QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Hóa đơn điện tử đang trở thành từ khóa thu hút được rất nhiều sự quan tâm trong thời gian gần đây nhờ sự thành công trong triển khai thực tiễn cũng như sự phù hợp với xu hướng phát triển chung của toàn xã hội. Vậy để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Phó Tổng giám đốc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam cho hay, 18.000 cán bộ, nhân viên của ngân hàng BIDV đang sử dụng hệ thống văn phòng điện tử. Dự án này xuất phát từ yêu cầu cải cách hành chính và giúp ngân hàng tiết kiệm được khoảng 24 tỷ đồng/năm.

Hệ thống văn phòng điện tử hữu ích và tiện lợi giúp lãnh đạo và nhân viên làm việc nhanh chóng hơn. Với hệ thống quản lý văn bản đã chuyển đổi các công việc văn phòng, hành chính, quản trị… từ chỗ sử dụng sử dụng văn bản giấy tờ sang sử dụng văn bản điện tử. Đặc biệt, phần mềm quản lý công việc còn có thể hỗ trợ tính năng di động (một xu hướng phát triển rất mạnh trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng thời gian qua), giúp các cán bộ, lãnh đạo dù được điều động đi công tác hay phải làm việc ở các địa điểm khác nhau trong nước và nước ngoài thì công việc quản trị điều hành, quản lý vẫn được thực hiện thông suốt.

Ông Đặng Mạnh Phổ – Phó Tổng Giám đốc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chia sẻ: “Thực tế trước đây, trong 1 thời gian khá dài, chúng tôi có rất nhiều vấn đề phải trình cấp trên phê duyệt, chỉ đạo, nhưng nếu lãnh đạo đi công tác thì chỉ có cách phải chờ. Giờ đây, với giải pháp văn phòng điện tử, thông qua các phương tiện, giải pháp di động, lãnh đạo dù đi vắng vẫn có thể xử lý công việc hàng ngày qua máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại di động, nhanh chóng trả lời các câu hỏi, yêu cầu hoặc phê duyệt các đề nghị, đề xuất của cấp dưới”.

Văn phòng điện tử có rất nhiều ưu điểm, một trong số đó là giảm số lượng rất lớn giấy tờ. “BIDV hiện có 18.000 nhân sự làm việc ở trong nước và ở 1 số hiện diện thương mại ở Lào, Campuchia, Myanmar, Séc… Công việc đòi hỏi sử dụng giấy tờ rất nhiều. Tính bình quân 1 năm việc sử dụng giấy tờ, trao đổi chuyển giao giấy tờ mất khoảng 120 tỷ đồng.

Khi ứng dụng văn phòng điện tử, BIDV đặt ra mục tiêu 1 năm giảm được ít nhất 20% chi phí giấy tờ (ước tính khoảng 24 tỷ đồng). Dự án hiện vẫn đang được triển khai và nhận được những hiệu quả rõ ràng. Theo thống kê của Văn phòng BIDV với việc sử dụng văn phòng điện tử đã giúp ngân hàng tiết kiệm được khoảng 10 – 15% (hơn 10 tỷ đồng). Trong khi chi phí BIDV đầu tư để làm dự án chỉ có 11 tỷ đồng.

Ông Đặng Mạnh Phổ cũng nói thêm, hệ thống văn phòng điện tử đang được BIDV ứng dụng là minh chứng cho việc CNTT đã đi vào trong từng ngõ ngách của cuộc sống. Giờ đây, tất cả các nhân sự của BIDV đều đang sử dụng hệ thống này. Máy tính không chỉ được dùng để xử lý văn bản mà đó còn là phương tiện truyền thông tin đến từng người từ những người làm việc tập vụ, lái xe đến nhân viên văn phòng, lãnh đạo cấp cao.

Hiện nay, phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice được xem là giải pháp văn phòng hiện đại thông minh, tiện ích và dễ dàng cài đặt. Đây là phần mềm được xây dựng bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. Phần mềm là hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp. Được thiết kế một cách khoa học, phần mềm có đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Đặc biệt, phần mềm còn có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Nhờ những tính năng hiện đại, ưu điểm vượt trội, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đang được sử dụng phổ biến, mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.

Để sử dụng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223, website: http://thaison.vn

1. Tiêu chuẩn liên quan đến việc quản lý tài liệu

“ISO 15489: Thông tin và tư liệu – Quản lý tài liệu” (Information and Documentation – Records Management), là một bộ tiêu chuẩn về quản lý tài liệu điện tử nổi tiếng nhất hiện nay, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) công bố năm 2001. Bộ tiêu chuẩn này gồm 02 phần.

Phần thứ nhất gọi là phần “Những nguyên tắc chung”, quy định khung vĩ mô về việc lưu trữ tài liệu. Trong đó, đặc biệt nhấn mạnh đến những ưu điểm của việc quản lý tài liệu điện tử, các nhân tố gây ảnh hưởng đến công tác quản lý tài liệu điện tử hay tầm quan trọng của việc chỉ định được một cơ quan chịu trách nhiệm quản lý loại hình tài liệu này. Ngoài ra, phần này còn đưa ra những yêu cầu trong việc quản lý tài liệu, những bộ phận cấu thành của hệ thống lưu trữ tài liệu chất lượng cao và quá trình thực tế liên quan đến quản lý tài liệu, như: thu thập, phân loại, khai thác – sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm v.v… đều được mô tả cụ thể. Cuối cùng là phân tích các thao tác kiểm tra việc quản lý tài liệu và những yêu cầu về đào tạo, bồi dưỡng có liên quan.

Phần thứ hai gọi là phần “Hướng dẫn”, hướng dẫn một cách tường tận về khung vĩ mô đã được nói đến trong phần đầu tiên. Ví dụ, mô tả về các yếu tố của chính sách quản lý tài liệu, tổng hợp các bước thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu một cách có hiệu quả. Đồng thời, cũng đưa ra những hướng dẫn thực tế liên quan đến việc xử lý và kiểm soát tài liệu, ví dụ xây dựng tự điển thuật ngữ tiêu chuẩn, phương án khai thác – sử dụng tài liệu, xây dựng được cơ chế kiểm soát sự an toàn và cơ chế truy cập, lưu trữ, xử lý tài liệu. Nội dung cuối cùng là hướng dẫn về trình tự xây dựng hệ thống giám sát và kiểm tra tài liệu, hướng dẫn đào tạo, bồi dưỡng quản lý tài liệu cho các cán bộ, nhân viên.

Bên cạnh tiêu chuẩn ISO 15489, còn có các tiêu chuẩn về quản lý tài liệu khác hiện đang được áp dụng phổ biến như Tiêu chuẩn AS ISO 15489 của Australia, Tiêu chuẩn BS ISO 15489 của Anh v.v…

2. Tiêu chuẩn liên quan đến yêu cầu chức năng

2.1 Tiêu chuẩn DOD 5101.20 của Mỹ

DOD 5101.20 là tiêu chuẩn về quản lý tài liệu chính thức được Bộ Quốc phòng Mỹ (viết tắt là DOD) ban hành năm 1997, sau khi được hoàn thiện năm 2007, nó được gọi tên là DOD 5015.02 – STD, tức là “Tiêu chuẩn đánh giá về việc thiết kế ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử”. Tiêu chuẩn này đã mô tả các yêu cầu chức năng được dùng cho phần mềm ứng dụng quản lý tài liệu của Bộ Quốc phòng Mỹ, bao gồm những yêu cầu đối với giao diện của hệ thống và những điều kiện tìm kiếm mà ứng dụng quản lý tài liệu buộc phải hỗ trợ, mô tả được các yêu cầu ở mức độ thấp nhất về quản lý tài liệu, cũng chính là những yêu cầu phải tuân thủ thực hiện theo “Quy định về việc quản lý tài liệu và TLLT” của Lưu trữ quốc gia Mỹ (NARA).

Tiêu chuẩn DOD không tập trung vào quy phạm việc quản lý tài liệu mang tính tổng hợp, nó đưa ra những yêu cầu chức năng cụ thể mà các phần mềm quản lý tài liệu điện tử buộc phải tuân thủ. Do vậy, có thể nói, tiêu chuẩn này đã đặc biệt chú trọng đến môi trường bảo quản tài liệu theo phương thức điện tử hóa. Ngày nay, khi xây dựng các quy phạm kỹ thuật về phần mềm và trình tự quản lý tài liệu, Mỹ và các cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp tư nhân quốc tế đều lấy tiêu chuẩn DOD làm tiêu chuẩn cơ sở.

2.2 Tiêu chuẩn MoReq2 của Châu Âu

“Yêu cầu đối với mô hình quản lý tài liệu điện tử” (gọi tắt là MoReq) ra đời năm 2001, mô tả về những yêu cầu cụ thể trong việc quản lý tài liệu điện tử. Năm 2008, MoReq được sửa đổi, hoàn thiện thành MoReq2, chủ yếu tập trung vào những chức năng mà hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể thực hiện, mục đích là để thực hiện giá trị dùng làm bằng chứng chân thực của tài liệu điện tử. Ví dụ, MoReq2 yêu cầu một phần mềm bất kỳ được lựa chọn để sử dụng phải có khả năng thực hiện được một số chức năng quản lý tài liệu quan trọng. Bảng 1 dưới đây đã chỉ ra được những yêu cầu chức năng quan trọng được xác nhận theo tiêu chuẩn MoReq2. Để bảo đảm được tính tin cậy, chân thực của tài liệu điện tử, các cơ quan quản lý tài liệu buộc cần phải thực hiện những yêu cầu này.

Bảng 1: Các yêu cầu chức năng của MoReq2 (bắt buộc)

Tạo lập tài liệu mới

Duy trì bảng phân loại và hồ sơ tài liệu

Thu thập tài liệu

Xóa hồ sơ và tài liệu

·                    Thay đổi nội dung của tài liệu

Thu thập và thay đổi cơ sở dữ liệu có liên quan đến tài liệu

·                    Quản lý công việc về lưu trữ và xử lý tài liệu

Đăng nhập và đăng xuất hồ sơ và tài liệu

Kiểm tra và giám sát số liệu

Cung cấp dịch vụ truy cập tài liệu đối với người dùng được hưởng quyền

So với Tiêu chuẩn DOD của Mỹ, điểm khác nhau là, MoReq2 không chỉ chú trọng những thao tác của hệ thống máy tính mà còn mô tả được những yêu cầu cơ bản cần phải tuân thủ nghiêm ngặt khi thực hiện quản lý tài liệu điện tử, mục đích nhằm đảm bảo tài liệu điện tử có thể được quản lý một cách thỏa đáng, bất kỳ lúc nào cũng có thể truy cập được, sau đó được xử lý hợp lý.

3. Tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT

Siêu dữ liệu của kho lưu trữ số dùng để mô tả về nội dung, kết cấu của những TLLT số và các dữ liệu đặc trưng bối cảnh, nhằm tiến hành tổ chức, quản lý, phát hiện, nhận biết, lựa chọn, định vị, khai thác, sử dụng và đánh giá đối với nguồn thông tin lưu trữ số, theo sát được sự thay đổi của TLLT trong quá trình quản lý và sử dụng, hỗ trợ khi thực hiện giá trị dùng làm căn cứ, khi tổng hợp tích hợp và lưu trữ lâu dài của nguồn thông tin lưu trữ số.

Những tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT thường thấy hiện nay chủ yếu gồm:

3.1 Tiêu chuẩn ISAD (G)

ISAD (G) nghĩa là “ Tiêu chuẩn mô tả lưu trữ quốc tế (Tổng quát chung)”, do Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) ban hành năm 1993, năm 2000 ban hành phiên bản lần thứ 2. Mục tiêu của ISDA (G) là thông qua việc xây dựng được nội dung về việc mô tả TLLT một cách chính xác, hợp lý, tổ chức những TLLT này vào trong một mô hình mang tính thống nhất dự kiến được thiết lập, xác định được giá trị và giải thích được về bối cảnh và nội dung của TLLT, làm cho những TLLT này có tính ứng dụng thực tế cao. Quá trình mô tả có liên quan đến TLLT bắt đầu từ trước khi tài liệu được hình thành, đồng thời liên tục xuyên suốt toàn bộ chu kỳ sống của tài liệu đó, từ đó bảo đảm được tính tin cậy, tính chân thực, khả năng có thể hiểu được và tính lâu dài của tài liệu. Phiên bản 2 của ISAD (G) là việc mô tả đa cấp độ đối với TLLT. Nguyên tắc của việc mô tả đa cấp độ đối với TLLT được dựa trên cơ sở TLLT tuân thủ theo lý thuyết về phông lưu trữ.

3.2 Tiêu chuẩn EAD

EAD tức là “Mô tả TLLT được mã hóa” chủ yếu dùng để mô tả về nguồn TLLT và bản thảo, bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu điện tử, tài liệu bản cứng và những ghi chép dạng âm thanh. Ý tưởng đầu tiên được khởi xướng khi nghiên cứu và xây dựng công cụ tìm kiếm Berkeley, một dự án của Thư viện Trường Đại học Califonia Mỹ, đến năm 1998 đã hoàn thành được Tiêu chuẩn EAD phiên bản đầu tiên. Nội dung của nó được kết cấu chủ yếu gồm 04 phần, trong đó EAD DTD là phần chủ thể của tiêu chuẩn này. EAD DTD là một bộ tiêu chuẩn trao đổi về việc mô tả TLLT theo tiêu chuẩn ISAD (G) ở trên với loại hình tài liệu ở dạng ngôn ngữ đánh dấu tiêu chuẩn tổng quát (SGML) và ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML). Phiên bản EAD 2002 được xây dựng trên cơ sở bổ sung thêm một yếu tố mới trên nền tảng của phiên bản thứ nhất là “kỹ thuật thực thể”, làm tăng từ 145 yếu tố ở phiên bản EAD CTC 1.0 lên thành 146 yếu tố.

3.3 Tiêu chuẩn ISAAR (CPF)

ISAAR (CPF) là “Văn bản quy phạm lưu trữ quốc tế về thông tin bối cảnh của pháp nhân, cá nhân và gia đình”. Được sửa đổi và hoàn thiện năm 1996, phiên bản thứ nhất của ISAAR (CPF) là nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu từ năm 2001 đến năm 2004 của Ủy ban Tiêu chuẩn mô tả trực thuộc ICA, nó đã cung cấp được một công cụ tiêu chuẩn để mô tả về những pháp nhân, cá nhân và gia đình hình thành nên TLLT. Trong hệ thống mô tả đã xây dựng được nhiều mô tả cụ thể về các tác giả hình thành nên TLLT trong những mối tương quan khác nhau. Tiêu chuẩn này đã tạo ra một phương thức vừa hiệu quả lại vừa linh hoạt để thu thập và quản lý được những thông tin bối cảnh, hỗ trợ tối đa cho việc phát hiện, khai thác, sử dụng và hiểu được về TLLT.

3.4 Tiêu chuẩn ISDF

Năm 2008, ICA đã công bố phiên bản thứ nhất của ISDF, tức là “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả chức năng”. Mục đích là cung cấp được những tiêu chuẩn nhận định mang tính thống nhất để các nhóm pháp nhân thực hiện chức năng của mình. Mô tả chức năng nhằm để mô tả bổ sung đối với những tài liệu sản sinh ra trên cơ sở của tiêu chuẩn ISAD (G) và những tài liệu chính thức sản sinh ra trên cơ sở của tiêu chuẩn ISAAR (CPF), vì vậy, có thể nắm bắt được những thông tin mở rộng có liên quan đến tác giả và công tác hoàn thành tài liệu, bất kể họ có phải là các nhóm pháp nhân, cá nhân hay gia đình hay không.

3.5 Tiêu chuẩn ISDIAH

Năm 2008, ICA đã ban hành “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả cơ quan lưu trữ TLLT”. Mục đích  của việc ban hành này nhằm kết hợp được tiêu chuẩn này với các tiêu chuẩn ISAD (G) và ISAAR (CPF), từ đó có được các thông tin liên quan đến cơ quan lưu trữ TLLT, đồng thời tiêu chuẩn hóa những thông tin này, từ đó khuyến khích người dùng tra cứu các TLLT.

4. Tiêu chuẩn liên quan đến Lưu trữ số

Tiêu chuẩn quan trọng nhất dùng cho việc quy phạm hóa công tác lưu trữ số là Mô hình OAIS, tức là Tiêu chuẩn về “Mô hình tham khảo hệ thống thông tin lưu trữ mở”, thời gian đầu được phát triển bởi Ủy ban Tư vấn Hệ thống dữ liệu không gian (Mỹ), mục đích là tạo khung phổ biến để tổ chức và quản lý kho lưu trữ điện tử. Sau đó, mô hình này được đông đảo các cơ quan quản lý thông tin trên toàn thế giới sử dụng như là một phương pháp hiệu quả để lưu trữ số.

Mô hình OAIS đã đưa ra  được các chức năng toàn diện, bao gồm thu thập, lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu. Mô hình này cũng mô tả được những yêu cầu về việc lưu trữ tài nguyên số. OAIS là “Mô hình tham khảo về hệ thống thông tin lưu trữ mở: Hệ thống chuyển đổi dữ liệu và thông tin không gian – Tiêu chuẩn ISO 14721: 2003”, thuật ngữ và những khái niệm của nó ngày nay đã được các cán bộ chuyên ngành lưu trữ và thông tin đón nhận rộng rãi. Để khuyến khích việc lưu trữ tài liệu điện tử, OAIS quy định như sau:

– Dùng kết cấu khung của mô hình này để tăng cường mức độ nhận thức của các cán bộ chuyên ngành lưu trữ và các cán bộ những chuyên ngành khác về việc lưu trữ tài nguyên số và các khái niệm về truy cập các TLLT có liên quan.

– Đưa ra được định nghĩa rõ ràng cho những thuật ngữ mô tả về kết cấu thông tin và các thao tác đối với TLLT số.

– Khi lưu trữ thông tin đôi lúc phải tiến hành so sánh giữa các sách lược và các kỹ thuật lưu trữ lâu dài khác nhau.

Ngoài ra, OAIS cũng dùng để chứng nhận những kho lưu trữ số đáng tin cậy. Kho Lưu trữ quốc gia Mỹ (NARA), Trung tâm Thư viện máy tính trực tuyến (OCLC) và Hiệp hội Thư viện nghiên cứu (RLG) của Mỹ đã cùng hợp tác xây dựng được phương án chứng nhận trên cơ sở bảng TRAC (Bảng kiểm tra và chứng nhận lưu trữ tin cậy), dùng để chứng nhận về việc xây dựng và quản lý kho số tin cậy. Phương án chứng nhận này được dựa trên cơ sở của OAIS. Bảng TRAC được thiết kế dựa vào cơ chế kiểm tra, dùng để đánh giá năng lực lưu trữ an toàn, tin cậy lâu dài của kho lưu trữ số được xây dựng. Bảng TRAC không chỉ đưa ra được các vấn đề mang tính kỹ thuật mà còn đưa ra được những vấn đề có liên quan đến cơ cấu tổ chức và sách lược lưu trữ, đã cung cấp được một bộ tiêu chuẩn để đánh giá về các kho lưu trữ số hoặc có thể dùng để xây dựng nên những hướng dẫn cụ thể về sách lược lưu trữ.

Nguồn: HVTC

Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.

1. Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống

Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian  khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì  một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.

2. Lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại.

Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng – phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice vào trong công việc. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice  được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.

Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffce là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.

Hiện nay, việc thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở kỹ thuật, nguồn nhân lực. Việc thực hiện hệ thống quản lý văn bản điện tử không thực hiện đồng nên các Bộ, cơ quan, địa phương vẫn chưa được kết nối với nhau thông qua các văn bản điện tử mà vẫn thông qua văn bản giấy.

Đây là nhận định được đưa ra tại Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” do Đại học Nội vụ (Bộ Nội vụ) tổ chức ngày 1/9.

Trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ đã đặt mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử. Thực tế những năn gần đây cũng cho thấy, văn bản điện tử đang có xu hướng dần thay thế văn bản giấy. Công tác lập hồ sơ và lưu trữ nguồn tài liệu điện tử đang được đặt ra cấp bách nhằm lưu trữ lâu dài nguồn thông tin dưới dạng điện tử.

Phát biểu tại hội thảo, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ cho biết, để đáp ứng xu hướng điện tử hóa hệ thống quản lý văn bản, thông tin, trong 5 năm gần đây Đại học Nội vụ đã xây dựng giáo trình đào tạo lưu trữ văn bản điện tử và đưa vào giảng dạy.

“Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp khó khăn trong việc cập nhật những kiến thức mới về vấn đề lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử để phục vụ giảng dạy trong chuyên ngành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Chúng tôi tổ chức hội thảo khoa học để học hỏi kinh nghiệp trong nước và quốc tế để hoàn thiện giáo trình đào tạo nghiệp vụ này,” Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường nói.

Tiến sỹ Nguyễn Đức Vũ, Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật Thông Tấn Xã Việt Nam cũng cho rằng số hóa tài liệu sẽ sớm trở thành xu hướng trong tương lai và cần phải tận dụng nguồn lực cộng đồng trong việc số hóa tài liệu cũ để tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu.

Mặc dù các chuyên gia đều cho rằng tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm hơn tài liệu giấy nhưng các chuyên gia cũng lưu ý việc bảo mật thông tin trong xử lý tài liệu.

Giáo sư, Tiến sỹ Larin M.V Viện trưởng Viện Văn bản học và Công tác lưu trữ toàn Nga cho rằng sử dụng hệ thống văn bản điện tử sẽ giúp bộ máy quản lý hành chính làm việc tốt hơn. Làm việc trên máy tính sẽ xử lý tài liệu nhanh hơn, cùng một lúc lập hồ sơ và xử lý được nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng có thể lưu trữ điện tử do tính bảo mật của thông tin. Vấn đề lưu trữ tài liệu được lâu dài cũng đang là thách thức lớn hiện nay.

Theo báo cáo, nhiều đơn vị cơ quan nhà nước đã có các quy định, yêu cầu cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản trong nội bộ mỗi cơ quan như: giấy mời, tài liệu họp, báo cáo, thông báo… Nhiều cơ quan cũng đã trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn thực sự tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, xây dựng được nền hành chính điện tử. Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính chưa đạt được yêu cầu đề ra. Phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, nhiều cơ quan vẫn duy trì song song lưu trữ, gửi văn bản bằng điện tử và bằng giấy.

Những kinh nghiệm quốc tế đã đi trước trong việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ giúp Việt Nam khắc phục hạn chế của thực trạng lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay để đạt được mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử.

Nguồn: vietnamplus.vn

Xem thêm các chuyên trang:

quản lý công văn

quản lý công việc

phần mềm quản lý văn bản

quản lý văn thư

quản lý hồ sơ

Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) và thực tế ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức (CQ-TC), đã sản sinh ra một loại hình tài liệu là tài liệu điện tử (TLĐT). Hiện các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng TLĐT đang là cơ hội và cũng là thách thức…

1. Cơ hội và thách thức

Dưới góc độ quản lý nhà nước, sự ra đời của TLĐT đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; sự kết nối trong cùng một CQ-TC hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau có thể cách xa về địa lý nhưng đảm bảo được quá trình giải quyết văn bản, tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (vòng đời của tài liệu).

Tuy nhiên, bên cạnh những tiện ích của TLĐT, các CQ-TC cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn trong hoạt động quản lý, như sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình vì TLĐT là tài liệu đọc bằng máy, tồn tại trong môi trường mạng. TLĐT chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. TLĐT luôn có nguy cơ bị hủy hoại toàn bộ khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Tính pháp lý của TLĐT hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa TLĐT trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy.

Chữ ký số hiện nay cũng đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng còn nhiều bất cập. Như độ an toàn, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể bị chuyển giao cho người khác; vấn đề sao chép thông tin TLĐT cũng là một thách thức, bởi có thể sửa đổi nội dung TLĐT hoặc sao chép mà hoàn toàn không để lại dấu vết; vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn TLĐT khi xem xét tính pháp lý của nó. Đây thật sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

2. Một số giải pháp

Sử dụng văn bản điện tử (VBĐT) là xu hướng tất yếu của các CQ-TC hiện nay. VBĐT được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỉ lệ nhiều hơn so với văn bản giấy đã đặt ra vấn đề quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý TLĐT của các CQ-TC:

– Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi VBĐT qua mạng trong quy trình giải quyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý TLĐT trong hoạt động của các CQ-TC.

– Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ TLĐT vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử các cấp.

– Hướng dẫn về xác định giá trị TLĐT và hủy TLĐT của các cơ quan, tổ chức.

– Các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng đề án quản lý TLĐT và triển khai thực hiện đề án khi đã được duyệt nhằm đáp ứng quá trình quản lý TLĐT.

– Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của các CQ-TC  trong việc ứng dụng CNTT, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý TLĐT.

– Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, xác định những công việc cần làm để quản lý TLĐT và khai thác, sử dụng TLĐT.

Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định 01 của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng VBĐT và quản lý TLĐT trong các CQ-TC như một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với VBĐT. Trong đó về quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan trong hoạt động quản lý của các CQ-TC. Điều này đặt ra yêu cầu trách nhiệm của thủ trưởng các CQ-TC và sự phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia CNTT, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận TLĐT theo phương thức mới -hiện đại.

PHAN MINH LÝ

(Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ)