Hướng dẫn kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử vẫn đang là một ứng dụng tương đối mới mẻ đối với các doanh nghiệp. Chính vì thế, việc kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử phát sinh nhiều vấn đề. Bài viết từ quanlytailieu.vn sẽ tổng hợp những hướng dẫn hữu ích giúp việc kê khai thuế qua mạng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

1. Quy định về kê khai thuế khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể kê khai thuế dễ dàng vì bản chất hóa đơn điện tử đã được xác lập hành lang pháp lý tương đối đầy đủ để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong thời gian sắp tới.

Căn cứ thực hiện kê khai thuế được thực hiện theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Kê khai thuế sẽ được thực hiện theo tháng, quý hoặc năm

  • Nếu là doanh nghiệp đang hoạt động: Kê khai thuế theo quý áp dụng đối với người nộp thuế giá trị gia tăng có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống. Nếu tổng doanh thu của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng sẽ kê khai theo tháng.
  • Nếu là doanh nghiệp mới thành lập (trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu sản xuất kinh doanh) việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi kinh doanh đủ 12 tháng sẽ căn cứ vào mức doanh thu bán hàng hóa dịch vụ mà kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý.
Kê khai thuế qua mạng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Kê khai thuế qua mạng khi sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

2. Hình thức kê khai

Tùy vào mỗi doanh nghiệp, đặc điểm ngành hàng hóa, dịch vụ mà lựa chọn cách kê khai thuế phù hợp.

  • Kê khai thuế trực tiếp: Là phương pháp tính thuế trực tiếp, doanh nghiệp đóng thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ trên doanh thu (tỷ lệ bao nhiêu tùy theo ngành nghề kinh doanh). Như vậy cứ khi nào có doanh thu là phải đóng thuế GTGT (còn gọi là thuế VAT), không quan tâm đến thuế VAT đầu vào là bao nhiêu vì phương pháp này không được khấu trừ VAT đầu vào.
  • Kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Là phương pháp tính thuế doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào đầu ra. Nếu thuế VAT đầu vào của kỳ kê khai thuế lớn hơn thuế VAT đầu ra thì DN không phải đóng thuế. Hóa đơn sử dụng là hóa đơn VAT đặt in từ nhà in (mẫu hóa đơn doanh nghiệp có thể tự thiết kế theo ý của doanh nghiệp).

Đa số các doanh nghiệp sau khi thành lập sẽ lựa chọn kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ vì chúng có lợi hơn cho các doanh nghiệp trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi doanh thu không bù đắp được chi phí đầu vào.

Doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên giá trị gia tăng nhưng có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng, thì ở kỳ kế toán tiếp theo sẽ chuyển sang phương pháp tính thuế khấu trừ căn cứ vào Khoản 1 Điều 12 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

3. Vì sao doanh nghiệp nên thực hiện kê khai thuế qua mạng

Hiện nay, việc kê khai thuế qua thiết bị điện tử đã được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp ở các thành phố lớn, trong thời gian tới khi tất cả các doanh nghiệp hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP đảm bảo 100% các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh sẽ đều phải thực hiện kê khai thuế qua mạng.

Hình thức kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có một vài sự thay đổi so với hóa đơn giấy và có ưu điểm vượt trội:

  • Kê khai thuế được thực hiện nhanh chóng mọi lúc mọi nơi với thiết bị điện tử kết nối internet
  • Khi sử dụng hóa đơn điện tử không phải kê khai hóa đơn điện tử đã bán ra mà chỉ cần kê khai phần hóa đơn điện tử mua vào.
  • Không cần trực tiếp đến các cơ quan thuế để thực hiện, giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính rườm rà. Tiết kiệm thời gian và công sức cho người nộp thuế và cả cơ quan thuế
  • Khi phát hiện sai sót trong bản kê khai thuế, cơ quan thuế cơ quan thuế tự động tra cứu, đối soát thông tin về hóa đơn được lưu giữ trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế mà không cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại.

4. Hướng dẫn các bước kê khai thuế qua mạng

Hiện nay, để hỗ trợ Người nộp thuế thực hiện Nộp tờ khai, Tổng cục Thuế đang sử dụng 2 hệ thống kê khai Thuế. Căn cứ vào địa chỉ kinh doanh trên Giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện kê khai trên một trong hai hệ thống khai Thuế tương ứng sau:

  • Hệ thống 1: Kê khai thuế qua mạng – iHTKK, tại địa chỉ https://nhantokhai.gdt.gov.vn.
  • Hệ thống 2: Kê khai thuế qua Thuế điện tử – eTax bằng cách truy cập địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Hệ thống 2 chỉ được áp dụng kê khai cho 45 tỉnh thành theo quy định bao gồm Hưng Yên, Bắc Cạn, Bắc Giang, Quảng Trị, Bình Định, Lâm Đồng, Hải Dương, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Thừa Thiên-Huế, Phú Yên, Kon Tum, Hà Giang, Yên Bái, Điện Biên, Đà Nẵng, Khánh Hòa, Gia Lai, Cao Bằng, Thái Nguyên, Lai Châu, Quảng Nam, Ninh Thuận, Đắk Lắk, Lào Cai, Phú Thọ, Hòa Bình, Quảng Ngãi, Bình Thuận, Đắk Nông, Hà Nội, Tuyên Quang, Hà Nam, Hải Phòng, Nam Định, Ninh Bình, Thái Bình, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Sơn La, Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Đồng Nai.

3.1. Khai thuế qua mạng – iHTKK

Kê khai thuế qua mạng – iHTKK là cách làm trước đây đơn giản nhưng khá nhiều công đoạn. Bạn sẽ phải truy cập địa chỉ website: https://nhantokhai.gdt.gov.vn

Sau đó thực hiện theo 6 bước sau:

  • Bước 1: Cài đặt Chữ ký số và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng
  • Bước 2: Đăng ký sử dụng dịch vụ Nộp tờ khai iHTKK của TCT
  • Bước 3: Đăng ký các tờ khai nộp qua mạng
  • Bước 4: Tạo tờ khai bằng phần mềm HTKK
  • Bước 5: Nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK và nhận thông báo
  • Bước 6: Tra cứu tờ khai
  • Sau khi hoàn thành được “Bước 5” là các bạn đã tiến hành nộp tờ khai thuế hệ thống iHTKK thành công. Trên hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai nộp thành công tới cơ quan thuế, “Bước 6” để bạn tra cứu hoặc kiểm tra để chắc chắn rằng việc nộp tờ khai thuế của bạn vừa thực hiện là thành công.
Hướng dẫn kê khai thuế trên phần mềm hỗ trợ kê khai.
Phần mềm hỗ trợ kê khai.

>> Có thể bạn quan tâm: Chữ ký số là gì.

3.2. Kê khai thuế qua Thuế điện tử – eTax

Kê khai thuế trên hệ thống điện tử – eTax là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Với phương pháp này các bạn sẽ truy cập địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn. để thực hiện kê khai thuế.

Các bước kê khai thuế qua thuế điện tử – eTax như sau:

  • Bước 1: Thực hiện cắm USB Token Chữ ký số (CKS) vào máy tính.
  • Bước 2: Truy cập vào website http://thuedientu.gdt.gov.vn. và đăng nhập vào tài khoản cần nộp
  • Bước 3: Tại tab Khai Thuế (1), bấm vào phần Nộp tờ khai XML (2) sau đó ấn Chọn tệp tờ khai (3).
  • Bước 4: Chọn file tờ khai cần nộp (4) sau đó bấm chọn Open (5)
  • Bước 5: Hệ thống hiển thị giao diện Khai thuế, ấn chọn mục Ký điện tử (6).
  • Bước 6: Khi cửa sổ nhập mã PIN của USB Token xuất hiện tiến hành nhập mã PIN Chữ ký số (7), sau đó bấm Login (8).
  • Bước 7: Hệ thống hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”, bấm OK (9) để quay lại giao diện Khai thuế
  • Bước 8: Hệ thống hiển thị giao diện Khai thuế, bấm vào mục Nộp tờ khai (10)
  • Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống hiển thị Danh sách tờ khai XML đã nộp thành công tới cơ quan Thuế. Bạn có thể kiểm tra lại tờ khai mình vừa nộp đã được nộp thành công chưa bằng cách truy cập mục “Tờ khai đã nộp”.

5. Xử lý lỗi thường gặp khi kê khai thuế qua mạng

5.1. Người nộp thuế đăng ký sai thông tin dẫn đến nộp thuế điện tử không được

Nộp thuế điện tử không được do người nộp thuế đăng ký sai thông tin là một trong những lỗi gặp phải khá phổ biến khi các doanh nghiệp tiến hành nộp thuế điện tử.

Lỗi này xảy ra thường là do kế toán đăng ký nhầm ngân hàng hoặc do sau thông tin đăng ký của doanh nghiệp.

Với trường hợp đăng ký nhầm ngân hàng, kế toán có thể đến chi nhánh ngân hàng gần nhất để hủy đề nghị. Như vậy, chi nhánh ngân hàng bạn đăng ký nhầm sẽ có căn cứ để từ chối đăng ký nộp thuế của kế toán.

Với trường hợp kế toán đăng ký sai thông tin doanh nghiệp thì kế toán cần liên hệ trực tiếp với chi nhánh ngân hàng đó để nhận hỗ trợ hủy đăng ký.

5.2. Người nộp thuế đăng ký sai địa chỉ email

Khi tiến hành nộp thuế qua mạng nhưng thao tác nộp thuế điện tử không được do mắc phải lỗi đăng ký sai địa chỉ email hay quên mật khẩu đăng nhập thì kế toán có thể liên hệ trực tiếp với nhóm hỗ trợ nộp thuế điện tử của Cục thuế.

Cách liên hệ đơn giản nhất bạn có thể sử dụng ngay số điện thoại 043 7689679, với số máy lẻ từ 2180 đến 2183 hoặc sử dụng email “nhomhttdt@gdt.gov.vn” để được hỗ trợ trực tiếp và nhanh nhất.

5.3. Lỗi “Xử lý chứng từ không thành công tại ngân hàng” khi tiến hành nộp thuế điện tử

Nộp thuế điện tử không được do mắc lỗi “Xử lý chứng từ không thành công tại ngân hàng”. Lỗi này gặp phải thường xuất phát từ nguyên nhân nhập mã cơ quan thuế không hợp lệ hoặc không thể tìm thấy kho bạc nhà nước khi nộp thuế điện tử.

Để xử lý lỗi sai nhanh chóng, đơn giản nhất thì các kế toán cũng có thể liên hệ trực tiếp với nhóm hỗ trợ nộp thuế điện tử của Cục Thuế. Cụ thể theo số điện thoại 043 7689679 với số máy lẻ từ 2180 đến 2183 hoặc email “nhomhttdt@gdt.gov.vn” để được hỗ trợ trực tiếp.

5.4. Khi lập GNT, hệ thống không hiển thị Hoàn thành/ ký & nộp và cửa sổ nhập mã PIN Token?

Nộp thuế điện tử không được do lỗi này thì nguyên nhân là bởi môi trường (java) của máy tính. Muốn khắc phục nộp thuế điện tử lỗi java, bạn cần phải kiểm tra xem máy tính mình sử dụng để nộp thuế điện tử xem đã cài đặt java đúng chuẩn hay chưa. Nếu như máy của bạn đang cài đặt các bản java nhỏ hơn 8.19 thì bạn nên gỡ hết các bản cũ để cài đặt các bản java mới nhất hiện nay.

Tiếp đó, sau khi đã cài đặt lại java xong, bạn cần kiểm tra xem mình đã Exeption site list các trang của Tổng cục thuế hay chưa. Cách tốt nhất bạn nên copy cả 4 trang sau để add vào mục Security như ảnh minh họa bên dưới.

Cụ thể 4 trang bao gồm:

  • http://nhantokhai.gdt.gov.vn
  • https://nopthue.gdt.gov.vn
  • http://thuedientu.gdt.gov.vn
  • https://thuedientu.gdt.gov.vn

5.5. Đã lập GNT nhưng ngân hàng chưa trích nợ tài khoản và không nhận được thông báo GNT của Cơ quan thuế qua email

Khi nộp thuế điện tử không được bởi lỗi này thì bạn cần kiểm tra giấy nộp tiền tại chức năng “TRA CỨU”, chọn “Tra cứu giấy nộp tiền”.

Theo đó, bạn tra cứu theo điều kiện ngày lập giấy nộp tiền và kiểm tra trạng thái của giấy nộp tiền:

  • Trường hợp GNT ở trạng thái “Đã lập GNT”: Tức là doanh nghiệp mới chỉ thực hiện lập GNT và chưa “Ký và Nộp” để gửi đến Ngân hàng. Doanh nghiệp cần chọn “Chi tiết” và thực hiện “Ký và Nộp” để GNT được gửi sang Ngân hàng.
  • Trường hợp GNT ở trạng thái “Đã trình ký”: Tức là doanh nghiệp mới thực hiện trình ký GNT chưa “Ký và Nộp” để gửi đến Ngân hàng. Doanh nghiệp cần chọn “Chi tiết” và thực hiện “Ký và Nộp” để GNT được gửi sang Ngân hàng.
  • Trường hợp GNT ở trạng thái “Đã gửi GNT”: Tức là doanh nghiệp đã thực hiện “Ký và Nộp” để gửi đến Ngân hàng, còn Ngân hàng đang trong quá trình xử lý GNT. Khi này, doanh nghiệp cần thực hiện tra cứu GNT vào thời điểm khác (khoảng 15 phút sau đó).
  • Trường hợp GNT ở trạng thái “Nộp Thuế Thành Công”: Tức là tài khoản của doanh nghiệp sẽ được trích nợ và có thông báo GNT của Cơ quan Thuế. Khi này doanh nghiệp đã hoàn thành xong nghĩa vụ nộp tiền thuế với ngân sách nhà nước.

5.6. Xử lý lỗi không ký được giấy nộp thuế điện tử

Bước 1: Kiểm tra bản java cài đặt trên máy tính

Bạn cần kiểm tra lại bản java đã cài đặt máy tính mình dùng để tiến hành nộp thuế điện tử. Nếu là bản đã cũ thì sẽ tiến hành tiếp các bước sau.

Bước 2: Gỡ bản java cũ đã cài đặt
Khi tiến hành gỡ bỏ phần mềm đã cũ, tùy vào hệ điều hành đang sử dụng mà bạn sẽ có cách gỡ bỏ khác nhau.

  • Với Windowns XP, bạn nhấn “Start”, chọn “Control Panel”, chọn “Add or Remove Programs” hoặc “Change/Remove”, chọn phiên bản java cũ rồi nhấn “Remove”.
  • Với Windows 7, bạn nhấn “Start”, chọn “Control Panel”, chọn “Programs and Features”, chọn phiên bản java cũ rồi nhấn “Uninstall”.
  • Với Windows 8 và 8.1, bạn nhấn tổ hợp Windows + L, khi cửa sổ “Settings” mở, bạn chọn “Control Panel”. Sau đó, khi bảng điều khiển Control Panel hiện ra, bạn nhấn “Programs”, chọn phiên bản java cũ rồi nhấn “Uninstall”.
  • Với Windows 10, bạn chỉ cần nhấn Windows + L, khi cửa sổ “Settings” mở ra, bạn chọn đúng app và gỡ bỏ là xong.

Bước 3: Tải phần mềm Java mới nhất

Bạn có thể tải phần mềm Java plug-in 7 mới nhất bằng cách truy cập vào trang https://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và download ngay tại đó.

Bước 4: Cài đặt Java mới tải về máy tính

Bạn mở mục download phần mềm Java mới tải về máy, nhấn kích hoạt cài đặt.

Sau khi đã cài đặt thành công, bạn mở Control Panel, mở trình duyệt Java (32 bit), nhấn vào thẻ “Java”, chọn “View” để xem phiên bản đã cài đặt

Bước 5: Khởi động lại máy tính và đăng nhập trang khai thuế điện tử để nộp thuế

Sau khi đã hoàn tất cài đặt, chỉnh sửa java, bạn tiếp tục đăng nhập trang https://nopthue.gdt.gov.vn để tiếp tục tiến hành nộp thuế.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung hữu ích đến quý độc giả và giúp quá trình kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài 24/7:
  • Miền Bắc: 1900 4767
  • Miền Nam/Trung: 1900 4768
  • Website: https://thaison.vn/