Quy định nào cần lưu ý về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Quy định mua hóa đơn lẻ hợp pháp

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). Bài viết sau sẽ giải đáp một số lưu ý khi doanh nghiệp tạo lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

1. Điều kiện đảm bảo bản thể hiện của hóa đơn điện tử hợp pháp

Để tránh tình trạng hiểu sai bản chất hay sử dụng sai quy định pháp luật, người dùng khi sử dụng bản thể hiện HĐĐT cần lưu ý một số điểm sau:\

1.1. Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý, bản thể hiện này không có hiệu lực để giao dịch thanh toán. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xác định các chế độ kế toán doanh nghiệp.

1.2. Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp

Bản thể hiện này cần có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp. Đồng thời phải tuân thủ theo quy định của Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

1.3. Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện HĐĐT phải phản ánh toàn vẹn về nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì

Theo quy định hiện hành, nội dung của bản thể hiện HĐĐT phải phản ánh đầy đủ nội dung của HĐĐT bản gốc. Điều này đồng nghĩa rằng, bản thể hiện HĐĐT cũng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dụng đối với một bản HĐĐT gốc, bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.

>> Tham khảo: Quy định hủy hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế.

– Tổng số tiền phải thanh toán.

– Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).

– Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.

– Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản thể hiện HĐĐT hoàn toàn không bị quy định phải có đóng dấu.

Bên cạnh đó, bản thể hiện này chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Nên dù bản thể hiện HĐĐT tồn tại ở dạng hóa đơn giấy thì cũng ko cần đóng dấu.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/