Quy định mức phạt khi doanh nghiệp để mất hóa đơn

Quy định mức phạt nếu doanh nghiệp để mất hóa đơn

Tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định các vi phạm làm mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể bị phạt lên tới 10 triệu đồng. Tìm hiểu các mức xử phạt vi phạm làm mất hóa đơn và giải pháp hóa đơn điện tử nhằm hạn chế rủi ro này.

1. Phạt cảnh cáo

Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong những hành vi vi phạm sau:

  • Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (ngoại trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
  • Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

>> Tham khảo: Quy định về bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

2. Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (là liên hóa đơn giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Lưu ý rằng, trong trường hợp này, bên mua nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.

3. Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối

Mức phạt vi phạm mất hóa đơn đối với doanh nghiệp

Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong các hành vi sau đây:

– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

– Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý, trong trường hợp này, nếu bên mua làm mất, mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cũng sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.

>> Tham khảo: Hướng dẫn điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử.

4. Phạt tiền lên đến 10 triệu đồng

Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.

Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1.1, 1.2, 1.3 đã nêu ở bên trên.

Ngoài ra, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng HĐ do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

5. Giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra. Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng. Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Vì thế, hóa đơn cần được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay thế cho hóa đơn giấy nhằm đảm bảo an toàn và tránh lãng phí tài nguyên thiên nhiên. Lưu trữ hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng trở lên phổ biến và được số đông doanh nghiệp áp dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội đem lại. So với hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn thì hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn. Hình thức lưu trữ bằng hóa đơn điển tử áp dụng cách sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD…

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/