Khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần uân thủ những nguyên tắc gì? Hy vọng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số khái niệm cơ bản
Theo Điều 385 Bộ luật dân sự 2015: Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
So với định nghĩa về hợp đồng trong Bộ luật dân sự 2005 có thể nhận thấy định nghĩa về hợp đồng trong Bộ luật dân sự năm 2015 có một sự tiến bộ đáng kể: Nếu Điều 394 Bộ luật dân sự 2005 sử dụng thuật ngữ “Khái niệm hợp đồng dân sự” thì Điều 385 Bộ luật dân sự 2015 đã bỏ đi cụm từ “dân sự” và chỉ để “Khái niệm hợp đồng”. Định nghĩa này thể hiện sự tiến bộ và hợp lý bởi lẽ khái niệm hợp đồng vừa thể hiện sự ngắn gọn, súc tích vừa mang tính khái quát cao được hiểu là bao gồm tất cả các loại hợp đồng theo nghĩa rộng (hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng chuyển giao công nghệ…) chứ không chỉ là các hợp đồng dân sự theo nghĩa hẹp đơn thuần.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Các loại hợp đồng cơ bản chủ yếu sau:
- Hợp đồng song vụ là hợp đồng mà mỗi bên đều có nghĩa vụ đối với nhau.
- Hợp đồng đơn vụ là hợp đồng mà chỉ một bên có nghĩa vụ.
- Hợp đồng chính là hợp đồng mà hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng phụ.
- Hợp đồng phụ là hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính.
- Hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba là hợp đồng mà các bên giao kết hợp đồng đều phải thực hiện nghĩa vụ và người thứ ba được hưởng lợi ích từ việc thực hiện nghĩa vụ đó.
- Hợp đồng có điều kiện là hợp đồng mà việc thực hiện phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một sự kiện nhất định.
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để đảm bảo hóa đơn hợp pháp.
>> Tham khảo: Quy định trường hợp phải quyết toán thuế bảo vệ môi trường.
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng
Khi viết hóa đơn theo các hợp đồng kinh tế, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc:
- Các trường hợp lập hóa đơn: Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, khuyến mại, cho biếu tặng, trao đổi, bồi thường hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ.
- Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng phải đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
Viết hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, rò rỉ dữ liệu, mất dữ liệu kế toán. - Trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo quy định của từng loại hóa đơn, kế toán cần lập thành nhiều liên khác nhau, các liên phải có sự đồng nhất về số hóa đơn, mỗi liên chỉ được in một lần và từ lần thứ 2 là bản sao.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Để biết cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết, kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
- Mục ngày/tháng/năm: Tuân thủ theo đúng thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài Chính.
- Thông tin bên bán: Có sẵn trên hóa đơn.
- Thông tin bên mua: Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (TM – tiền mặt, CK – chuyển khoản, TM/CK – chưa xác định hình thức thanh toán).
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Kế toán lưu ý không làm tròn số lẻ trên hóa đơn theo hợp đồng. Người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định thì cần ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và ghi tiếng Việt bằng chữ. Trường hợp thanh toán ngoại tệ thì dựa theo tỷ lệ giao dịch bình quân của thị trường tại thời điểm lập hóa đơn để ghi trên hóa đơn giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
- Chữ ký: Đối với người bán, chữ ký có thể do thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đối với bên mua, tùy theo trường hợp, một số trường hợp được miễn chữ ký người mua.
3. Nội dung trên hóa đơn được quy định thế nào?
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
>> Tham khảo: Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Kết luận
Như vậy, bài viết đã tổng hợp các quy định liên quan đến nguyên tắc xuất hóa đơn theo hợp đồng và các khái niệm cơ bản. Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
Mọi thắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/