Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực với công tác quản lý thuế

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật tức là người bán hoặc người cung ứng dịch vụ sẽ là người xuất hóa đơn cho người mua, người sử dụng dịch vụ. Thời gian tới, doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết sau tổng hợp những lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực đem lại với công tác quản lý.

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp nước ngoài.

2. Những lợi ích mà hóa đơn xác thực đem lại

Hóa đơn xác thực đem lại lợi ích gì?

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.

Khảo sát về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đều đánh giá cao những lợi ích, ưu điểm rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực so với hóa đơn giấy truyền thống.

Bà Hồng Ánh Kim, nhân viên kế toán xuất hóa đơn, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Ngọc Tân Kiên chia sẻ, từ trước đến nay, doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn phải thực hiện nhiều thủ tục để đăng ký, lưu hành và lưu trữ hóa đơn với cơ quan thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hóa đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, giảm thủ tục hành chính, bớt rủi ro, từ đó góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cùng quan điểm với Hồng Ánh Kim, ông Đình Văn Thiện, Kế toán trưởng Công ty Giấy Xuân Mai cho biết, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, sau khi xuất hóa đơn phải gửi tới khách hàng thông qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh… Việc gửi, nhận theo các hình thức này dễ bị thất lạc và mất hóa đơn, phát sinh thêm nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. “Với hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, hỏng hóa đơn. Từ đó, hạn chế được các thủ tục thông báo tới cơ quan thuế và tránh được các mức phạt phát sinh”, ông Thiện nói.

Đánh giá cao những ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực, ông Lê Thanh Dũng, Phó Giám đốc Công ty phần mềm kế toán VACOM cho rằng, hiện nay các doanh nghiệp đang phải chịu chi phí rất cao cho việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ hóa đơn. Đơn cử, theo tính toán của ông Dũng, tại VACOM, với lượng xuất hóa đơn trung bình khoảng 500 hóa đơn/tháng, tính tổng tất cả các chi phí (bao gồm chi phí in hóa đơn, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí cho nhân viên xử lý hóa đơn, chi phí phục vụ việc đóng gói, thùng hồ sơ, thuê chỗ lưu trữ, phong bì…) trung bình mỗi tờ hóa đơn sẽ hết khoảng hơn 15.000 VNĐ. Theo đó, tổng chi phí hóa đơn mỗi tháng là khoảng hơn 7,6 triệu đồng; tổng chi phí hóa đơn cả năm là hơn 91 triệu đồng. “Việc triển khai hóa đơn điện tử, không những doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình như tiết kiệm chi phí về tiền bạc, đi lại, thời gian… mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là giá trị cơ hội khi doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN”, ông Dũng nhấn mạnh.

>> Tham khảo: Chuyển đổi số hệ thống kế toán và vai trò của hóa đơn điện tử.

Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, theo chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong, dữ liệu từ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước. Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để doanh nghiệp phát triển…

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/