hệ thống văn bản cỏ  đầy đủ các yếu tố về thế thức như trên, cần phải quản lý tất cả các  lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu cùa tổ chức. Vỉ vậy mọi vật phẩm mang tin, bất kể giá trị hiện vật, mọi lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý  lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử. Sự phát triển của mạng Internet và xu hướng của điện toán đám mây cần được cân nhắc tân dụng tối đa.

2. Hình thức thông tin

Hình thức thông tin cần được phân loại theo cách ghi nhận ngay luồng thông tin phát sinh. Nó có thể là loại chữ, loại ảnh, loại hình độhg !(video, TV).

Nó cũng được định dạng ở các cấu trúc file khác nhau khi số hóa thành file. Chúng ta không thể từ chối bất cứ cấu trúc file nào của thông tin phát sinh nhưng cũng cần có lựa chọn chuẩn để bảo đảm tính thống nhất cao và thuận tiện khi đưa vào cơ sở dữ liệu. Tùy yêu cầu, bước xử lý tiếp theo có thể chuyển đổi về một cấu trúc thống nhất.

Vào sâu nữa, ta nói đến cấu trúc diễn đạt thông tin. Người ta thường nói đến mẫu, ví dụ điển hình như mẫu văn bản. Việc diễn đạt theo mẫu thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, bảo đảm tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có nguyên tắc thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.

Đối với một doanh nghiệp, có nhất thiết mọi văn bản trao đổi nhau đều phải bắt đầu từ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” hay không? Theo tôi, Quốc hiệu chỉ áp dụng với những văn bản mang tính pháp lý với bên ngoài, còn hầu hết là không cần, chỉ cần cấu trúc diễn đạt để trao đổi thông điệp hiệu quả. Trách nhiệm của đối tượng có liên quan đến tài liệu cũng là một vấn đề. Với bản giấy thì thường là chữ ký, con dấu, nơi gửi, nơi nhận…Trong tài liệu điện tử có thể là chữ ký điện tử hoặc cấu trúc ghi nhận các đối tượng có liên quan.

Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề nữa cần quan tâm. Nếu không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ cũng làm khó cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin. Ở đây có cả vẩn đề phiên âm, bị lúng túng bởi thói quen, cách viết cũng như chính tả theo quy định. Chúng ta cũng không thế từ chối ngôn ngữ tiến hóa do xu hướng truyền đạt thông tin nhanh và biểu cảm của giới trẻ hiện nay, tương lai còn biến hóa hơn nữa.

3. Phương thức thu nhận thông tin

Khi có được thông tin quá trình quản lý  lưu trữ tài liệu sẽ bắt đầu. Nếu có được ở dạng chưa số hóa thì sẽ chuyển sang bước tiếp để số hóa cho ra tài liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Việc chúng ta phải tính đến là giao nhận online. Nó sẽ đến bằng phương thức nào cũng như các đặc tính liên quan đến phương thức đó buộc chúng ta phải có các cách khác nhau để đón nhận những thông tin đó.

Trong thực tế và đặc biệt là xu hướng thông tin điện tử trên môi trường mạng, cần phải lo việc lấy thông tin chủ động, thay vì việc lấy thông tin thụ động theo phương pháp truyền thống. Phương pháp lấy thông tin chủ động cũng là cả một vấn đề của tài liệu điện tử.

4.Ghi nhận tài liệu

Kinh điển của ghi nhận tài liệu là sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến nếu được quan tâm thì cả các tài liệu đã được số hóa cũng được ghi nhận ở các loại sổ này. Tuy nhiên tài liệu còn vận động qua các khâu phân phối, xử lý, lưu trữ. Cách quản lý văn thư truyền thống thường không có ghi nhận của các bước tiếp theo.

Cách ghi nhận kinh điển ở sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến thường bảo đảm tính duy nhất cùa tài liệu mặc dù trên đó cũng có cả mã hóa chức năng liên quan đến tài liệu đó. Việc ghi nhận thêm một vài thuộc tính nào đó hay cà trích yếu tài liệu thực ra vẫn không đủ để tái sử dụng sau này. Các ghi nhận theo vết hành trình tài liệu chi là biến thể cùa tài liệu. Để lưu trữ và tái sử dụng tài liệu thì ghi nhận tài liệu phải dựa trên phân loại thuộc tính của tài liệu. Đây là vấn đề khoa học nghiêm túc mà dường như lâu nay chưa được quan tâm đúng mức.

Việc ghi nhận tài liệu theo cách mã hóa đã được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc thư viện. Thời đại điện tử, cơ hội cho phép người ta đòi hỏi xem xét đến nhiều thuộc tính hơn như ở thư viện truyền thống. Cần có nguyên tắc để thiết kế và phát triển bộ mã này.

Cách hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số và chữ, có thể là tập hợp số thuần túy, có thể hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó.Quy trình làm việc chắc chẳn sẽ có nhiều khác biệt với trước đây.

5. Phân phối tài liệu

Khi phân phối tài liệu sẽ có những yếu tố liên quan như: Người quyết định, đổi tượng liên quan, luồng thông tin, phương tiện trao đổi tin, bảo mật thông tin. Phân phối tài liệu điện tử tưởng chừng dễ hơn phân phối tài liệu ở dạng vật lý. Với người dùng thì dễ thật nhưng thiết kế nó thì không đơn giản. Thiết kế tốt, hiệu quả hệ thống thông tin và hiệu quả quản lý của tổ chức sẽ rất cao. Cho dù tài liệu đã được điện tử hóa hoàn toàn thì hệ thống phân phối thông tin không thể chỉ là hệ thống điện tử dựa trên công nghệ thông tin và mạng. Hành trình nhân công vẫn luôn tồn tại.

6. Lưu trữ tài liệu

Lưu trữ thường được quan niệm là cất giữ.Nhưng cách cất giữ tài liệu hiện nay đều mang tính thủ công, khi tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu cần thiết thì rất mất thời gian. Để đáp ứng các vấn đề trên, trước hết phải mã hóa tài liệu theo các thuộc tính phân loại đủ mức cần thiết. Đồng thời mã hóa cũng giúp cho việc cất giữ tài liệu trong kho và lưu giữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
Tài liệu đồng thời có bản chưa số hóa đều phải lưu trữ cho cả hai. Cần có nguyên tắc cho cách lưu trữ này. Mã hóa hai loại này có thể giống nhau nhưng nguyên tắc cất giữ chưa chắc đã giống nhau. Cất giữ tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu nên có ít nhất hai hệ thống song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố. Các hệ thống cơ sở dữ liệu chạy song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố.Các hệ thống cơ sở dữ liệu chay song song cần phải phân tán về mặt không gian để tránh rủi ro môi trường. Cách phân tán về không gian, phân loại và phân lớp hệ thống, bố trí mạng đa phương thức cũng cần thiết để tăng hiệu quả truy xuất thông tin.

Tài liệu điện tử trong quá trình lưu trữ phải có quy trình định kỳ sao chép lại để tránh các lỗi điện tử phát sinh làm hỏng tài liệu. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.

Cần phải coi trọng bảo mật thông tin cũng như an toàn hệ thống điện tử. Tư vấn, giải pháp, thiết kế, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và bảo vệ. Việc phân loại cấp mức bảo mật đối với tài liệu hiện nay chưa tốt. Có đóng dấu “MẬT” nhiều khi cũng chỉ mang tính hình thức, thiếu các biện pháp thực hiện bảo mật, có khi lại làm chặt quá đến mức khi cần thì không tìm ra.

Chúng ta cần suy nghĩ liệu rằng chúng ta có nhất thiết phải nắm giữ mọi thông tin, tài liệu trong tay hay không trong xu hướng ảo hóa toàn cầu cũng như bùng nổ thông tin.

7. Chỉnh sửa tài liệu

Quản lý thụ động thì không phải lo đến chỉnh sửa nhưng quản lý tích cực thì có muôn vàn lý do để chúng ta phải chỉnh sửa từ nội dung tài liệu đến định dạng, mã hóa, lưu trữ, tác giả, bản quyền, sở hữu trí tuệ…Và cũng không tránh khỏi phải quản lý tài liệu trong các trường hợp có nhân bản, tái bản, phục chế, chế bản, biến thể…và những trường hợp tài liệu bị ăn cắp, phá hoại nữa.

Vì lý do gì đó chúng ta nhận được yêu cầu chỉnh sửa. Nhưng chủ động tìm lỗi, xác minh để chỉnh sửa thì sao, có thuộc trách nhiệm quản lý tài liệu hay không? Phương pháp, phương tiện và tổ chức thực hiện việc này không đơn giản.Trong thực thế, việc này dường như cũng chưa được quan tâm đúng mức.

Các bước cần thực hiện ở đây là: Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa; Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý; Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan. Tuy nhiên, trong thực thế việc này gần như không bao giờ làm hoặc làm không đầy đủ các bước cần thiết.

8. Khai thác, sử dụng tài liệu

Giá trị thật của lưu trữ tài liệu sẽ được kết xuất ở bước này. Hai bước này rất liên quan với nhau. Vì vậy việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ phản hồi giúp hoàn thiện hơn công tác lưu trữ.

Tìm kiếm là việc đầu tiên cần làm để tái sử dụng tài liệu. Cách tìm tài liệu, trước hết dựa vào nguyên tắc mã hóa. Với tài liệu điện tử còn có các công cụ tìm kiếm: quá trình tiến hóa tìm kiếm từ ngừ đến nghĩa, đến hình ảnh; từ đúng đến gần đúng, đến suy luận; từ đơn đến đa, đến tập hợp liên quan; từ có đến so sánh, tham chiếu, đến đối chứng, đối nghịch. Tìm kiếm tài liệu trên không gian vật lý sẽ khó khăn hơn nhiều nhưng công nghệ thông tin cũng có thể trự giúp được một phần. Công nghệ gắn chip lên tài liệu chẳng hạn tuy tiện lợi nhưng chi phí cũng chỉ cho phép chúng ta áp dụng ở một giới hạn nào đó.

Quản đối tượng sử dụng tài liệu cũng là việc thường xuyên với các tài liệu bản in. Tuy nhiên với các tài liệu điện tử thì người ta chỉ hay quan tâm đến quyền được sử dụng tài liệu thôi. Thực ra quản được mức độ sử dụng các loại tài liệu khác nhau sẽ giúp người ta nắm được đặc điểm để phân loại đối tượng. Kết quả của việc phân loại đối tượng theo thông tin sử dụng cũng là giá trị quý cho nhiều mục tiêu khác mà xu hướng xã hội hiện nay đang quan tâm.

Tổ chức nhận và xử lý phản hồi thông tin, nhất là qua phương tiện công nghệ thông tin với tại liệu điện tử, là rất thuận lợi. Nhưng cũng cần có sự quan tâm đúng mức về mục tiêu này.Thực tế việc này thường được làm chiếu lệ.

Một vấn đề cần phải quan tâm nữa là Copyright, bảo vệ bản quyền, sở hữu trí tuệ. Trong trường hợp là giao dịch thương mại thì lại còn liên quan đến thuế. Sở dĩ phải nói đến điều đó vì tài liệu điện tử và môi trường công nghệ thông tin là điều kiện thuận lợi cho các vi phạm.

9. Nguồn nhân lực

Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được các cấp lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, thậm chí kể cả những người làm công tác văn phòng hay trực tiếp làm văn thư, lưu trữ coi trọng. Họ chỉ biết giá trị của nó đối với công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhiều người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề. Đa số làm theo thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo quan liêu của cấp trên.

Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử thì nguồn nhân lực cũng có sự bất cập. Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về công nghệ thông tin. Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác. Kỹ năng tổ chức ghép nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ.

10. Môi trường pháp lý

Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định về công tác hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ. Với xu hướng tài liệu điện tử thì các quy định cần tiếp tục được bổ sung cập nhật. Có thể không quy định bắt buộc hoặc không quy định quá rộng, vưọt quá sự cần thiết của quản lý nhà nước nhưng cũng nên có những hướng dẫn để tăng hiệu quả thông tin của tài liệu. Những hướng dẫn trong thông tin điện tử lại càng cần thiết để đạt được hiệu quả của tính thống nhất.

Tài liệu điện tử có liên quan đến công nghệ. Vì vậy việc chuẩn hóa rất quan trọng. Chuẩn hóa là một quá trình từ nghiên cứu đến phổ biến và tổ chức áp dụng sao cho cập nhật với sự tiến hóa của khoa học công nghệ. Bộ Khoa học công nghệ đã từng ra quy định về sử dụng code tiếng Việt trong tài liệu điện tử; Hệ thống đào tạo liên quan đến vấn đề này với các khóa đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau khá nhiều nhưng tính phổ cập của nó, ngay cả với những người cần biết cũng còn hạn chế. Bên cạnh hệ thống đào tạo, cũng cần một hệ thống tra cứu, hướng dẫn hiệu quả, nhất là dựa trên công nghệ thông tin.
Về môi trường pháp lý quốc tế: Nhà nước cần quan tâm sớm và thường xuyên đến những vấn đề này không chỉ để bảo vệ người Việt Nam trong các hoạt động trên lãnh thổ của mình mà còn bảo vệ trong hội nhập quốc tế, giao lưu thương mại, kinh doanh, văn hóa, khoa học, xã hội của thế giới.

Nguồn (Kỷ hiếu Hội thảo Khoa học Quản lý Tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

 
Hồ Sơ, tài liệu có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cũng là tài sản giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học.
Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

 Bởi vì:

* Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất – kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.

* Hồ sơ, tài liệu có tác động lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.

* Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: Thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị…

* Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động…

* Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý. Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh… nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích.

* .Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Trong doanh nghiệp của mình, lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu , ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
 * Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
* Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
* Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
* Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: Chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…
* Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

 * Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
* Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
* Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
* Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
* Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
* Các loại giấy tờ, văn bản khác.
* Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
* Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
* Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
* Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
* Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
* Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).
 * Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
* Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
* Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
* Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

 * Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
* Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
* Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

 * Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
* Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
* Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
* Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
* Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…
Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
 Có thể nói ý nghĩa của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.
Nguồn: doanhnhan360

Tháo gỡ khó khăn trong quản lý văn bản điện tử.

Nhiều địa phương đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… tuy nhiên quá trình triển khai thực tiễn vẫn gặp nhiều bất cập.

Quản lý văn bản điện tử là việc ứng dụng các công cụ của công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng và phần mềm để kiểm soát quá trình tạo lập, xử lý, chu chuyển, , sử dụng và lưu trữ văn bản điện tử.Mục đích của quản lý văn bản điện tử là sử dụng thông tin văn bản điện tử, tăng cường khả năng tiếp cận, , tạo lập các cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.

Tuy nhiên, đại diện Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng (trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ) cho biết, có nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản điện tử như xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.

Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là không có ý chí lãnh đạo, thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự chống đối từ phía người sử dụng.

Còn theo thạc sỹ Trần Thanh Tùng, Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng thì nguyên nhân khó ứng dụng quản lý văn bản điện tử là do thói quen sử dụng văn bản và tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu, trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều. Hơn nữa việc khai thác ứng dụng phần mềm trong giải quyết công việc ở các cơ quan mới chỉ thực hiện theo hình thức động viên khuyến khích chứ chưa thành chủ trương bắt buộc.

Để giải quyết những hạn chế trên, PGS.TS Trần Thị Minh Hòa – Phó hiệu trưởng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cho rằng đã đến lúc các tổ chức cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng, không nên ứng dụng theo hình thức động viên hay khuyến khích. Các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý cân đối mức ngân sách và những nguồn lực cần huy động, hoặc nên mời các đơn vị tư vấn đã có kinh nghiệm triển khai trước khi lựa chọn giải pháp phải xác định rõ mục tiêu ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Đặc biệt, cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý điều hành, hướng dẫn về ứng dụng phần mềm.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ

Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

 1. Phương Pháp Sắp Xếp Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ

Nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi thì việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ cần thiết. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ  tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại  cho tài liệu.

A. Sắp Xếp Tài Liệu Theo Hồ Sơ

Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm;

Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng  thì phải treo lên các giá treo.

B. Sắp Xếp Tài Liệu Lên Giá

Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy.

Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải.

C. Sắp Xếp Giá Trong Kho

Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu.

D. Bảng Chỉ Dẫn Nơi Để Tài Liệu

Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.

Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho.

2. Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ

Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.

Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu.

3. Chế Độ Sử Dụng Tài Liệu 

Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định.

Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm:

+Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu;

+Quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu;
+ Nội quy phòng đọc;
+ Quy định về việc trưng bày triển lãm tài liệu…

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995

của Cục Lưu trữ Nhà nước)

A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

  1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước.
  2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu).
  3. Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:
  4. Kho bảo quản
  5. Trang thiết bị bảo quản
  6. Tổ chức tài liệu trong kho
  7. Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.
  8. Tu bổ, phục chế tài liệu.
  9. Phạm vi áp dụng

Bản hướng dẫn này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy (còn các tài liệu có vật mang tin khác, có bản hướng dẫn riêng).

B- NHỮNG HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

I- KHO BẢO QUẢN

  1. Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:

  1. Ở nơi khô ráo.
  2. Có môi trường không khí trong sạch.
  3. Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao.
  4. Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
  5. Quy mô kho

–         Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế dộ bảo quản khác nhau của từng loại hìh tài liệu.

– Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau.

  1. Mặt bằng và hướng nhà kho

–          Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ…

–          Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì các phòng làm việc nên để ở tầng dưới, các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên, còn các phòng để phục vụ khách đến sử dụng tài liệu và các phòng làm việc khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này bố trí thành hình chữ T hoặc L, nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái.

–          Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ.

  1. Diện tích các phòng kho

–          Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho…

–          Mỗi phòng kho không rộng quá 200 mét vuông.

  1. Lối đi

–          Lối đi giữa các hàng giá: 0m70-0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20.

–        Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy.

Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).

–          Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).

  1. Tường kho

–          Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).

–          Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…

–          Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

  1. Cửa kho

–          Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt.

–          Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài.

–          Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cánh, có 2 lớp, ở giữa có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

–          Cửa sổ của kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.

–          Không nên thiết kế quá nhiều cửa sổ.

  1. Chiều cao kho

–          Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác.

–          Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp).

  1. Tải trọng sàn kho

–          Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2

–          Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2.

  1. Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp.

  1. Hệ thống nước của kho
  • Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước… Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu.
  • Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
  1. Chế độ nhiệt độ-độ ẩm

Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau:

  • Nhiệt độ: 20 ± 2oC
  • Độ ẩm: 50 ± 5%.
  1. Chế độ ánh sáng
  • Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
  • Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux.
  • Nên dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.
  1. Chế độ thông gió
  • Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.
  • Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.
  • 15. Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước…

II- TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN

  1. Phương tiện bảo quản
  • Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
  • Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc.
  1. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm
  • Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng.
  • Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
  • Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
  1. Quạt thông gió
  • Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
  • Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó.
  1. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
  • Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho vàg vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
  • Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
  1. Thiết bị phòng chống cháy
  • Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
  • Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước… vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
  • Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.
  1. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
  • Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.

III- TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO

  1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
  • Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
  • Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
  1. Xếp tài liệu lên giá
  • Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
  • Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
  1. Lập sơ đồ giá trong kho
  • Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông lưu trữ trong kho.
  1. Đưa tài liệu ra sử dụng
  • Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
  • Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
  1. Kiểm tra tài liệu trong kho
  • Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
  • Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.

IV- CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN

  1. Chống ẩm

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

  1. a) Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.
  2. b) Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
  3. c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
  4. Chống nấm mốc
  • Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
  • Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
  • Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
  • Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.
  1. Chống côn trùng
  • Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).
  • Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.
  • Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
  1. Chống mối
  • Ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ, việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành.
  • Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu… phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.
  1. Chống chuột
  • Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi…)
  • Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
  • Trong kho chứa tài liệu không để thức ăn .

V- TU BỔ, PHỤC CHẾ, LẬP PHÔNG BẢO HIỂM

  • Cục Lưu trữ Nhà nước sẽ hướng dẫn riêng việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu.

Chính phủ quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, đồng thời phải bảo đảm tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

Nghị định nêu rõ: Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử phải được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp và được đảm bảo an toàn. , Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại chi cục văn thư, lưu trữ Tỉnh Hà Giang và những vấn đề đặt ra

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên… đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,… đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ là một nội dụng rất quan trọng trong các hoạt động lưu trữ. Với tầm quan trọng như vậy đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan lưu trữ phải áp dụng triệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÀ GIANG VÀ NHỮNG VẪN ĐỀ ĐẶT RA
Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử, hiện nay Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang đang bảo quản trên 350 mét giá tài liệu lưu trữ, toàn bộ tài liệu trong Kho được bảo quản, tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, trong đó quy định nhiều nội dung bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tất cả các tài liệu đưa ra phục vụ khai thác đều được theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn. Hiện nay do chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã dùng các biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột…
Với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể công chức, viên chức Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã tiến hành thu thập và bảo quản an toàn tài liệu của 15 phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với số lượng trên 350 mét giá tài liệu, trong đó có cả tài liệu thuộc 05 phông lưu trữ của 05 doanh nghiệp nhà nước giải thể, phá sản do thực hiện chủ trương đổi mới và phát triển doanh nghiệp của tỉnh.
Với khối tài liệu giai đoạn 1945 đến 2005 phản ánh các vấn đề: Quá trình triển khai bầu cử và hoạt động của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao; các số liệu về dân số, nhân lực; Báo cáo tổng hợp hàng năm, Báo cáo chuyên đề của UBND tỉnh và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, Ủy ban Hành chính các huyện, thị ; Lịch sử kháng chiến chống Thực dân Pháp (1945-1954); chống đế quốc Mỹ của tỉnh Hà Giang (1954-1975); Hà Giang 110 năm đấu tranh, xây dựng và phát triển; lịch sử  các ngành và lịch sử Đảng bộ của một số huyện; Địa chí Hà Giang; Phong trào thi đua chống giặc đói, diệt giặc dốt; công cuộc giảm tô, cải cách ruộng đất (1954-1956), Những thành tựu đạt được trong công cuộc khôi phục kinh tế bị đế quốc Mỹ tàn phá về chi viện sức người sức của cho Miền Nam từ 1966-1975; Các Quyết định về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể các cơ quan đơn vị; Quyết định về tiếp nhận, tuyển dụng, thuyên chuyển, điều động, đề bạt, nâng lương, khen  thưởng cho cán bộ giai đoạn từ 1945-2005.
Được sự quan tâm của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, năm 2010 Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như làm mất, hư hỏng tài liệu, hàng năm Chi cục đã phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chỉnh lý, lựa chọn những tài liệu lưu trữ lịch sử để chuẩn bị cho việc nộp lưu khi điều kiện kho bảo quản của Chi cục được đáp ứng.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang những năm qua vẫn còn có những hạn chế, bất cập đó là: Nhiều tài liệu đang bảo quản tại Chi cục được hình thành trong giai đoạn từ 1945 – 1975 đã và đang xuống cấp nghiêm trọng, có nguy cơ bị hủy hoại nhưng chưa được tu bổ, phục chế; việc duy trì nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu chưa được thường xuyên; toàn bộ tài liệu đang bảo quản tại Chi cục chưa được khử trùng, khử axit nên tiềm ẩn rất lớn các yếu tố ảnh hưởng bất lợi đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu; 100% tài liệu đã được thu về Chi cục là tài liệu giấy, các loại hình tài liệu khác như: tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình chưa được thu thập do chưa có kho bảo quản và các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản theo quy định.
Từ những kết quả đạt được và hạn chế, tồn tại trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư, Lưu trữ xác định những nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới cần quan tâm thực hiện là: công tác bồi dưỡng, tập huấn đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ bảo quản tài liệu tại Chi cục; tiếp tục tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình các cơ quan có thẩm quyền chuẩn bị các điều kiện để khởi công xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh; giúp Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt các Đề án để bảo quản tài liệu như: Đề án xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2 (2015-2017); Đề án tu bổ, phục chế tài liệu thuộc phông lưu trữ Ủy ban Hành chính tỉnh Hà Giang giai đoạn 1945 – 1975; Đề án số hóa tài liệu ..vv để góp phần làm tốt công tác văn thư lưu trữ nói chung trong đó có việc bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh./.

Tác giả: Nguyễn Thị Hằng

Nguồn:http://snv.hagiang.gov.vn/index.php?nv=news&op=VAN-THU-LUU-TRU/THUC-TRANG-CONG-TAC-BAO-QUAN-TAI-LIEU-TAI-CHI-CUC-VAN-THU-LUU-TRU-TINH-HA-GIANG-VA-NHUNG-VAN-DE-DAT-RA-552

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:
Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.

Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề:
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm:
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
+ Phân loại theo nhóm:
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian:
Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự:
Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất:
Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
– Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…
– Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:
Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính.
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
(Theo Cẩm nang Thư ký).

Nguồn: http://kynangsong.xitrum.net/congso/244.html

 

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc.

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Thông tin từ tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất. Dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (website) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.

Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống.  Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý. Cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”).

Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu.

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Tính pháp lý của tài liệu điện tử là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Việc đảm bảo an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy.

Sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.việc nghiên cứu các vấn đề cơ bản của công tác quản lý TLĐT và công tác lưu trữ tài liệu điện tử là hướng nghiên cứu cấp bách và có ý nghĩa rất quan trọng. Hướng nghiên cứu này đòi hỏi sự đầu tư thỏa đáng không chỉ về tài chính mà còn cả về các phương diện khác như nhân lực, vật lực và đặc biệt là thời gian nghiên cứu.

Sưu tầm